新时代人事档案管理制度与模式的创新路径探讨

2021-04-14张紫云

卷宗 2021年17期

张紫云

（河北省应急管理宣传教育中心，河北石家庄 050000）

人事档案是我国特色人事管理制度下的产物，其主要是记录个人经历、品德作风以及政治面貌等，具有凭证、参考以及依据三重功能。对于个人而言，人事档案记录了自己的身份、学历、工作经历等多方面信息，是有效的凭证；对于组织而言，人事档案是岗位调动、升职的重要参考；对于人事部门而言，这是决定工资待遇、劳动保障等的重要依据。现阶段，随着社会发展，传统的人事档案管理制度以及模式已经难以适应当前的现实需求，难以使人事档案的作用得到充分地发挥，因此，必须要创新人事档案管理制度与模式，从而在妥善保管人事档案的基础上，最大限度发挥人事档案的作用。

1 档案管理的概念

档案管理，顾名思义，是档案馆或档案室工作人员对不同组织机构的档案实体与信息进行有效管理，并形成利用服务的工作总称。作为档案事业的基本构成部分，档案管理本身具有不容忽视的重要作用，事业单位在不断推动档案管理工作的开展，用于发挥档案管理的良好作用。档案管理不仅突出管理性特质，还需要凸显自己的服务性价值。所以事业单位需要重视档案管理工作的有序开展，突出其中的管理、服务价值，为广大事业单位职工提供更为多元化的档案利用服务。

2 人事档案管理制度与模式的现状

2.1 人事档案管理模式的信息化程度较低

很多事业单位的人事档案依旧是纸质版的，这样在对人事档案进行查阅的时候就会花费大量的时间和精力，导致人事档案管理工作的效率低下。尤其是在对人事档案进行记录和整理的过程中，人工的方式会为管理人员带来较大的工作压力，并且工作中出现错误的概率也会有所提升。所以为了解决这一问题，则需要管理人员对人事档案的管理模式进行转变，引进先进的管理技术和管理手段提升管理工作的信息化水平。但其中有需要注意的一点，对于一些需要进行重点保存的档案应该采用纸质版和电子版两种保管方式进行管理。

2.2 人才流动中的扣档现象

事业单位是以聘用制的合同管理来印证档案材料的合法性。我国法律规定，事业单位工作人员调动工作需解除与原单位的劳动关系，合同解除后原单位需在规定时间内调出其人事档案并移交新单位，未确定新单位的，暂由户籍所在地劳动部门保管。原用人单位以违约金、培训费为由扣留事业单位人事档案的行为均属违法行为。用人单位应积极配合中断劳动协议的员工开具相关证明，为调离的事业单位工作人员顺利完成人事档案的转递办理相关材料。当下事业单位通过公开招考、高层次人才引进、选聘和调动等方式实现档案的流转，在聘期内个人单方面解除劳动合同，辞职所引发扣案成为事业单位防止人才流失的主要手段，严重影响人才的正常流动，造成人事档案纠纷。

3 新时代人事档案管理制度与模式的创新路径

3.1 强化人事档案管理的信息化

随着我国信息技术的高速发展，为开展人事档案管理工作提供了有利的帮助，管理人员需要合理地将信息技术和人事档案管理相融合，从而促进人事档案管理工作向更加现代化和信息化的方向发展。通过利用信息技术能够加强对各项资源开发和高效应用，使管理人员的工作质量和工作效率大幅度提升。另外，事业单位需要建立完整的人力资源管理系统，将人员的信息录入到管理系统当中，从而对工作人员进行统一的管理，不仅能够实现对人员信息的及时查找和修改，也能够实现跨地区的信息共享。纸质版的人事档案具有一些显著的缺陷，如保存起来比较麻烦，不仅会占用较大的空间，也无法保证档案的安全性，并且会为管理人员增加一部分工作量，而电子档案则能够避免以上这些情况的发生，有利于促进人事档案管理工作更加高效地开展。

3.2 提升事业单位人事档案管理人员的素质

首先，事业单位在选人用人上把好关，设置高标准的人事档案管理人员选拔条件。工作人员应政治素养过硬，做到坚持原则、遵守纪律、保守秘密，档案管理水平专业、细致耐心、责任感强。其次，事业单位要加强人事档案管理专业培训。一是进行入职培训。让初入职的人事档案管理人员对人事档案管理机制、内容、需注意的问题等基本常识熟悉；还可通过老带新，让新入职员工在老员工指导下尽快熟悉人事档案日常管理工作。二是重点培训。新入职员工经过一段时间工作后，一方面初步了解了人事档案管理工作，另一方面肯定会遇到很多不确定或不太清楚的专业性问题。事业单位针对这种情况开展重点培训，着重解决员工业务实践中的具体问题，加深其对档案管理知识的理解。三是提升培训。人事档案管理人员要与时俱进，参加档案业务新知识的培训，比如人事档案信息化建设培训、安全性培训等。通过培训促使其快速成长，从而更好、更高效地管理人事档案，提高人事档案利用率。

3.3 创新人事档案分类

自我国建立起人事档案管理制度以来，人事档案分类基本没有发生变化，至今仍是分为干部人事档案、学生档案以及普通人事档案三大类，缺乏创新与变革，其中干部人事档案是人事档案管理的核心，其余两类人事档案的管理基本参照的干部人事档案管理机制。以往由于人员流动性较差，用人单位对于人事档案的利用需求相对较少，然而在当前的社会环境下，人员流动性明显增加，对于人事档案的利用需求较大。因此，这种简单的人事档案管理模式难以满足现实需求，在一定程度上限制了对人事档案的开发与利用。基于此，应当考虑将人事档案的类别进行细化，比如按照职业类别进行分类或者按照人才属性进行分类，以高校人事档案为例，可以将档案分为管理人员人事档案、教职工人事档案、行政、后勤工作人员人事档案等，这样不仅便于管理，而且也能使人事档案得到充分地利用。