巴中市中心医院档案管理存在的问题及对策

李 明

（巴中市中心医院，四川 巴中 636600）

档案作为单位人、财、物、事的真实记录，是单位治理的工具，是协调机关各项事务和各方面利益的凭据，是领导决策、工作查考、病历查询、单位和职工维权的依据，是提高行政效能、提高管理水平的必要条件，是完善自我监督、推行依法治院、依法从业的重要保障。档案管理的好坏直接关系到单位的发展是否良性有序。随着人们对美好生活的追求，健康意识的增强，患者对医院的服务水平和管理水平要求也越来越高。巴中市中心医院是全市唯一一家国家三级甲等综合医院。为提高医院的档案管理水平，更好地服务于人民，我们调查、梳理了我院在档案管理中存在的一些问题，并提出这些问题的解决策略，以期提高医院的服务质量和管理水平。

1 医院档案管理的基本特征

1.1 医院档案管理的具有复杂性

医院档案管理的首要问题是对医院的文书档案进行分类。分类是一切管理的首要问题，看似简单，而医院文书档案的分类是非常复杂。一是分类标准的界定较为复杂，很多文书档案无法明确分类；二是文书档案的内容丰富、庞杂；三是文书档案的载体较多。由于医院不同于其他单位，我院的档案载体样式繁多，很多文书档案记录和反映的是本单位各项实际工作，特别是与具体患者相关的病历不仅多而且繁杂，所以在对档案管理进行整理的时候，除了要整理纸质档案，还有很多胶片、图片、影音文件以及其它类型的电子档案都是医院档案管理工作中的重要资料。很多医疗纠纷中，医院是否能够免责，就在于我们是否重视运用好档案作为论据。

1.2 医院档案管理对管理人员的要求高

医院档案管理工作要求档案管理人员不仅细心还要有责任心；既要熟悉医院各项工作的分工、分类，还要能将交叉分类的内容了然于心，同时对业务能力要求比较高。医院档案数量不仅多而且类别也比较复杂。比如各级各类的文件、规章制度、病历书、胶片、照片、影音文件、电子档案等，不仅不需要核对数量而且要清楚是属于文书档案、病历档案、基建档案等类别中的那一类，有很多档案既属于病历档案又属于科技档案。遇到这种情况档案管理人员应当主动向医生请教、解读，才能熟悉了解，进行分门别类，也才能更好地、科学地进行档案管理。

1.3 医院档案管理的信息化程度越来越高

随着技术的发展，特别是信息化水平的提高，医院的档案管理工作信息化程度也越来越高，巴中市中心医院的无纸化办公以后，原来的纸质档案逐渐被电子档案所替代。而一些原有的纸质档案的电子化又是一项繁杂的工程。要全面实现医院档案信息化管理，就必须要求档案管理人员能熟练使用办公软件，具备一定的网络技术专业知识。而档案管理工作的信息化程度越高，信息安全、保密等问题逐渐凸显。医院文书档案、人事档案、设备档案、医药档案、病历档案、财务档案、基建档案等需要专人管理的档案繁多，又是医院行政管理的重要轨迹，信息化、安全性、便捷性是医院现代化管理质量、管理水平的体现。

2 巴中市中心医院档案管理中存在的一些问题

2.1 对档案管理的重视程度尚不够

治病救人是医院的中心工作，档案管理服务于中心工作。相对而言，档案管理工作没有那么容易取得显性的、可量化的业绩，它是一项幕后的、默默无闻的工作，常会被人们误认为是不重要的、可有可无的。只有在需要时才着急上火，想要立等可取，不需要时，零落成泥也无人问津。档案管理人员自然而然也被无视。其实，医院的档案管理工作对于单位的发展起着非常重要的作用，医院始建于1943年，历经几代医务人员的艰苦创业，开拓进取，创建成为集医疗、教学、科研、预防、保健、康养为一体，这一切都有着历史的痕迹，都有档案人的辛苦汗水。从档案中可见，巴中市中心医院发展至今，一是有丰厚的文化的积淀，二是体现了历代管理者的辉煌业绩，三是政策文件和救治患者的处置措施为免责的依据，四是医院的办院理念为发展的基石。长期的思维固化，理念的滞后，认识的误区，从而导致档案管理人员自身对档案管理工作的产生一些懈怠，也渐渐认为档案管理工作没有太大的作用，久而久之，档案管理工作人员的积极性就大大降低，从而降低了医院档案管理的工作效率，影响了我院档案管理工作的规范化、标准化建设。

2.2 医院档案管理硬件设施较为滞后

目前我院档案管理工作的硬件设施相对比较的落后，虽然有设立专门的档案室，但档案室容积率不够，管理区块较为分散，各类档案管理尚需整合，部分资料存放的杂乱无章，通风和保湿不符合规范，久了会导致纸质档案资料霉变、鼠咬、虫蛀、破损等情况，也容易出现资料不全，无法复制。

2.3 我院档案管理人员缺乏相对稳定性

从单位了解到，我院档案管理人员流动性较。造成人员不稳定因素主要有，一是档案管理枯燥性，由于长时间与档案打交道，找不到工作的乐趣，会觉得工作乏味，产生职业倦怠感；二是责任心，缺乏岗位责任心的时有将档案资料分类不清，随意摆放，不及时检查、打扫和整理，缺乏管理规划。三是从业人员心态，部分人员认为档案管理就是养老，抱有做一天和尚撞一天钟的心态。如果医院的档案管理人员变动频繁，缺乏必要的稳定性就更有可能导致工作作风不实，档案管理混乱。

3 对我院档案管理问题的思考与对策

3.1 提高认识，加强对档案管理领导

要做好巴中市中心医院的档案管理工作，一是医院领导要高度重视，制定和完善档案管理工作制度；二是奖惩分明，对在档案工作中做出极积贡献的人员要给予必要的肯定和奖励；三是定期组织档案管理人员参加必要的专业技能培训，及时更新专业知识与管理理念；四是档案管理人员要积极主动汇报，争取领导的支持，将档案工作的重要性和管理时出现的问题要及时上报医院领导及相关部门，以获得足够的重视，协调解决问题。

3.2 不断学习，提高管理人员的素质

医院档案管理工作需要有具备档案管理知识，因此档案管理人员就要不断学习档案管理法规和先进的管理理念，更新管理措施，规范档案管理。创新管理思路，借鉴先进的管理经验，解决实际遇到的一些新问题。积极参加各类档案专题培训，提升管理专业素养。

3.3 科学管理，规范档案管理的操作

科学规范的档案管理不仅需要制度，而且需要专业的管理技术和必要的硬件设施。对于我院的档案管理，首先要建立健全单位档案管理的相关制度，科学管理，规范档案管理操作；其次，要提升档案管理的相关硬件设施，提升档案管理的工作效率；再次，要利用医院管理系统的升级换代，将医院的档案管理纳入系统化管理，从而有效地提升档案管理的专业化水平。

信息技术不断发展的今天，人工智能为我们档案管理提供了更多的可能，以往的手抄式进行档案的管理工作已经无法满足现阶段档案管理工作的需求。改革创新档案管理工作方式，用信息化、数字化、智能化手段来系统地开展档案管理工作必将成为新的档案管理方式。如何在确保医院的信息安全的前提下，更一步提高单位行政管理的效率，积淀单位文化，必将成为档案管理新的课题。路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。