高中人事档案管理现状和对策

2021-04-14蒲朱珠

卷宗 2021年17期

蒲朱珠

（新疆生产建设兵团北屯市北屯高级中学，疆维阿勒泰 836099）

高中人事档案，详细记录了学生和教职员工在校期间的主要信息，还包括关于校史资料和其他重要资料。档案记录采用十分具有存在意义的说明性文字、图表和其他元素，真实客观的展现相关信息，非常具有保存价值和参考价值，因此学校应该高度重视人事档案的管理工作。然而，目前许多高中人事档案管理工作出现不少问题，如认识不到档案管理工作的重要性、缺乏专业档案管理人才、档案管理方法和技能落后等现象，导致档案无法真正为学校提供服务。学校应积极改进这种问题，做好当档案的收集、保管、分析等工作，以提供可靠优质的档案信息服务。

1 高中人事档案管理现状

1）对人事档案管理工作重视度不够。由于学校日常面临的教育工作任务繁重，部分学校通常侧重于的学生的成绩和管理工作，对于人事档案工作有错误的认识，认为人事档案管理工作对于教育水平测评并无直接影响，导致学校对于人事档案的重要性认识不足，很容易忽视人事档案管理工作。另外，在档案管理工作中，相关档案管理人员具体工作只是简单的记录收集信息，进行档案馆内日常整理打扫工作，致使档案管理仅是流于表面形式，无法保证档案的准确性和完整性，更无法发挥档案信息应有的作用，

2）高中人事档案管理人员专业性不足。因为学校没有认识到档案管理的重要性，所以在选择的档案管理人员通常不具备专业的档案管理技能，甚至部分学校选用其他任课教师来兼职档案管理员。档案管理人员不具备相关档案管理基本知识，也没有经过严格的技能培训，没法掌握先进的档案管理技术，应用的档案管理方法比较落后，对于开展档案管理工作十分不利。在档案管理遇到一定问题时，档案管理人员无法正确及时的处理问题，导致档案管理出现混乱、错误等现象。

3）人事档案管理体系不完善。学校对于人事档案不够重视，选用专业性不强的档案管理人员，致使学校无法形成完善的档案管理体系。这就致使学校没有系统的管理档案，在档案管理工作中出现了很多问题如，档案的摆放和归类不够科学，没有严格按照规定进行存放；出现丢失和遗漏档案的情况；对于废弃档案没有采用严格的流程等。由于在档案管理没有形成相关的制度和规定，档案管理缺乏明确的责任，从而致使档案工作松散混乱，甚至出现保护不当致使档案损坏的现象，致使无法正常使用档案，档案管理工作无法顺利进行。

4）档案工作信息化程度低。高中学校的档案工作一般需要记录全部学生和教师的相关信息还包括其他学校重要信息，工作量非常大，档案管理人员需要记录和整理大量的档案资料时，无法保证档案信息的有效性和准确性，更无法保证档案管理工作的工作效率。在档案的使用过程中，由于学校档案的存储时间越长，产生的信息数据就越多，对于搜索某个学生的档案就带来了极大的困难，造成大量人力资源的浪费。而现代设计信息化技术日新月异，对于人事档案管理工作也带来了极大便利。学校应重视信息化技术在人事档案管理工作中的利用，积极采用信息化办公，以提高档案管理的工作效率。

2 改进高中人事档案管理的相关对策

1）提高对档案管理工作的重视程度。高中档案管理内容，不单纯包括学生的学籍档案，还包括对学校长远发展相关的历史资料和记录。保护学校档案的完整性、规范性，能够直接反映学校的历史文化积累，对于学校文化发展有着十分重要的意义，对于学校的管理和规划都具有借鉴意义。对于学生而言，高中档案记录了在校期间的学生个人经历、学习表现和德才能绩等内容，直接反映了学生在高中时期的主要成长信息。因此，高中档案是高中学校中的重要组成部分，对于学校管理十分重要。学校领导首先应该提高对于档案管理工作的重视程度，不断强化档案管理工作意识，认真学习档案管理相关的法律法规，对于档案管理工作形成完整的管理体系。同时敦促档案管理人员认真做好档案信息收集和整理工作，确保档案管理的科学性和规范性，积极推动档案管理工作顺利开展。

2）全面提升档案管理人员的专业素质。学校提高档案管理工作水平的主要途径是培养专业的档案管理人才。首先，学校应该在档案管理人员选拔时，就严格任用符合要求的相关档案管理专业人员。学习过档案管理的专业人员相比其他兼职教师，具有丰富的档案管理知识体系和相关档案管理技能，能够顺利开展档案管理工作。其次，学校应不定期组织档案管理人员进行学习培训，学习相关的法律法规，及时更新档案管理知识，并不断熟练掌握档案资料分类管理技巧，进一步推动档案管理工作高效进行。再有，档案管理人员对于学校的组织架构应该熟悉，和各个部门之间及时进行沟通，加强与部门之间的合作，有效推动高中档案信息工作的进行。

3）建立科学合理的档案管理体系。高中学校在档案管理工作中，还应该重视完善档案管理制度，同时制定相关档案管理规范，落实档案管理工作的具体责任，让管理者严格遵守相关依据和章程，以完成高中档案管理工作目标。具体落实过程中，应明确档案管理的负责人，具体负责的工作事项，具体时间应该完成的工作量，保证档案管理工作落到实处。此外，高中学校还可以针对档案管理工作进行相关考核，对于完成度高的优秀档案管理人员采取相应的激励措施，以调动档案管理人员工作的积极性，从而推动档案管理工作更加规范化。

4）积极采用现代信息化技术管理人事档案。信息技术的快速发展，给档案管理工作也带来巨大改变。尤其随着网络数字化的发展，档案管理借助现代化信息技术更加提高了档案工作效率和工作质量。一方面，档案管理借助网络技术能够更快更方便的收集档案信息，并加以妥善保存。网络技术能够快速整理相关信息，并加以分析分类，相比纸质档案存储量更大，保存的方式更加安全，保存的时间更加长久。而且运用信息技术处理档案信息最大限度地节约了学校成本。另一方面，在档案信息检索方面体现便利性。依托网络信息技术，档案管理工作人员能够快速整理档案信息，并能快速搜索位置，及时准确找到相关档案资料。在查找的过程中更方面快捷，而且可靠性高。使得整个档案管理工作能够可控、可查。信息技术这些优点都极大地减少了档案管理工作人员的工作量，提高了档案管理工作效率和工作质量，保证档案管理工作能够科学、规范、细致的进行，极大的满足了学校和学生的档案信息需求。