新时期加强交通运输档案管理水平的思考

张丽红

（黑龙江省伊春市交通运输局，黑龙江 伊春 153000）

交通运输业在经济社会持续发展背景下，逐渐成为国民经济的一个基础性产业，并且在新时期发生了巨大的变化。交通运输档案即交通运输业各个单位在工作当中形成的，记录并体现着交通运输业发展状况的文化资料，是促进交通运输业持续发展的重要前提。交通运输单位相对其他行业而言，其形成的档案内容更加复杂，涉及的范围也更广泛。明确交通运输档案管理工作现存问题，提出相应的档案管理水平提升对策，对交通运输业与我国经济社会的发展都具有深远意义。

1 交通运输档案管理工作现存问题分析

1）受以前的档案管理模式限制。以往的交通运输档案管理更多的是采用纸质档案记录车辆、从业人员、业务进展等信息，有关工作者借阅纸质档案时，只能通过传递纸质档案来实现。然而这种档案载体使用寿命较短，并且在保存与复制应用等过程中极易被磨损和遗失。同时，纸质档案管理是通过档案袋、档案盒来保管文件资料，需要占据较大的空间，这使安全管理工作难度增大。交通运输档案管理与使用工作牵涉到多个部门与机构，空间跨度与时间跨度都极大，同时交通运输中的人、车、路等因素也含有复杂且巨大的信息量，通过人工的档案检索方法进行检索难度较大，工作效率也较低。受这种档案管理模式的限制，大多交通运输管理部门都只进行本地区的档案资料信息管理工作，假如其他地区要检索并查阅所需档案资料，就要获取本地档案管理部门的批示，信息共享具有较大难度。

2）工作者专业程度不高。因为交通运输部门没有充分关注档案管理工作，相关工作者的专业素质不一，业务知识不能实时更新，缺少工作经验，在实际工作中是直接学习他人经验，再结合自身主观想法，从而让档案管理存在较为突出的个人主观因素，安全性和完善度不足，管理工作质量不高，通用性与保存价值不能充分发挥出来。并且交通运输部门很少举行档案管理业务能力培训工作，相关工作者的各项业务技能无法进一步提高，很难达到新时期下档案管理工作的要求。

3）档案管理制度急需改进。一般来说，交通运输档案的收集、整理、归档及保存都需要具有配套制度与规范，然而在当前档案管理工作中，相关工作制度与规范都未有所改进，部分单位在实际工作中存在些许的随意性，为形成相对科学、规范的完整流程；还有一些单位的档案管理工作相对错乱，未安排专业人员对交通运输档案的真实性与完整性进行审核，特别是一些年代久远的档案，没有及时进行补充和更新。

4）档案管理信息化程度不高。当前，交通运输单位办公方面普遍实现了信息化，相关档案管理也应包括在单位的信息系统中。然而，一些交通运输单位档案管理工作方面的软件系统和软件程序在操作上还较为复杂，实用性与可操作性都不高。同时有关工作人员对于信息技术软件的熟练度还需提高，令交通运输档案管理工作质量受到极大影响。此外，一些交通运输单位档案管理工作尚处于人工管理阶段，现代化与信息化管理程度并不高，这对交通运输业档案管理工作与档案作用的有效发挥都带来了影响。

2 新时期提高交通运输档案工作水平的对策

1）提高档案管理科学化程度。从某种程度上来说，交通运输业是一项艰巨且繁重的工作，因此，有关工作者需要加速探索交通运输档案管理工作水平提高的相应途径，加强规范交通运输业档案管理工作，为该项工作的高效开展提供保障。也就是说，在实际工作中，相关工作者需要严格遵循有关规定提出的档案案卷质量管理标准、档案装具标准、技术保护规范等，同时切实落实档案管理相关要求，面对不同种类的交通运输档案，真正实现精细化管理，并且运输管理部门需要制定规范化的档案处理流程，令档案处理从根本上实现规范化及流程化。另外，对各种类型的档案管理工作加强规范，如果出现没有及时归档的档案材料，就需要及时督促相关工作者做好归档工作、跟踪收回工作。并依照国内交通运输管理制度进行档案管理工作，通过电子文档形式，推进档案管理工作实现自动化，从而保证档案核实工作的真实性与完好性，为交通运输提供有效的信息资源，推进我国交通运输业更好发展。

2）进一步加强完善保障体制。交通运输单位必须认识到档案管理工作具有的重要意义，并切实提升档案管理水平。对此，需要从实际出发，建立一个科学、有效的档案管理支持保障体制是极为必要的。如此一来，除了可以保证充分发挥档案管理工作的作用，为交通运输业提供服务，也可以进一步明确管理责任。在建立与实际相符的档案管理制度及标准规范的同时，还需要从投入与支持两方面进一步加强交通运输档案管理基础建设，增强交通运输档案管理部门的职能作用，同时在交通运输单位内形成良好的档案管理工作氛围，通过全体人员的共同努力，有效提升交通运输档案管理工作质量。

3）加强档案管理队伍专业化建设。为提升交通运输档案管理水平，需要面向交通运输业加大《档案法》的宣传力度，让相关工作者认识到档案管理的重要作用，将档案管理工作提升到单位工作计划与各部门的实际工作日程上，确保档案管理工作有序开展。交通运输单位需要构建完善的网络管理系统，实现档案管理信息化。并且需要提高有关工作者的工作能力，做好相关业务培训工作。对档案管理工作进行统筹规划，针对人员培训投入提供更多的资金支持，同时加强信息化建设，实现信息资源共享，让交通运输业档案管理工作可以满足新时期下交通运输业发展的需求。

4）提高档案管理信息化程度。新时期背景下，交通运输档案管理急需加强信息化建设，在档案管理工作中广泛运用信息管理系统，以此提高档案管理效率，减少有关工作者的工作压力，并创新档案载体，促使档案信息实现无限备份。针对当前一些交通运输单位档案管理工作依然采用纸质实体管理模式的情况，需要根据新时期下不同需求构建相应的档案管理网络，将纸质档案转变为电子档案，强化各类档案信息间的联系性，让交通运输档案管理的作用可以真正发挥出来。

3 结语

综上，新时期下，交通运动档案管理工作面对着“新常态”发展形势，不管是交通运输单位还是相关企业，都需要积极适应新时期对档案管理工作的新要求，在全力增强交通运输档案管理工作水平方面加强研究，提高交通运输档案管理工作的科学性与规范性，令档案管理水平获得质的飞跃。今后，交通运输相关部门和企业还需在具体实践中加强探索档案管理工作水平进一步提高的措施，让交通运输档案管理和利用方面体现出新作为。