新时期医院文书档案管理策略分析

余小竹

（湖北省十堰市太和医院西苑院区（十堰市传染病医院），湖北 十堰 442004）

近年来，医疗体制改革的不断深入，医院在经营管理工作中所面临的内部环境和外部环境发生了较大的变化，这就对医院的管理工作提出了更高的要求。医院文书档案是对医院重要事件及公文活动资料的汇总，作为医院综合类档案的重要组成部分，对于新时期医院的发展和建设具有非常重要的意义。医院文书档案的管理水平直接关系到医院档案资料的完整性和档案工作的质量，因此在当前新形势下，要求医院要对文书档案进行规范化和制度化管理，使其为医院的健康、持续发展起到重要的保障作用。

1 新时期医院文书档案管理的特点

医院文书档案多以公文资料为主.因此在日常工作中要做好公文的收集、整理工作，并建立归档目录，对其进行规范性保存和利用，有效地提高医院文书档案管理规范性。医院文书档案多是记录医院内部的重要信息，在文书档案保管工作中，需要做好保密工作，避免出现信息泄露问题，以此来提高医院文书档案的安全性，使其更好地为医院的发展服务。医院文书档案对于各科室及医院各类决策都具有较强的参考性作用，显示出服务性特点，所以在实际工作中要重视医院文书档案的服务性，加快推进医院文书档案的信息化建设，从而为医院各项工作效率的提升奠定良好的基础。

2 当前医院文书档案管理的现状

长期以来医院文书档案管理都处于封闭的状态，更重视于保管工作。档案缺乏统一的整理规则，再加在医院对档案工作缺乏重视，经费严重不足，档案管理人员整体素质较低，不利于各项档案工作的顺利开展。在医院管理工作中，文书和档案处于分块管理的状态，这就导致文书工作与档案工作存在许多脱节的情况，无法实现有效的衔接。文书档案管理工作需要由文书人员和档案管理人员共同完成，但在实际工作中，文书人员自身档案意识淡薄，档案人员也没有履行对文书人员的指导和监管职责，这就导致文书档案存在许多不规范的地方，不利于文书档案管理工作的开展。

3 加强医院文书档案管理的策略分析

1）优化文书档案管理工作医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率，以促进文书档案管理科学化。医院应该完善文书档案信息管理系统，利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容，对文书档案的全文进行扫描存入，对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索，以节省医院文书档案管理资源，将检索中的人为失误率降低，保证检索准确率，优化医院文书档案管理效率。并且，针对文书档案进行实体管理系统完善，保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备，做好除尘、防磁等工作，让文书档案保管时间更长、完整性更高。

2）加强医院文书档案现代化管理意识医院领导需要对文书档案管理工作给予充分重视。这样档案管理人员才能意识到文书档案管理工作对医院发展的重要性，并树立科学发展管理意识。医院开始重视文书档案管理工作后，才能进一步完善医院文书档案管理制度，及时对医院文书档案管理所需要的配套设施进行更新，全面提升文书档案的管理能力。医院文书档案主要服务于医院各项工作的开展，因此在当前信息化环境下，医院档案管理人员需要努力提高自身的专业技能，熟练掌握和运用计算机技术。在日常工作做好文书档案的收集、整理和保存工作，加快推动医院文书档案现代化发展进程，有效地为医院的发展提供重要的信息查询和帮助。

3）对档案管理人员的进行培训医院文书档案管理工作的好坏与档案管理人员的整体素质密切相关，所以医院需要做好档案管理人员的培训工作，采用培训、开展业务交流活动来努力提高档案管理人员的专业技能，而且在培训工作中，还要立足于医院文书档案管理工作的实际情况，注重基础、细节和操作；并对档案搜集、整理和归档等诸多环节的细则和规范要求进行明确，还要重视档案管理人员信息化技术的培训工作，使其能够熟练掌握文书档案管理软件系统推进文书档案信息化的发展。

4）加大医院文书档案基础设施建设加大投入力度从硬件和软件两方面入手，并对医院文书档案工作环境进行完善。通过购置各种相关硬件设施，并加快建设医院文书档案管理软件系统的架构，充分地利用现代化技术来提高医院文书档案的管理水平，全面提升医院文书档案的收集、整理的工作效率，从而为文书档案的借阅提供更多便利性。同时在文书档案管理工作中，还要重视电子文书档案的保密性管理工作，避免电子文书档案载体出现损毁及消磁等现象，做好档案信息的备份工作，对于具有较高保密级别的电子档案，要利用加密技术对其进行处理，有效地提高档案信息的安全性。

5）管理模式与时俱进在实践过程中，不断创新医院文书档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，从而大大提高文书档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低文书档案管理工作人员的工作量，使文书档案资料变得更加准确和完整，有效避免了传统管理方式中手动管理造成的各种错误，最终大大提高医院文书档案的利用价值和有效利用率。

4 结束语

医院文书管理需要与医院的实际情况有效结合，当前医院文书档案管理工作中还存在一些不足之处，这就促使我们要不断提高医院文书档案管理水平，实现文书档案的有效利用，充分地发挥出医院文书档案的重要价值，从而为医院发展提供重要的依据，不仅有利于促进医院文书档案管理现代化的实现，也有利于医院档案管理工作的健康发展。