新时期档案资源开发利用存在的不足与策略探究

卢广金

（库伦旗对外开放招商引资局，内蒙古 通辽 028200）

1 新时期下档案资源开发利用存在的不足

当前在档案利用工作中，首先是相关理念较为落后，一些工作人员的观念相对滞后，对档案管理工作没有予以充分的精力，在落实相关任务时仍然采取老旧工作模式，这样会使得在管理大量的文件档案时会存在一定的阻碍。

其次，文件档案制度仍然不够健全，因为档案管理工作本身就是一项系统性工作，在过程中会涉及很多细节问题，如果缺乏一套系统而且规范的管理制度作为保障，就会使得其所收集的信息资料不够完全，所获取的信息也不够真实，无法更好的使用档案资源为单位的发展提供支持。文件档案能够为整个单位开展各项工作提供资源支持，但是由于缺乏健全的管理制度以及管理模式，会导致一些文件在管理过程中缺失，再加上档案管理工作者自身素质不达标，导致档案资料等意义无法充分呈现出来。

第三，档案管理人员的素质有待提升。现在新时期下，需要档案管理工作人员具备更高的能力水平，无论是在综合能力上还是职业道德素养上都需要达到要求。但是一些档案管理工作往往是由其他部门的员工兼职，这样就使得这些工作人员精力有限，在开展档案管理工作时会产生各种各样的问题，使得档案资料不够真实、不够安全。

2 档案资源充分利用策略

2.1 健全管理机制

档案信息化建设仍然存在一些问题，会由于档案的特殊性以及档案管理系统的特殊需求，使得档案信息化体系构建具备一定的复杂性。因此档案信息化建设需要进一步健全管理机制，要严格约束有关文件资源的使用。可以根据档案信息化建设的现状来制定相关细则，如《档案信息化管理岗位职责》，《档案信息化场地管理办法》，《档案信息化保密协议》，《外包人员保密承诺书》等，需要通过管理机制作为保障来确保档案在信息化构建以及后续应用过程中都有相应的保障程序，并且在落实过程中需要做到严格的监督，让档案管理工作更为高效、有序，同时也可以真正发挥档案的信息化价值，使得资源共享更为高效。

2.2 完善管理流程

档案管理需要完善的管理流程，需要按照国家技术标准来规范操作。信息化的建设需要借助硬件以及软件支持，因此在操作过程中需要按照标准规范来进行细化各个细节。如扫描纸质文档时，需要做好保密工作，将传统的纸质档案转化为图像和文本时，需要严格按照规范来构建目录，在扫描过程中需要做好细化、安全管理等步骤，确保档案在信息化的过程中既具备安全性，也保持完整性和准确性，使得电子档案与纸质档案完全一致、高效可用。借助新的技术手段可以更好地实现档案资源的共享，这样除了档案管理人员以外，其他需要对档案资源进行查阅的人如果具备权限，就可以登录网站对信息进行调取，这样既给用户带来了方便快捷的体验，同时也减少了工作人员琐碎的工作步骤，不需要通过传统的方式来对信息进行检查、收集，可以提升档案资源的服务质量和效率。在进行资源共享时，应当重视其信息的安全性和保密性，只可以在具有权限的平台上打开使用。

2.3 提高管理意识

档案管理信息化建设需要进一步提升管理人员的核心素养。信息技术的快速发展使得其已经被广泛应用到各个行业，信息技术应用的过程中需要相关人员具备信息化的操作意识。如果一些管理人员以老旧的工作方法开展管理，对信息技术持有排斥的态度，那么相关工作在落实过程中将会面对很多阻力。需要档案管理人员熟悉电子文档的构建和使用方法，同时在管理过程中也需要结合电子档案状态特征来对管理人员进行培训。管理人员需要掌握安全防护手段和计算机系统知识，要构建一批专业能力强、政治素养高、作风正派的档案管理人员。需要加强其专业知识的培训，这不仅包括计算机网络信息安全等方面的培训，也需要其具备安全意识以及职业道德观念，更好地利用现代化手段来开展管理工作，同时也可以遵守职业道德，在开展工作时具有更强的原则性，使得相关工作的开展更为高效。

2.4 引入资源支持

档案管理工作在信息化落实过程中，需要引入大量的资源作为支持。首先需要硬件方面的支持，信息化建设需要终端设备作为保障，如计算机扫描仪等录入设备，以及安全防护设备，相关数据在录入的过程中需要遵守规范，同时在对电子档案进行建档、保存时也需要安全管理设备作为保障。因此需要提供优质的软件资源来对电子信息档案进行管理，使得相关档案在使用共享等过程中可以严格按照规范。通过统一化的电子档案标准，可以使得不同部门之间的档案资源实现无缝共享，这样既提高了档案的交换效率，同时也有助于对人才的选拔和任用。

3 结束语

总的来说，当下档案信息化建设是一项长期且复杂的工作，需要系统地对其进行分析，并且结合信息化发展的大趋势，针对当前信息化建设过程中存在的诸多问题予以重视，在面对各种问题时应当积极采取应对策略，而不是回避。档案管理资源的充分利用，不仅有助于单位人力资源的有效调配，也可以更好地利用档案信息与其他资源进行整合实现资源的实施联动，充分发挥档案资源的价值，为人才的有效利用提供平台。