浅谈电子档案的利用意义与原则

麦洁瑜

（广州市建设工程拆迁有限公司，广东 广州 510000）

2021年1月1日，《中华人民共和国档案法》正式施行，对比1987年颁发的《中华人民共和国档案法》，内容上新增了不少。新增加的信息化的内容和利用的条款，明确了党和国家对推进档案收管存用等方面的决心，以及国家对档案利用的重视。今后，档案信息化和对档案的利用与服务将更加规范，为中国特色社会主义下的档案工作提供了坚实的法律基础。

1 电子档案利用的意义

随着大数据时代的降临，档案信息化已经成为时代的需要，《中华人民共和国档案法》第37条规定，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”

1）电子档案的广泛应用，使查找利用档案更加便利。目前，社会各单位都在进行档案信息化工作，不仅把纸质档案进行扫描，且更注重档案信息的录入。档案信息的录入，包括件号、题名、文号、责任者、问题、文种、页数、备注等多项信息，每一项均可在系统里联合检索，减少档案工作者和档案利用者的工作难度，让查档的工作事半功倍。譬如，责任者加题名关键词作为检索条件，能最大限度找出文件，而系统内电子档案模块的上传加上互联网的广泛应用，也不用担心电脑硬件、软件的“死机”、“崩溃”，而且可以以最快的速度，找到需要的档案和各项信息。

2）电子档案的广泛应用，使数据传播更加广泛。数据已经不是固守在硬盘，或存储在软盘、光盘里，而是可以随时通过光纤传播出去。同时，利用局域网，档案的查找也很便捷。过往，传统的档案数据注重的“利用”通常都是查档部门到档案部门查询，而档案部门很少主动“出击”，实现“服务”功能。鉴于此，我们作为档案部门，在信息化新时代里，应主动利用好互联网，提供档案服务，让电子档案能更好地服务群众。

3）电子档案的广泛应用，使获得的信息更加海量。在数据大爆炸的时代，通过互联网搜索，我们所获得的信息以幂次方增长。而具有真实性、完整性、可靠性、可用性的电子档案，在被群众浏览、利用过程中能起到“去伪存真”的作用，让群众免受谣言或不实信息的影响和危害。近年来，各地频发的绿豆能治万病等谣言，虽然传播甚广，但是档案可迅速辟谣，为及时发现真相提供理论支撑。再如，一些走失儿童的档案，可为公安机关和群众提供更多帮助。

4）电子档案的广泛应用，使档案开放的平台更加广泛。传统的档案开放平台一般只有各单位内部和各级档案馆。不少人认为档案馆“不接地气”，连其大门也没踏进过。然而，电子档案广泛应用的今天，我们即可随时在互联网上找到海量需要的信息，内容包括且不限于传统的文字资料、图片、图纸，甚至是音频、视频等素材。而且，还能根据数据作出统计分析，提供各种图表，辅助筛选、分类、汇总。这些便利性是以前传统档案不可类比的。

2 电子档案的利用与服务的原则

随着时代的发展，电子档案的利用率也将越来越多。电子档案的利用和服务的原则应该与纸质档案、传统档案的利用原则相同。依法开放、简化便利、复制品替代、保守秘密、主动及时、全面覆盖的6个原则，能让电子档案开放利用更加有章可循。

1）依法开放原则。《中华人民共和国档案法》规定，将档案开放的年限缩短至25年。这是一个重要信号，说明国家更加重视档案开放工作，且讲求合法依规，为利用者提供便利。

2）简化便利原则。作为中国大陆公民和组织，本单位/外单位对一般档案的查阅，需填写《借阅档案登记表》，报部门领导/主要领导审批通过后，再填写《档案利用效果登记表》；如要借阅国家已开放的档案，现在只需持有介绍信或工作证、身份证等合法证明，就可直接到档案馆办理手续。简便的手续，不仅让档案利用方式能更加便利，还降低了查档的门槛。然而电子档案毕竟是个“新生儿”，我们需加快档案存量的电子化工作，加强每年档案增量电子化的工作，借阅手续才能够更加简便。

3）复制品替代原则。珍贵档案文献如需要长期或重复展示，应以复制品替代，这就是复制品代替原则。复制品的管理也应当和原件一样严格。对于纸质档案来说，可通过复印机、照相机等对原件进行“复制”，但对于电子档案来说，复制一个文档和原件没有任何差别。由此，电子档案开放的过程中，复制品替代的情况较多，需要谨防信息泄露等情况。

4）保守秘密原则。保守国家秘密，是每个公民的义务，保守商业秘密，是每个员工的职责。电子档案的传播必须严格按照《档案法》规定的，涉及保密和国家安全的档案，禁止私自传播出境。除此之外，各方还需要关注档案数据被篡改等问题。有见及此，我们要更加注意保密。

5）主动及时原则。利用档案，档案部门是一个被动者；档案服务，档案部门就成了主动者。档案服务不仅包括查询档案出处以及调档等工作，还有一些细节，需要档案工作者们留意。例如，对于大张图纸的折叠问题，非档案部门人员直接对折再对折，没有考虑到存档、调档、查阅时的方便与否，甚至直接装订，使得档案整理者、查档者需要拆钉才能打开图纸，为档案的存放、查阅增加难度。鉴于此，档案部门可向各业务部门普及大张图纸的折叠方法，主动解决问题。如何更好地扫描档案、减少信息损失等问题，将是档案工作者应思考的问题。

6）全面覆盖原则。让更多人能更好地利用档案，是档案部门“存管用”的最终方向。目前，中国移动全国行政村4G网络覆盖率超过98%，意味着全国还有约2%的地方还未有网络联通，在这些地方谈档案电子化，就有点不切实际。互联网的发展日新月异，我们期待着网络全面覆盖的一天，同时，也能让档案服务覆盖到全国各地。

3 电子档案利用与服务主要方式

1）展览。从古到今，档案利用的方法一般还包括阅览、展出。通过将档案原件提供利用，或者档案复制品借出等形式线下展出。而在电子化时代，随着AI技术发展、全景技术的多方位呈现，展览也可线上进行。电子档案馆让观展者足不出户即可看尽万千档案展出。

2）编研。从开展档案编研工作，各种编研成果给档案利用者们起到不少重要作用。组织沿革让单位拥有清晰的“来龙去脉”；大事记让档案“为企业立传”；基础数字梳理让领导对单位情况一目了然。各种汇编的成果，不仅仅为单位所用，更能体现社会发展现状。海珠湖发展的档案史是一部档案微型史，2011年的她还是一片烂泥地，经过多年开发兴建，如今她已绿荫环绕，成为“金镶玉”般的生态美景。这些变化，由专业摄影师在同一位置拍下，就能做成一帧帧动人的变迁图。这些素材不仅属于是档案编研的一部分，更见证了广州的历史变迁。

3）新式服务。新式档案的利用可以作为中小学生爱国主义教育的一部分，在下一代心里埋下档案的种子，让他们了解我国历史长河上的璀璨文明，懂得现在的生活来之不易。让档案渗透到下一代的日常生活和成长中，让档案的利用和服务在下一代心里扎根。

大数据时代已经来临，档案存量电子化工作、无纸化办公逐步推进，我们对电子档案的“存管用”在新时代有着新的要求和期待，坚持电子档案的利用与服务的原则，为我们的未来，努力开创一个档案利用和服务的新纪元。