浅谈信息化背景下医院文书档案的管理及利用

2021-04-14陈玲

卷宗 2021年17期

陈玲

（湛江中心人民医院，广东湛江 524000）

医院文书档案管理作为医院管理工作的重要组成之一，通过医院文书档案的管理过程中能够了解到文书档案在医院管理中发挥的作用，因此医院管理也必须重视文书档案的整合，在信息化背景下，推动医院文书档案管理流程的信息化建设，规范医院内文书档案管理的规范程度，更好地为医院进行服务。医院文书档案中包含着很多重要的信息，是医院实施行政管理、医疗建设发展、医疗科研创新等工作的基础，档案信息化也促进文书档案通过实体转变为数字数据，然后进一步转变为智能数据，不仅可提高办公效率也能改善传统管理中各种问题。受到信息化建设程度和管理模式的限制，医院文书档案管理依然存在各种问题，因此在信息化背景下，要充分掌握医院文书档案管理的趋势和特点，制定针对性改善对策，促进医院文书档案管理的进一步发展。

1 信息化背景下，医院文书档案管理的发展趋势

1）医院文书档案收集和管理效率更高。在传统的实体档案管理环境下，档案收集和管理的效率非常差，一般是定期收集某个阶段的资料，而信息化管理能够促进档案收集和管理的延伸。就比如说行政类档案，常规行政类档案的收集和管理需要定期整理纸质版或电子版的材料，按照文件名和时间进行分类[1]。信息化背景下，通过可视化的软件和内容检索功能，就可以达到分类、保管等操作，提高工作效率，载体和内容分离的特点也让工作人员能够根据自己的需求充分利用档案，促进档案收集、管理的进一步发展。

2）档案管理模式优化。医院传统的文书档案管理具有集中性的特点，档案的收集、管理以及应用需要档案管理部门统筹协调实施。在传统的档案管理过程中，这种手段能够有效节省资源，有利于纸质档案的管理。随着档案种类和内容的丰富，传统的集中性档案管理模式在应对海量资料的时候会出现管理能力低下、管理水平不足的情况，这时候信息化管理则可有效改善这一问题。在信息化背景下，通过搭建数字文书档案数据库、档案资源共享平台等管理系统，实现了档案管理者、应用者以及参与者之间的平等关系。相比传统医院文书档案管理分散收集、集中管理的特点，信息化管理能够让每个个体都成为资料的提供者，同时也是档案的管理者和应用者，互联网传播的便捷性也丰富了医院文书档案的应用场景。通过微信、微博等平台的辅助下，医院档案管理从以往的单向信息转变为双向信息交互的状态，能够解决档案管理和档案应用存在的很多问题，优化档案管理水平[2]。

3）档案应用模式多种多样。医院文书档案在医院事务中发挥着不同的价值和作用，在医院等级评审、财务审核以及人员晋升等方面都发挥着重要的作用。传统医院文书档案管理和应用中，各种信息的传达都需要专门人员通过电子的方式发送到各个部门，然后以下达通知的方式发布到网站上。这种单向信息传达是过去常用的档案应用手段，但是随着档案内容、类型丰富多彩，档案的应用也呈现出多样化、个性化等特点，传统纸质档案以及数字文档承载的功能无法适应当前档案应用的实际情况。信息化背景下的软件更新和集约化平台，能够充分满足档案应用的需求，促进档案管理深入发展。

2 在信息化背景下，医院文书档案管理和应用存在的问题

1）信息化建设比较落后。第一，数字化档案建设落后。数字化档案资源作为信息化管理的基础，档案在缺乏数字化管理的情况下，管理和应用方面都会受到极大的阻碍，资料传输能力也明显降低。目前，医院文书档案内容大多采取双轨制保管机制，也就是利用实体和数字化档案同时保存的方式[3]。在档案种类上，人事档案以及医疗纠纷案件等资料大多采用文档的方式保存，却不利于资料的长期管理和应用。第二，软硬件设施建设落后。医院文书档案的信息化管理和应用需要通信技术和软件系统的支持。医院档案信息化建设大多以基础功能为主，可以满足数字化管理的要求，但是随着管理内容和种类越来越繁琐，陈旧的设备未能得到及时的更新，随着云计算、大数据等技术的应用，医院的基础信息化建设也无法满足实际需求[4]。

2）信息安全面临极大的挑战。在信息化背景下，医院的文书档案管理和应用环境也越来越复杂多样，因此信息安全也面临着极大的挑战。第一，互联网环境下，调了信息安全的风险。医院文书档案应用的环境比较固定，一般都是在医院内使用，而随着信息化办公模式的开展，文书档案也被应用于医院外的办公系统中。一些医院通过设置VPN登录限制外部用户的进入，而办公理念的发展，未来局域网转变为全域网也是信息化背景下医院的档案管理的必然趋势，因此会给信息安全增大风险。第二，数字化资源的集约化管理会扩大信息泄露和损坏的风险。数字化档案管理成高密度的特点，传统实体档案信息安全管理受到人为因素的干扰很大，在信息化背景下，档案信息安全有极高的风险性，计算机也有感染病毒的危险，从而极易造成电脑中资源的泄露和丢失，给档案管理安全构成威胁。

3 信息化背景下促进医院文书档案管理和应用的对策

1）完善数字化档案资源库。医院文书档案信息化管理程度较低，医院也要及时转变档案管理理念，通过问题导向的方式，解决存在的问题并且做好档案管理的长远规划。第一，要将陈旧的档案转变为数字化档案。第二，新档案收集要从双轨制转变为单轨制，丰富资源库的内容，为后续管理以及资料应用奠定基础[5]。信息建设上，要根据需求的方向，逐渐完善和优化软件设施，理论上要组织管理人员积极学习新型档案管理方法，在档案管理中基于较强的理论支持。从实践方面，医院文书档案软件更新可以借鉴智慧城市建设的经验，利用云计算、大数据等技术，形成更加完善的管理流程。

2）评估安全风险，做好档案的备份。档案管理需要制定完善的安全管理标准，针对档案开放应用、公布等方案实施安全评估，保持信息保密与信息应用之间的平衡。根据数字化档案资源保密性的特点，构建完善的档案备份管理机制，设置“档案云”，选择最佳的保障手段，做好信息资料的安全备份。根据不同的网络环境实施不同的安全管理对策，加强管理人员信息安全意识的提升，避免由于管理疏忽造成的资料损害。结合最新的信息化技术，通过人脸识别、指纹识别的方式，加强对档案使用者身份的管理。