新时期人事档案电子信息化管理探讨

2021-04-14郭艳菲

卷宗 2021年17期

郭艳菲

（中国共产党白山市浑江区委党校，吉林白山 134300）

1 导言

人事档案信息的存储、加工、处理都必须更加科技化，要符合大数据时代的要求，人事档案信息资源要实现数字化，档案管理要严格遵从网络化建设。因此做好人事档案管理对于事业单位发展具有重大意义。而目前我国人事档案管理正处于转型期，推进人事档案电子信息化是现代事业单位信息化的必然结果，也是今后事业单位人事档案管理工作的目标和方向。

2 人事档案电子信息化管理的重要作用

第一，有利于推进的人才战略，增强人事档案的安全性、全面性。传统的人事档案管理弊端诸多，如成本高昂、效率较低、不够科学化等，这些都无法适应大数据时代的要求。电子信息化管理是人事档案管理的发展目标，实现这一目标能够帮助建立起可以把信息存储和共享结合在一起的网络化平台，这对于管理人员随时随地查询人才信息有非常大的帮助，能够提升人事档案信息的利用效率，对于提高人才战略的准确性和科学性有着非常重大的意义，有利于推进并实现的人才战略。另外，人事档案电子信息化管理能够将原始的纸质资料变成数据化的信息，这有助于解决长期存在的磨损问题或遗失问题，能够避免人为破坏人事档案的问题，因为电子信息化管理平台可以通过加密设置访问权限，能够最大程度保障人事档案信息的安全性、全面性。第二，有利于推动无纸化管理，提高人事档案管理效率。随着电子计算机技术和网络技术的不断成熟，无纸化管理已经成为人事档案管理的必然趋势，同时这也是人事档案电子信息化管理的必然要求。可以最大限度地节省管理资源、降低管理成本。与此同时，人事档案作为开展各类工作的基石，对的存亡和发展有着非常大的意义。大数据时代，人事档案电子信息化管理能够竭尽所能地删繁就简，最为准确、高效地实现的人事档案管理目标，不仅可以提高人事档案管理的时效性，还能够提升管理效率。

3 新时期下人事档案电子信息化管理的措施

3.1 建立完善电子档案管理系统

随着科技的发展，人事档案电子信息化与传统纸质档案相比具有种种优点，那么在这个新时期下，人事档案电子信息化将是必然的发展趋势和事业单位人事档案管理的重要发展方向。人事档案从传统纸质迈向电子信息化的过程中，发现了新问题。我们想要实现人事档案信息化管理，就需要将纸质档案转换为电子档案储存在计算机中，而这恰恰需要合适的系统为依托，才能进一步实现档案的电子信息化管理。也就是说，事业单位或集团想要人事档案电子化管理落地实施，其重中之重就是建立一个可靠的档案管理系统。想要建立可靠的档案管理系统，就需要事业单位在系统开发和管理方面投入足够的资金，还要引进技术型和管理型人才，才能建立一个集信息收集、档案分类、档案信息更改和查阅于一体的档案管理系统，满足人事档案电子信息化管理的要求。想要顺利完成档案信息化管理仅仅是在系统上进行资金投入是不够的，还需要进一步为档案管理工作配置合适的设备，还需要专门的人员定期对设备和系统进行维护，保证档案管理系统的正常运行。同时事业单位要建立相关的档案管理的规章制度，保障事业单位人事档案管理有效开展，才能使人事档案电子信息化管理逐步规范化、流程化。

3.2 档案管理机构变革，招聘形式改变

随着事业单位电子档案信息化的普及和档案人事系统的使用，档案管理机构将面临革命，原本需要多人耗费长时间完成的工作将被机器取代，管理人员将大幅度缩减，甚至不需要全职管理档案人员，档案管理系统将融入组织人事工作中，服务于招聘、职称晋升、干部任免、工资核定等一系列工作。依托大数据和云计算，招聘工作将呈现出新的形式，未来的招聘将不仅仅是单方面的求职过程，容纳了大规模毕业生和社会人员的档案系统将为用人单位精准推送其所需要的人才，巨大的云数据库成为网络人才市场，而人才的流动和找寻将变得十分迅速，并且网络人才市场没有虚构成分。这将带动人才的流通和减少社会失业率，将“千里马”放在市场上，让“金子”在合适的地方发光。

3.3 加强对人事档案管理工作的重视程度

在传统人事档案管理工作中，人事档案信息与实际情况相比表现出了明显的滞后性，这其中很大一部分原因是领导和管理人员对人事档案管理的不重视，使得事业单位员工的工作能力、思想素质等其他个人信息在人事档案中得不到体现，在人事调动和工作安排中人事档案不能发挥其原本的作用。因此，要加强对人事档案信息化建设的重视程度，在领导的重视下引导管理人员和工作人员对其重视程度，逐步提升管理能力，以更好的态度为人事档案信息化的管理开展而服务，做到及时录用、更新信息，使人事档案在人事调动中发挥出其最大化价值，使事业单位能够唯才是举，知人善任，进而使事业单位员工在事业单位中发挥出最大化价值。

3.4 引入新型人才或开展专门培训

档案管理人员是影响人事档案能否实现电子信息化管理的重要主体，其水平高低直接关系到人事档案电子信息化管理的进程。因而，在欠缺专业性的复合型人才时，可以从两个方面入手。第一，引入具备电子信息化管理意识和能力的新人才，逐步建立起具有较高的综合素质、专业水平和业务能力的档案管理团队。第二，对已有的档案管理工作人员进行专门培训。在限于人力、物力等各种因素而无法引入新的人才时，可以选择对原有的档案管理人员进行培训。在开展培训工作时，要重点选取档案电子信息化管理的专业知识进行讲授，最大限度提升他们的专业能力，确保其满足电子信息化管理的操作要求与实际需要。