新形势下建设工程档案信息化管理探讨
2021-04-14周琦
周 琦
（郑州华润燃气股份有限公司，河南 郑州 450007）
建设工程档案是对建设工程工作的历史记载，反映了工作的内容，工作的进程，是单位档案的一个重要构成成分，因此对建设工程档案的管理是一个非常重要且不能含糊的步骤。随着科技的高速发展，信息化的管理方法不仅能缩短在管理上花费的精力，而且还可以提高管理质量。
1 建设工程档案信息化管理的现状及存在的不足之处
1.1 档案管理职员的思想上不够重视
近年来，随着我国社会经济的快速发展，相关部门也越来越重视工程档案的管理工作.从目前情况来看，建设档案的作用不仅能够记录以及检索相关信息，相的相关人员也应该认识到，建设工程档案也是大数据时代可以用来共享以及利用资料.档案管理人员的管理水平决定了档案管理的层次高低，首先，需要加强档案管理人员的职业道德素养，档案管理者需要具备较强的责任感和使命感，养成严谨坚定的工作作风。其次，档案管理人员要分工明确，各尽其责，所以说，建设工程档案的工作人员要做到与时俱进，对原有的模式进行改变，以形成信息化管理系统，从而对信息更好的管理和运用。在建设工程档案信息化管理事务中，很多工作职员觉得这仅仅是对档案的一个保管，没有任何难度，缺乏挑战，因此只是按部就班地听从上级安排，没有从根本上认识到它的重要性。在这样的思想观念下，增加了实行科学的、信息化的管理方式的难度，阻碍了工作效率和工作质量的提升。
1.2 档案信息化的基础较弱
首先，很多企业并未完全掌握现代化、信息化管理方法，在促进企业智能化、信息化发展方面仍处于空白状态，没有在整体上对企业的发展作出策略计划。其次，建设工程档案信息化管理的基础较差，没有成立专门的档案数字化、信息化库房，基层工作职员偏重于收集纸质的资料，手工整理归纳，很多职员可能还会有计算机操作水平较低的问题，从而影响了档案管理信息化的发展。最后，电子档案的收集不够完整，没有健全的档案信息化管理建设计划，缺少建设工程档案管理信息化管理的信息系统，缺少一套执行标准以及检查机制。
1.3 使用建设工程档案的效率不高，不够便利
现在，在提供社会化服务时，为了保障建设工程档案的安全性，如果需要查询使用某工程项目的档案，查询档案的人必须要亲自到相关档案管理部门，提供查询所需的证件，经检验核实才可以进行查询。此外，档案管理职员将档案交到管理部门时可能会有疏漏，档案缺乏完整性，所以去查询档案也并不能确保一定可以查询得到想要的档案。
2 加强建设工程档案信息化管理的措施
2.1 增强档案管理信息化的意识
要想从根本上促进档案管理信息化，就得要从思想上提高重视。企业的领导人员要提升档案管理信息化的意识，并培养档案打理职员对信息化管理档案重要性的认知，保证相关职员可以全面负责管理事务，从源头上增快档案管理的速度，并且提高质量。建设工程档案信息化管理的过程中，要全面了解到工程档案管理对于公司发展的必需性和必要性，改变传统的档案管理观念，从思想上提高重视。同时，要根据新时代的发展要求，运用信息化技术、智能化技术，不停地创新建设工程管理模式，改进管理方法，由此来促进建设工程档案信息化管理的成长。
2.2 推进建设工程档案存储与增加的数字化工作的进展
不断完善打理机制，做好规划，加快数字化管理的开展。要从各方面落实人力、物力和财力，从经济上给予充足的支持，加快建设工程档案数字化的发展。另外，要采取必要的措施防止数据的泄露和丢失，建立健全监管和惩戒机制，文件做到严格保密处理。此外，添加新的文件时落实好数字化记录事务，严格要求每一个环节的工作，增强管理建设工程档案的整体发展。在收取文件档案时，要查验档案的完整性，以及是否根据相关要求进行了数字化处理等工作，从而确保其加入档案之后可以同步数字化。
2.3 建立建设工程档案信息化管理模式，提升管理水平
建立一套健全的管理模式对于提升打理水平是十分必要的。要根据客户的实际需求，建立健全最优的档案信息化管理模式，提高电子数据信息的处理速度，为使用者提供相适应的服务，满足客户需求。在存储和管理工作的过程中，引进前端的技术提高电子数据处理的完整性和准确性，确保其可以适用于不同的系统。创建先进、智能的打理模式才能发挥电子文件的优势，更好地为企业的发展助力。
2.4 信息化建设要立足于提升纸质档案系统的整体水平
工程档案的建设是一个系统的、整体的工作，系统里面的每一项工作都要提高，这样整体才会有所突破。我们要严格把控纸质文件的质量，精确分类纸质档案，优化纸质文件，要求纸质文件的内容和数据记录的内容相贴合，使得文件内容可以充分体现档案本身，管理系统可以放心提取信息，从而提高系统的整体水平。
3 结束语
随着信息化时代的发展，建设工程档案的管理等各方面也应该推陈出新，运用现代化、数字化的技术提高管理效率和质量。努力尽快实现工程档案信息化管理。同时，建筑工程企业的经营管理者也要加强对档案管理的重视，意识到档案管理作为企业管理中重要的一环，完善档案管理制度，加强档案管理人员的培养，才能更适合当前互联网背景下档案管理的发展趋势。但是目前在信息化管理的过程中还留存着思想上的、执行上的众多不足之处，需要我们从思想认识、管理模式、数字化发展、整体水平等多个方面加以调整和改进，从而提高建设工程档案信息化管理的效率和质量。
