分析数字档案在档案信息化建设中的重要性框架

2021-04-14龚彩霄

卷宗 2021年17期

龚彩霄

（河北省石家庄市藁城区干部信息管理中心，河北石家庄 052160）

伴随着我国经济社会的不断发展，档案信息化建设的速度越来越快，档案信息化建设的成效越来越高。为不断提升档案管理的信息化程度，同时也为了整体保障档案信息安全，应该积极推动数字档案的管理工作。数字档案管理是建立在信息技术持续发展基础之上的一种新的管理模式，它能够推动档案管理的高质量发展，也能够实现关键信息数据的高效共享。现阶段，在数字档案管理中尚存在着较大的不足以及缺陷，亟待采用高效且科学的优化举措，以此来确保数字档案的高质量推进，真正实现档案信息化建设。

1 数字档案管理系统的应用功能概述

数字档案信息化是在计算机技术不断发展的基础上发展起来的，是一种新兴的档案管理模式。数字档案管理系统的应用可以提高经济效益，科学精准的保护数字档案的原有文件，不断提高办公信息的效率。其中数字档案管理系统包括档案采集和档案审查，它主要能够快速完成人事档案的管理工作。其中管理系统又分为业务处理和数字档案管理等。数字档案管理系统是标准性极强的系统，包含着多样化的技术内容。在档案管理的实践过程中，科学全面的应用信息技术手段，能够为数字档案管理奠定坚实的基础，同时也能够实现信息数据的高效化共享，这样更有助于提升档案管理效率，也更能够实现数字档案资源的高效利用以及统筹发展。

2 信息化建设中数字档案管理技术的应用阻碍性问题分析

2.1 对数字档案管理技术应用重视度不足

在档案管理的实践过程中，档案管理人员是非常重要的参与主体，他们的专业化素养，他们的信息认知等，往往直接关系着档案管理的整体成效，也直接影响着数字档案的整体利用率。现阶段，部分档案管理人员，缺乏科学的档案管理意识，这无疑会很大程度上制约着数字档案管理的高效开展，也可能会造成数字资源的严重浪费。比如在数字档案管理的过程中，相关的领导干部缺乏明确的管理意识，也没有认知到数字档案的重要作用，这些都会制约着数字档案的管理实效。再比如在数字档案管理中，需要搭建完善化的信息体系，也需要一定的软硬件设施等，这些都需要建立在完善的资金保障的基础之上。但当前阶段下，数字档案管理明确缺乏完善化的资金链条，这就使得很多软硬件设备得不到及时的更新换代。例如在远程服务和文档处理等应用软件上，都需要大部分的资金，这样才能够保障工作的顺利进行。但因资金缺乏，使得这些应用软件得不到及时的更新，档案管理工作势必会受到影响。

2.2 网络安全问题得不到保障

在数字档案管理的实践过程中，为科学全面的推动档案资源的高效化共享，同时也为了有效提升数字资源的利用率，除搭建完善的软硬件系统外，更要注重加强网络安全管理。不同于传统的档案管理，数字档案管理对于网络安全的依存度非常高。很多关键性的数字资源都需要在网络中进行传输以及共享，只有这样才能够提升档案资源的利用率。但现阶段，在数字档案管理中，网络安全隐患是比较多发的。比如计算机病毒、木马病毒等，这些都会威胁到档案信息系统的整体安全。同时，在数字档案管理系统中，也可能会存在着系统安全漏洞。

2.3 管理人员综合能力有待提升

数字档案管理体系的科学构建，离不开高素质的档案管理人员。不可否认，数字档案管理工作对档案管理人员提出了更高的要求。在实践过程中，只有不断优化以及整体提升档案管理人员的专业素养，切实夯实他们的信息素养，才能够确保档案管理工作真正取得实效。然而，现阶段，大部分档案管理人员仍然秉持着传统的工作理念，他们不熟练专业的管理系统，更不熟悉计算机等相关的软件，这会制约着数字档案管理的整体水平。此外，数字档案管理人员的信息素养不高，缺乏高效应用管理系统的能力。

3 数字档案对档案信息化发展问题的重要性

3.1 数字档案能够推动档案信息化建设

数字档案正是建立在档案信息化建设的基础之上的，在档案管理过程中，积极改变传统的档案管理模式，不断应用数字档案管理的科学方式，能够精准全面的推动档案信息化建设。通过数字档案管理工作的高质量开展，人们已然认知到新兴档案管理模式的突出作用以及关键效用，这本身能够推动档案管理信息化的持续建设，也利于整体提升档案资源的共享力度。

3.2 运用高级手段实现对档案信息加密

数字档案管理信息化的建设是非常复杂的一项工作。虽然档案信息化建设，能够为档案管理工作带来全新的机遇，但也容易增加档案资源的安全隐患。尤其是，在档案资源的利用过程中，可能还会发生泄密问题等。为此，在档案管理信息化的推进过程中，依托于数字档案管理，能够实现对重要档案资源的加密处理。数字档案管理技术类型是较为多元化的，部分安全技术的防护等级非常高。为切实提升档案信息资源的利用实效，应该积极利用数字档案技术，切实做好加密处理。

3.3 数字档案以计算机为工具从而提高办公效率

在传统的档案管理工作中，不仅浪费时间，还会出现遗漏和错误；相反，数字档案信息化建设不仅可以提高工作效率，还可以实现信息资源的不断共享。数字档案管理可以将整理好的档案进行分类，在归档的过程中明确各自的分工，科学全面的降低人为性的失误。

3.4 时代发展的必然需求

在档案管理的实践过程中，信息化建设是非常重要的发展趋势。数字档案管理的科学开展，不仅能够满足档案信息化建设的现实需求，也能够带动档案管理效率的提升。可以说，数字档案管理是时代发展的必然需求，是持续推动档案管理工作高质量、高标准发展的关键立足点。可以说，数字档案管理不仅是体现国家竞争力的表现，还是我国科技发展的重要体现。