提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

梁美红

（文水县能源局，山西 吕梁 032100）

1 引言

所谓档案信息化，其功能是对档案进行数字化加工，进行一系列包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，让其档案具有可扩展性和实用性，实现单位资源共享，档案利用率大幅度提升。档案信息的数字化变革，改变了过去以纸质保管、实体呈现为主，转变为以数字化、网络化为核心的档案管理，这就要求事业单位顺应档案管理发展需求，转变思路，采用当代信息技术，开展档案信息化建设，从而提高档案管理工作的水平与质量。

2 概述

档案信息化是指采用信息技术方法配置档案管理基础设施，构建档案信息数据库，利用网络平台作为基础和支持，对档案信息资料进行处理、存储、管理和利用。经济社会正在加快发展，信息化发展速度也在不断提高，信息资源也成为目前主要的战略资源。档案属于原生信息资源，发挥的作用也越来越重要。档案信息化的主要作用就是全面应用网络信息技术，对档案信息资源进行处理、存储和管理，为经济社会发展提供有力的基础条件和服务[1]。一般来说，档案信息化分为档案信息数字化、档案信息网络化和档案信息一体化三个方面，有机融合接收信息、传递信息、存储信息和使用信息。档案信息化建设主要分为两个方面：一方面是档案本身内容信息化，另一方面是对相关档案进行整合。比如，城市建设档案信息化建设的主要目标是在新型技术不断发展的背景下，将城市建设档案和社会系统进行结合，不仅可以在社会中推广，还可以和其他社会信息进行融合，在社会系统中进行充分利用，进而提高社会服务能力和水平，促进二者共同发展和进步。

3 事业单位档案管理信息化的重要作用

对于事业单位来说，其档案管理信息化建设工作简单来说就是展开档案管理后续工作内容的同时，将原本的实体化信息转化为电子数据档案管理的新型模式。该种档案管理模式由于设置了标签目录以及容量大等特点，兼具了实用性与便捷性的应用优势，为事业单位的后续档案管理工作提供了极大的方便，继而保证了档案管理工作的开展全面性。而在构建符合当下信息检索与处理需要的档案管理体系的过程中，相关部门应注意定期更新其中所包含的技术手段，保证手段应用的合理性，为后续的档案管理工作的进一步创新提供完备的技术条件，也是不断提升信息查询效率与保存效果的关键因素。在全面推广应用该种方式后，原本 反复的工作流程得以被简化，工作质量提升的基础上，也随着经验积累使得档案管理体系不断完善。作为事业单位应意识到档案信息化建设体系的意义，拓宽信息化建设体系的完善渠道，为构建完善的档案管理模式奠定基础[2]。除此之外，传统档案管理模式下，都是以纸质档案形式存在，随着时间的推移，这些纸质档案经过很多人的翻阅，不仅容易字迹模糊，还会出现破损问题，并在纸质档案受材质所限，长时间的存储会导致纸张本身也会变得薄而脆，经受不住磨损，严重时还会导致一些宝贵的信息丢失。而通过加强档案管理信息化建设，使得档案得以采用数字化形式保存，一般只要做好数字化档案信息加密备份工作，能够显著提高档案保存的持久性，并且数字化形式呈现的档案无需占用较大空间，在节约档案管理成本方面也有着显著的优势。

4 事业单位档案管理信息化问题

4.1 档案管理信息化系统尚未建立

从目前事业单位档案信息化管理工作的开展过程中不难看出，其中存在管理理念有待完善的问题。许多档案管理人员并没有从根本上意识到信息化管理的重要作用，仍然采取传统的档案管理方式和方法。这对档案资源的利用以及事业单位的发展都会产生严重影响。另一方面，当前多数事业单位并未做好整体规划，单位档案管理、安全信息以及生产监控等工作系统之间的数据转换并不匹配，无法协调运行，以致运行效率较低。除此之外，档案资料的利用效率也较低，实际工作中，多数档案管理人员无法有效记忆档案资料的类别与数量，仅通过目录卡与库价目录进行查找。这种查找方式只可以检索档案的名称、管理号、图号以及页码等信息，无法获取实际的资料信息[3]。档案管理人员无法获得档案的实际库存量与流通情况，也不能准确核实用户、部门是否存在重复借阅档案的行为。

4.2 硬件设施不全

由于事业单位的信息化建设工作仍处于初期发展阶段，目前国内比较成熟的管理信息系统较为稀少。部分事业单位没有采取统一的档案管理系统，不同部门间的数据统计整合标准都是不同的，在后期信息筛查阶段造成麻烦。事业单位中高层管理者对于档案信息化建设重视不足，经费投入有限，导致档案系统软件并不全面，只能进行简单的信息录入和筛选，而且录入工作十分麻烦，还需要挨个数据录入，一定程度上增加了人工录入的难度和失误率，由于软件权限和功能有限，档案管理信息化建设工作需要不断完善。管理信息系统版本较低，导致一旦系统操作过于频繁，就会导致死机等Bug出现，严重影响数据的输入和信息资源的合理化运用，领导者无法见到管理信息系统的优势，如此恶性循环，不利于档案管理的信息化体系建设。

4.3 信息安全问题

档案信息安全是档案管理信息化建设中很重要的一项任务。档案信息化给我们带来便捷的同时，也给我们的档案信息安全提出了相应要求。由于档案信息质量非常高，这就使得很多非法组织或者是别有用心的人员采用各种技术去攻击档案储存地，获取机密档案信息，以便满足非法目的。为此，这就需要我们对电子档案做安全性保护，采取相应的安全措施来保护电子档案，以免因不注意操作而使档案信息流失。例如，可以设置访问人制度，需要通过指纹加密码的方式才可以访问，减少档案信息被窃取的可能，同时也可以定期对信息库的安全性进行检查，删除可能存在的电脑病毒，确保档案信息的绝对安全。

5 提升事业单位档案管理信息化建设的对策

5.1 构建档案信息化建设标准

事业单位应做好《档案法》等相关法律法规的宣传工作，在提升工作人员工作自觉性的基础上，明确执法的严肃性，杜绝档案管理过程的错误思想。除此之外，还应做好档案管理工作的制度与网络建设工作，在单位发展规划与年度计划中纳入档案信息化管理工作，并在资金与人力方面给予大力支持，确保档案信息化管理落到实处。事业单位档案信息化的标准规范建设主要有：一是管理性标准规范。管理性标准规范是对电子文件及档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等。二是业务性标准规范。业务性标准规范是对电子文件及档案业务处理的规范，其范围包含电子文件及档案的术语标准及管理规范。国家标准《电子文件归档及管理规范》是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范。三是技术性标准规范。技术标准规范包括电子文件及档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。

5.2 完善档案信息化配套设施

在事业单位的档案管理信息化建设进程中，需要提升管理信息系统的稳定性、功能性，保障档案信息的安全保密性和数据真实规范。首先，重视管理信息系统的专业性。事业单位在甄选管理信息系统合作商的时候，要了解同行业内比较成熟的事业单位所采用的信息管理系统的稳定性和使用情况，选取性价比较、性能较为稳定、功效齐全的软件供应商。由于事业单位的档案信息数据量较大，需要尤其注意存储空间和运行速度等。其次，结合事业单位的实际运行情况，对于档案信息系统进行不断维护，保障信息的安全保密性，不仅从档案建设有关工作人员的管理意识层次出发，提升工作人员的信息保密意识，还需要从系统角度出发，增强系统防火墙维护，保障事业单位内所有信息的安全有效。针对事业单位的档案管理工作，提高信息化建设水平，完善事业单位的大数据信息库，通过引进新的信息管理技术，争取实现信息的自动采集和信息档案的高效共享，提高事业单位的信息管理程度。

5.3 注重信息安全保护

事业单位的档案管理需要加强自我建设，推动档案信息化水平，加强人员管理职责，完善管理技术，通过完善档案管理机制来更好地确保档案管理的各项工作有序推进。例如可充分采用数字水印技术来保障档案信息的真实性，还可借助PDF及多页图像技术来完整保存档案资料。并且，还需在此基础上做好档案信息的备份工作，针对信息数据的载体做好定期维护保养，并及时进行数据核查。再就是意识层面，由于当前各种信息化技术不断更新，档案管理工作应加强信息化意识，探索和优化档案管理的各个细节。为此，档案管理人员需要进一步加强档案信息安全保护意识，以自身实际工作作为基础，夯实工作人员的现代化能力，打破传统认知，在思想上彻底扭转传统的管理理念，树立起全新的管理认知。同时，还应建立基层报表数据库，及时通过网络系统直接将报送与反馈的数据信息填入数据库系统，并在满足上级要求的基础上，进行针对性调整。事业单位应利用自动化办公系统建立档案基本数据库与动态数据查询系统，方便用户访问公开、非保密的档案信息。且对保密档案设置查阅权限，并建立电子档案信息数据备份中心、灾难恢复系统以及事故应急响应系统等，保证档案信息的保密性与安全性。

6 结束语

综上所述，信息技术的快速发展不仅对人们的工作与生活带来了积极的作用与影响，同时在很大程度上也影响着事业单位档案信息化管理工作的展开。对于事业单位而言，档案管理信息化体系建设是一项需要长期坚持、耗费大量人力、物力、财力的工作，难以在短期内见到成果，在短期内见证到对于事业单位发展的重要作用，但是确实事业单位长远稳定发展所必须具备的。因此，为保证在信息技术支持下的事业单位档案信息化管理工作能够有序进行，需要档案管理人员掌握不同的先进技术与管理技巧，并将其应用于信息化管理中，促进事业单位档案信息化管理水平得到提升，同时提高档案资源利用率，这对事业单位的发展具有积极影响。