大数据时代下档案管理人才应具备的能力分析

张 晖

（武则天纪念馆，山西 吕梁 032100）

在大数据时代背景下，档案信息量迅猛增长，人们对信息的需求也在不断扩大，传统的档案管理方式和手段已经难以满足大数据时代的需求。大数据时代的到来使得档案管理出现了新的特征，档案管理工作也发生了一定的转变，这对档案管理人才的业务能力、综合素养都提出了更高的要求，作为档案管理人员一定要结合时代的特征来提升自己。

1 大数据时代高校档案管理出现的新特征

1）档案信息量增长迅速。大数据时代之所以称之为大数据时代就是因为每时每刻都能够产生海量的数据[1]。在大数据时代，信息传播变得更加便捷，数据的处理和存储也变得更加便利，档案管理的信息量和信息类型也都在迅猛增长，这使得档案管理的工作量大幅度提升。当前事业单位的档案信息种类变得更加丰富，除了传统的办公文档之外，还出现了网页、视频、音频和图片等种类的信息形式，这些信息形式也具有非常重要的保存价值。在这样的背景下，档案信息的数据收集和存储的范围变得更加广阔，数据量的增加使得档案管理的工作量大幅增加。2）用户信息需求扩大。当前各类档案信息的数量越来越多，档案服务的范围和对象也在慢慢增加，档案用户对档案信息的需求量也在增加。档案的收集和管理本身就是为档案的利用而服务，当前在社会不断发展的背景下，各种类型的档案信息需求都有所增加，档案发挥出来的作用和价值越来越明显，进一步要求档案管理人员要做好档案管理工作，确保档案的利用价值能够发挥出来。

2 大数据时代背景下的档案管理工作转变

1）文件材料管理工作的转变。在以往的档案管理中，管理人员主要对纸质文件和材料进行整理和存储，一般会建立相应的档案收集和储存标准。但是传统的档案管理主要采用人工收集材料和整理材料，在工作落实的过程中可能会出现一定的疏漏，比较常见的问题包括文件原件的破损、丢失等，虽然出现问题的概率比较低，但是却会带来非常严重的后果，会严重影响档案的利用。而在大数据时代，档案管理人员可以借助网络技术和信息技术来将纸质的文件转化为数字文件，并借助计算机技术来实现对数字文件的即时整理和归档，能够有效提升工作效率，同时还能够避免人工管理过程中出现的一些问题。2）档案数据信息内容能够实现深度开发。档案的收集、归纳和整理最终的目的就是利用，发挥出档案的使用价值[2]。但是传统的档案管理由于采用人工管理的方式，难以实现对数据的深度开发，这会限制档案的利用，导致档案的利用价值难以最大化发挥出来。而在大数据时代，档案管理人员可以充分利用大数据技术来对档案数据和信息进行深度挖掘。大数据能够实现对海量数据的处理，要求档案的管理人员不要采用传统的方式和眼光来对相关的数据进行管理和处理，而是从大数据的视角来处理相关的工作，不仅仅是对档案资料和数据进行收集、整理和存储，同时还能够通过对档案数据的深度开发来预测一些可能发生的特定事件，为事业单位的管理活动决策以及未来的发展方向提供可靠的参考。3）档案管理工作人员角色转变。在以往的档案管理过程中，档案管理人员的服务意识不强，一般只负责档案的收集和保管，更像是档案的保管者。而在大数据时代，档案管理人员要真正从档案的保管者转变为档案的管理者，这对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员要学习信息化的知识和技术，把握大数据技术及其应用，同时要转变观念，充分发挥出现先进的信息技术和大数据技术来实现对档案的收集、归纳和管理，以此来满足大数据时代对档案管理人员提出的新的要求和需求。

3 大数据时代档案管理的优势

1）减少档案毁损的风险。在传统的档案管理中主要是对纸质材料和文件进行管理，而纸质材料抗风险的能力比较差，在存储的过程中容易出现损坏。纸质档案的存储对环境要求比较高，如果外界的环境发生了重大的变化，那么纸质的档案材料很容易受到破损和毁坏，最终导致档案的缺失。不仅如此，纸质的档案经过长时间的保存也容易出现字迹不清的情况，在使用时无法清晰的对纸质的文字进行辨别，这也会影响档案的利用效果。而在大数据时代，可以将纸质档案转化为电子档案，在互联网上实现对档案的管理和存储，能够有效减少对档案造成的损坏，还能够有效缩小档案的存放空间，让档案的保存质量得到提升。2）降低档案管理的成本。在大数据时代采用先进的互联网技术和信息技术来对档案进行管理，能够大大缩减档案管理的成本。在以往对纸质档案进行管理的过程中，纸质档案对周围的环境要求比较高，并且存储的空间需求比较大，使得整体的成本比较高。而在大数据时代，采用先进的大数据技术和网络技术来对档案进行存储，就能够有效降低档案的存储成本，并且维护起来也比较方便，不需要耗费大量的人力和物力。传统的档案管理工作内容比较繁琐，都需要手工完成，需要消耗很大的时间和精力，时间成本非常高。而在大数据时代，采用大数据技术来进行管理，能够快速、高效、精准管理，实现高效工作，时间成本大幅下降。

3）充分挖掘档案的价值。大数据技术的利用能够实现对档案价值的深度挖掘[3]。在档案管理过程中可以通过大数据存储模式来实现档案管理，采用分布存储的方式，能够有效将传统档案管理过程中存在的一些弊端消除。大数据技术能够实现对海量数据的分析、对比，从中发现一定的规律，挖掘出有用的信息，能够大大提高档案的利用价值。

4）实现档案资源的共享。以往在需要使用和利用档案时，往往需要经过一系列繁琐的过程才能搜集和查看相关的档案。将大数据技术应用到档案管理过程中，能够实现档案信息和资料的共享，将不同区域以及不同领域的档案信息整合在一起，能够更好地发挥档案的利用价值。

4 大数据时代下档案管理人才应具备的能力和素养

1）较高的业务水平。大数据时代档案管理表现出新的特征，人们对档案管理人员也提出了更高的要求，档案管理人员要想适应大数据时代的要求，就一定要具备较高的业务水平。对于档案管理人员来说，业务能力包括对档案的收集、整理、归纳和处理等能力，档案管理人员要能够有效处理各种类型的档案信息和资料，并采用信息化技术来实现信息化处理，具备良好的信息应用意识。档案学专业和其他的专业相比独立性更强，专业性非常强，知识体系更加完善。在大数据时代要想顺利开展档案管理工作，要求档案管理人员要具备创新管理的意识和能力，并具有独立研究的精神，充分利用基础档案管理理论的知识和档案管理的操作技术和技巧来实现档案的管理工作，并深度把握档案管理的相关方针和政策，只有这样，才能顺利完成档案管理这项工作。2）良好的职业精神和职业道德。档案管理是一项比较特殊的工作，档案管理本身非常重要，但是档案管理的工作也非常繁琐，档案管理人员整天面对大量的档案资料和数据，工作的过程非常枯燥和乏味。这就要求档案管理人员要具备良好的职业精神和职业道德，要认同、认可自己的职业，并默默无闻开展相关的工作，做到爱岗敬业，在工作过程中保持平和的心态。当前档案管理具有服务属性，所以档案管理人员也可以看成是服务人员，在工作中要保持良好的服务精神，热爱自己的工作，并结合用户的实际需求来耐心开展相关的管理工作。档案管理人员还要具备良好的责任感，要以认真、细致、一丝不苟的精神来对待工作，避免消极、应付式的工作态度，这样才能全面提升档案管理的质量和水平。3）良好的信息意识和信息处理能力。在大数据时代，档案管理人员要能够利用先进的信息技术来对档案资源进行高效管理，所以管理人员要具备良好的信息意识，并熟练掌握处理信息的能力[4]。大数据时代档案管理人员需要面临数量庞大的档案信息，并且各种档案信息的内容非常复杂和繁琐，档案管理人员要能够对有价值的档案进行全面、准确收集和管理，这就要求档案管理人员具备良好的信息意识。要正确认识到档案管理的重要性，并跟随时代的进步和发展来转变档案管理的理念，更新档案管理的方式，避免固守成规和一成不变。（1）档案管理人员要具备收集和整理档案信息的能力。在档案数字化时代，档案信息的收集方式、整理方式发生了重大的转变，管理者要能够充分利用相关的技术来快速、精准搜集档案资料，并进行整理归纳，实现对档案信息数据的资源整合。（2）档案管理人员还要具备判别档案信息的能力，要能够准确评估档案信息的权威性、真实性。在数字化时代每时每刻都能够产生海量的信息，并且人人都能够成为信息的发布者和传播者，这就使得信息的真实性难以保障，而档案管理人员面对海量的信息，要具有甄别档案信息真实性的能力。管理者要对收集和存储的档案信息进行分析，按照信息的价值来做好归档工作，更好地为人们提供服务。（3）大数据时代要求档案管理者要从海量的信息中提取出有价值的信息，深度挖掘档案信息的价值。管理者要对档案信息保持较高的敏感度，能够结合用户的需求来深度挖掘和利用档案信息，为用户提供精准服务。（4）档案管理人员还要具备大数据分析能力和挖掘能力。采用大数据来对档案信息进行分析，要数量掌握大数据技术，在梳理档案信息时确保档案的完整性、准确性和意志性，确保档案数据的质量。当前部分单位在档案管理的过程中引入了可视化的分析新技术，通过可视化分析新技术能够直观展示档案数据，这对于档案的管理和分析具有非常突出的价值。作为档案管理人员要能够熟练掌握新的技术，合理利用语义来将零散的数据整合起来，形成档案数据库，更好地预测和处理档案的数据内容，实现对档案管理的质量控制。管理者还要具备大数据挖掘能力，能够对档案库中的数据、WEB型数据和文本数据等进行深度挖掘。4）较强的服务意识。新时代档案管理的服务属性在不断增强，作为档案管理人员要想适应新时代的要求，还应该具备较强的服务意识。从目前的情况来看，事业单位的档案管理服务属性非常强，但是档案管理人员自身的服务意识比较薄弱，没有充分发挥出档案的价值来为人们提供服务。针对这种情况，档案管理人员要树立服务意识，从服务者的角度来为相关的工作人员提供服务，了解用户对档案信息的需求，立足用户的需求来开展相关的工作，主动为人们解决疑惑，为用户提供有价值的信息，让用户在整个过程中感受到优质的服务。在为人们提供档案服务时，要拥有耐心，对于用户不明白的地方要耐心为其解答，避免出现不耐烦的情绪。5）较高的道德品质和法治意识。档案管理工作者还要具备良好的道德品质，在日常的工作中要规范自己的言行举止，深度把握档案管理和档案利用方面的法律法规，遵守档案信息保密制度来开展工作[5]。档案管理人员要不断学习相关的法律法规知识，可以通过在线平台来学习，也可以由事业单位通过针对性地培训来提升档案管理者的法治意识，让他们熟悉法律法规的相关知识和政策。

5 结语

大数据时代的到来使得档案管理表现出新的特征，档案管理工作出现了一定的变化，为了适应大数据时代的需求，档案管理人员要具备较高的业务水平、良好的职业精神、良好的信息分析和处理能力和较高的道德品质和法治意识，还有具备较高的服务意识，这样才能在大数据时代来顺利开展档案管理工作。