浅谈基层档案管理信息化建设工作思路

阎 鑫

（高密市人民政府朝阳街道办事处，山东 高密 261500）

信息化时代背景下，基层单位档案管理工作备受影响，面对日益复杂多样的档案资料，传统档案管理模式已经跟不上时代的步伐，这便要求着基层单位需要加强档案信息化建设力度，由此去推动基层档案管理工作的有条不紊地进行，处理档案管理工作中面临的相关问题，全面提升档案管理水平，助力单位健康发展。

1 基层单位档案

我们通常所说的基层单位档案，指的就基层单位信息，是对基层单位生产、管理、技术等各类活动的状况、变化、相互联系、特征等予以客观反映的一种记录。上世纪90年代中期，国家档案局颁布的《关于目前档案工作情况和今后工作安排的报告中》提出了“技术档案”概念。总的来说，基层单位档案有以下四个含义：

基层单位档案是对基层单位生产、管理技术等各种活动进行记录的一种信息集合。基层单位属于一个复杂的综合体，活动形式和活动内容也有很多，以生产活动和管理活动以及技术活动为主，基层单位信息便是对上述几类活动内容的真实反映。

基层单位档案是突出基层单位各种活动的“发展变化和相互联系”的信息。需要注意的是，基层单位各种活动构成了一个有机整体，活动各环节之间是彼此制约、彼此联系的关系，因此基层单位档案务必要真实反映出这种发展层面的变化和相互联系的具体情况。

基层单位档案是可以反映基层单位各种活动特征的信息。基层单位档案通过大量数据和文件去真实反映出基层单位各种活动的特点，譬如活动质量和受众满意度。换言之，基层单位信息都是价值性较高的信息。

基层单位档案是对基层单位各种活动的客观反映。可以这样去理解，基层单位档案一定要具备原始性特点和真实性特点以及准确性特点。因为各类因素的交叉影响，所以导致一些信息真伪难辨，但基层单位信息的定义要求不能有伪信息存在，档案管理人员要对信息加工环节和信息筛选环节以及信息甄别环节等进行严格把关，务必保证基层单位信息可以客观、真实地反映基层单位活动的情况。

2 基层档案管理信息化建设的必要性分析

应该了解到，基层档案管理工作开展中，其工作任务尤为繁重，特别是在当前时期的社会发展中，诸多内容规划均要立足于单位可持续发展角度去进行，若未能根据积极的方式去应对，日后势必会对各项工作开展造成影响。所以当务之急便是要创新档案管理信息化模式，由此去突破重重困境，获取高效的档案管理业绩。就基层单位档案管理信息化建设工作来说，其对单位的建设和发展起到了至关重要的作用：

通过加强档案管理信息化建设，可以有效提升档案管理工作的科学性。因为传统管理模式在档案登记划分上不够科学，但是在引进信息化技术后，可以有效提升档案的保密性，通过指纹技术、虹膜识别技术的应用，便可实现有效的档案保护，如此不单单可以减少工作失误，还能够促进责任分工，提升团队合作效力，减少单位内部矛盾滋生。

基层单位档案管理信息化建设期间，可以结合不同种类的档案资料，也可立足于基层单位发展需求，去针对性的构建信息化档案管理系统。当前，随着信息时代的到来，多项信息技术融合趋势日趋明显，基层单位档案管理系统需要不断进行完善，特别是云存储技术得以普及，使得档案保存空间和载体得以拓展，这便为基层单位档案管理的长久发展奠定了基础。

3 基层单位档案信息化建设中的现存问题

3.1 重视程度不足

第一，对档案管理信息化管理模式认知不深，且管理模式过于陈旧，依旧沿袭老一套的管理策略，未能对先进的信息化资源充分利用起来。第二，未能形成化的档案管理意识，未认识到档案信息化管理的重要意义。日常档案管理工作开展中，档案管理部门只负责单一化的档案收集、档案保存，未能有效发挥出基层单位档案资源的作用和价值。第三，当前基层单位档案管理工作开展中严重缺乏创新意识，导致该项工作难以满足基层单位的发展需求和社会发展需求。

3.2 人员素养良莠不齐

第一，基层单位档案管理工作人员一般不是专业出身，多由办公室文员兼任，他们没有接受过系统化、专业化的训练，所以档案管理能力存在不足。第二，基层单位档案管理工作人员年龄结构不够合理，大部分档案工作者的年龄偏高，并且学习动力不强，不愿意主动接受新知识、新理念、新方法。第三，基层单位档案管理人员相对不足，有时也不固定。因为基层单位内部站所要处理的事务有很多，因此不能实现档案管理岗位上的充足人才部署，这就导致后续的档案管理信息化建设存在短板。

3.3 投入力度不足

很多基层单位进行档案信息化建设时，表现出了投入乏力的情况，这便对档案信息化建设工作造成了严重影响。譬如很多基层单位内部都为设置专属的档案室，就算是成立了档案部，文件保管设备也没有做到一应俱全，软硬件建设乏力，进而便难以实现基层单位档案管理信息化建设的预期目标。

3.4 档案管理方式落后

一些基层单位中虽然安装了很多计算机设备，但实际工作中却很少应用。部分档案管理人员，因为遭受年龄的影响和知识水平的限制，依旧依赖于传统作业方法。还有就是工作人员进行电子档案数据处理时，仍使用单一化的归类模式去保存数据。正因为未能形成科学有效的档案管理模式，所以就难以突出信息数据的系统性功能，并且在查找时过多依赖人力，致使档案信息化建设进度迟缓。

4 基层档案管理信息化建设工作思路

4.1 创新工作理念

基层单位领导务必要形成正规化的档案建设理念，掌握档案管理信息化建设的必要性。立足于单位发展实情，将档案管理信息化建设尽早提上日程。要持续性的加大人力资源、财力资源、物力资源等方面的投入，通过加强人才队伍建设、引进先进技术管理手段、应用现代化网络技术等方法，使档案管理信息化建设得到有条不紊地推进。作为新时期的档案管理者，务必要深度贯彻落实《档案法》规定，日渐优化岗位工作机制。还有就是要形成创新思维，不断研究档案管理信息化的新方式，采取行之有效的策略，推动各类工作有序、有效开展，从根本上提升基层单位档案管理水平，为档案管理信息化建设开辟道路。同时，信息化建设与安全管理相互结合基层单位档案信息化建设工作开展，务必要加强对档案数据库的防护力度，跟进多样化的预防手段，做好档案信息化系统的定期维护工作和管理工作，此时可应用身份认证的方式来提升档案管理的安全水平。档案信息化建设阶段，应该明确好系统用户的多项使用权限，之后在此基础上保证档案管理系统在授权范围内开展，并要践行“专人专用”的策略。另外，还应该做好网络防毒工作，在计算机中要安装杀毒软件和防火墙，进而提升档案管理的安全性和严谨性，循序渐进推动档案管理信息化发展进程，为各部门之间的档案信息共享提供便利。

4.2 强化人员培训

若想有效提升基层单位档案信息化管理成效，管理人员自身务必要加强素质建设和修养建设。具体而言，档案管理人员需要系统化的进行档案管理知识学习，尤其是档案信息化管理方面的内容，在工作中要端正态度，不仅要有责任心，还要有事业心，从容应对各种档案管理问题，满足新时代背景下基层单位档案工作建设的多种要求，扎实推进档案信息化建设各项流程。就基层单位而言，务必要对档案管理人员的培训加以重视，以优质的培训的却强化档案管理者的工作能力。另外，基层单位要聘请档案管理人才和信息化专业人才，让更多能力和水平兼具的高素质人才入职，为单位注入新鲜血液，让档案信息化建设拥有良好的人才基础。

4.3 加强投入和完善制度

基层单位档案管理信息化建设过程中，需严格根据有关规定要求，计算机和扫描仪等设备要购置齐全，进而达到档案信息化建设的硬件指标。基层单位需要为档案信息化建设成立专项的资金，之后在此基础上设置专属部门进行档案管理，为档案管理信息化建设提供有力支持。从长远角度去操作，单位档案管理信息化建设的各项投入都不能中途断链，要具备可持续性，禁止一味挪用之前的管理方式，要立足于长远角度，要有大局观，对资金使用进行详细规划，保障设备、技术方面的投入恰到好处，避免不必要的资金浪费。同时，要加强制度建设。唯有创设出规范化、常态化、有效化的管理制度，方可让档案工作更具条理性。现在的基本情况是，基层单位内部档案管理人员均以兼职为主，长期任职人员数量相对较少，这就会导致档案管理工作效率低下、连续性不足，因此当务之急便要加强制度建设，通过建立健全责任机制，将责任落实到个人，如若发生问题第一时间进行追责，如此便可高效的处理问题，使档案管理信息化建设拥有强有力的制度保障。

4.4 业务重组

就档案管理信息建设工作而言，其离不开网络环境的支持，在档案工作开展中，务必要使用现代计算机网络技术去提升档案管理效率。要通过自动化集成式的当管理方法，剔除传统档案信息收集形式、管理形式，在文件处理阶段进行档案数据信息处理，让公文处理和档案管理相融，对多样化的档案信息加以统计，之后在此基础上进行统计报表制定，真正实现文档一体化管理之目标。还有就是要通过有效使用计算机技术去实现档案的自动分类和自动标引以及自动编目等，使用计算机档案信息化系统，随时调阅档案，不断去提升档案工作效率。

5 结束语

基层单位档案管理工作越来越重要，因为档案信息材料是对单位所有活动的一种记录，对基层单位各项工作的开展发挥着指导功效，所以在日常工作开展中，档案管理人员务必要提高政治站位，树牢档案意识，加强技术和知识的学习，将信息化技术彻底融入到岗位工作中来，进而从根本上提升档案管理水平和效率，为基层单位未来的发展保驾护航。