交通工程档案管理现代化建设策略研究

尹承梅

（山东省泰安市新泰市交通运输局，山东 泰安 271200）

1 引言

当前正处于交通工程科技档案管理技术改革的关键时期，伴随着交通工程建设不断发展，数字化、信息化和数据库技术的成熟，有必要对传统的交通工程科技档案管理模式和管理向数字化进行探讨，利用现代数字技术建立数字档案并进行科学化管理和深层次的开发。采用数字化与传统纸质档案并存管理相结合的手段，提高交通工程设计、施工、监理建设全过程和维护等方面的信息收集建档，提高档案管理效率和利用水平。

2 智慧交通下档案信息化管理进入了新时代

1）档案信息化管理发展规划要更加完善。为了适应数据处理的高效发展，档案信息化管理的发展规划有待完善。应建立完善的档案信息管理制度，实行以大数据平台为背景的新型档案信息化管理模式。加强制度创新，注重可持续发展的档案信息管理，提高档案管理的服务水平，致力于改善传统的档案管理模式，重视档案信息管理的建设环境，制定和优化有效的档案信息管理计划。充分利用信息技术，建立数字化的数据平台，明确档案信息化管理的目标和方向，优化管理方式，实现档案信息化管理发展规划的完整性和全面性。

2）档案信息化管理系统更加完备。传统档案管理主要依靠人力，当前的信息技术化的档案管理最大的区别于传统档案管理模式，容易受到自然灾害和人为因素的影响，如洪水、火灾，它们的发生会使得档案在大火中无一存留，并且人力保管的档案难免会受到磨损和毁坏，所以经常会出现档案不全面等一些安全隐患。但是在当前的大数据背景下，信息化的档案管理系统更加完备，档案的安全性、信息处理的便捷性以及档案管理的方便程度都大大提高。档案管理人员能够进行有效的信息采集、归纳和整理，在提取档案的过程中，能够更加准确、迅速，提高档案管理的工作效率。

3 档案管理存在的问题

1）交通工程科技档案前期管理薄弱。交通工程从项目立项到建设设计、施工和建成投入使用涉及多个阶段、多个专业，建设过程耗时长，档案形成周期长、时间跨度大，每个阶段产生大量的档案资料且内容复杂，同时建设前期档案管理工作意识薄弱，制度不完善，导致工作过程中存在档案资料缺失甚至遗失，以上种种因素都容易对整体的交通工程资料收集建档产生影响。鉴于此，相关行政部门认识到交通工程科技档案的重要性，出台了相关文件进行规范，加强过程检查和建档验收，避免因工程建设周期长或者工作人员变动导致工程资料丢失和资料凭空编造等现象发生。

2）信息化建设的投入有待提高。现阶段，很多的基层单位对档案管理信息化建设的认识程度不够高，因此，对档案管理信息化建设的资金、人员投入较少，相关设备的也较为落后，档案室的建设有待完善。这些对于建设信息化档案管理还有一定的差距，主要原因还是基层单位的建设投入过少，没有真正重视起来信息化档案管理的建设，导致人力、物力、技术等方面的投入力度不能满足实际需要。

3）缺乏专业工作人员。在当下的交通工程行业环境中，相关人员对数据信息化不够重视，大多数施工企业都没有聘用专门用于信息化管理的工作人员，导致团队中缺乏具备专业技能的人才，难以跟上时代发展的步伐，构建快速、高效的工作模式。另外，大部分工作人员都习惯于传统的工作模式，不愿自主加强对新兴技术的学习以及信息化技术的学习，缺少信息化模式的知识体系，工作技能难以满足当下的信息化时代发展要求。在部分交通工程建设单位中，领导阶层较少注重信息化管理工作，在电子档案的建设方面也不够重视，对信息化的认知还有待提升，严重影响了信息化发展的进程。

4 智慧交通下档案信息化管理的新方向

1）交通工程科技档案数字化管理的开发。为进一步提高档案管理工作的质量、效率和服务，有必要充分利用现有科技成果，将原有的档案管理模式以及管理结构转到数字化和数据库方向，尽管还存在投入需增加、数据化方向意见分歧和法律的滞后等问题，但先进的技术就是生产力，是历史发展的趋势，值得探索和讨论研究。例如档案管理部门在传统的交通工程技术资料档案管理过程中，主要工作多集中在工程技术档案资料管理结构技术上，档案数字化建立后，借助云服务提供商（如阿里巴巴云服务，安全等级高，访问不堵）或托管服务器建立交通工程科技档案数字化数据库，为档案内容进行备份，解决档案查询借用出入库等繁杂工作，降低工作强度，提高工作效率和服务水平。通过这样的管理模式，使交通工程科技档案数字化管理工作更趋于多元化发展。

2）构建面向智慧交通的档案信息化人才队伍。档案管理工作主要包括收集、归档、保密、查阅、开发利用等管理步骤，这些环节之间的关联程度很高，需要档案管理人员具备较强的专业能力和扎实的专业知识，从而很好的处理档案管理工作中的各个环节。只有档案管理人员拥有扎实的专业知识，才能在面对档案管理工作时及时处理和应对。与此同时，构建面向智慧交通的人才队伍模式是应对大数据环境的必须举措。建立熟悉信息化档案管理的专业人才队伍，定期对现有人员进行培训，积极培养档案信息管理知识，对新型技术的操作人员进行引进，利用好相关资源对已存在的档案管理专业人员给予更好的发展空间，逐步实现档案人员管理系统的引进与培训相结合，激发档案管理人员的积极性，提高档案信息管理的效率。

3）完善档案管理工作的基础设施。档案管理信息化的建设是在完善的基础设施上进行的，也就是说基础设施是档案管理信息化的前提条件。其中，基础设施主要涉及以下几个方面：第一，如扫描仪，电脑等硬件设施，硬件设施的情况对信息化建设具有直接影响。第二，计算机网络技术，该技术是一项可以将资料进行分类、录入的系统。计算机网络技术可以有效提升管理工作的质量和效率，还能促进各个部门之间的沟通与交流。第三，良好的档案管理体系能够避免信息的泄露，并能够及时对档案资料进行备份，防止出现档案丢失或破坏而影响工作进展。

5 结束语

档案管理工作对社会的进步、经济的发展有着非常重要的作用，因此必须做好档案管理工作。但是通过调查发现，我国基础档案管理工作中仍然存在一些问题，档案管理工作人员的专业技术水平不够高等因素导致我国基层档案管理工作效率和质量偏低。本文对如何提高交通工程档案管理工作现代化、如何提高专业技术人员素质进行了阐述，希望能给相关人员提供参考。