生态环境档案的价值与规范管理探讨

孙志岚

（大同市生态环境局灵丘分局，山西 大同 034400）

简明扼要的讲，生态档案就是在开展生态环境相关工作时，对过程中产生的问题、困难、异常等等细节的记录，是确保工作可追溯的一种载体。可以说，作为信息资源，档案记载的内容具有特殊性、基础性、不可取代的价值，不仅对过去的先进工作经验、发展过程等进行了记载，也为下个阶段的工作提供了指定性的服务[1]。然而，伴随着信息技术的迅猛发展，生态环境档案的管理策略也将面临着改革挑战，必须要做出一定的改变，做到与时俱进，方可为生态环境的管理工作提供依据。

1 生态环境档案的价值

作为系统性与复杂性兼具的工作，要想做好生态环境工作，不仅要具备完善的机制，也要有适合的对策，而环境生态环境档案作为其基础性工作之一，对实际工作的开展也具有重要意义，具体体现在如下几个方面：第一，生态环境管理中记载着的数据，有一部分是关于污染纠纷、环境案件处理的凭证，是进行环境执法时的重要指导依据，为调查与仲裁污染事件提供了支持力量，直接保证了生态环境管理的社会与经济效益；第二，生态环境档案中对各个阶段的通过环境监测得出的环境条件与原始数据均有明确的记载，想要了解当时的状况，只要查阅当时的档案即可；第三，现如今，环境档案已经不仅只是通过文字记录，还包括技术手段、图片、视频等方式的内容记录，更好地将过去时间段发生的事情、环境情况的变化做记录，并把其中存在的缺陷与不足更好地体现出来，从而增加了监测机构的预防能力，提高监测和水平；第四，很多先进的监测理念与技术等等都可以在档案中查找到，提供更好的依据便于后续监测工作的开展；第五，除了上述提到的内容，还有各个时期的学术思想，对于生态环境的认知等等，对各种监测数据进行了统计、分析、整理、并编制成档案，为了现代以及未来的科学家们提供了环境研究数据与依据，可见，环境监测档案还具有学术价值[2]。

2 生态环境档案的规范管理

1）完善相关管理制度。生态档案的管理制度是开展生态档案管理工作的重要依据。因此，相关部门应当依据相关法律法规标准对管理工作进行规范，依据《中华人民共和国档案法》等制定适用于实际工作管理的制度开会管理生态档案的工作。立足于《中华人民共和国档案法》相关法规规定，优化生态部门档案管理制度，争取做到完善。在制定生态环境监测部分的发展战略时，要将生态档案管理工作纳入其中，对各项制度进行明确，比如：定期归档制度、定期销毁、实行一企一档制度等等，尽最大程度让档案信息的完整度、真实度得以保证，从而实现档案的科学化管理。

2）明确档案归档范畴。具体来讲，所谓归档范围是指对生态环境监测工作与活动有直接记载、反映，且具有利用价值被保留下来的文件与数据。其中包括：相关工作执行方案、计划以及总结；质量保证的要求、计划与考察情况；质量报告、专题报告与数据等等。

3）执行档案归档要求。为了能够确保责任可追溯，在整理生态环境档案文件材料的时候，应当按照谁承办，谁承担的原则开展，按照阶段进行生态环境工作分配，收集、整理材料的工作应当由专门档案管理人员负责。如果涉及多个部门的，就应当按照工作需要推举出一个主要负责部门[4]。对于生态环境档案的案卷，应当对其进行真实性、完整性、保密性等多方面的要求，以此保证案卷的严谨[3]。在文字方面，应当保证落在档案上的字迹工整、清晰等等，符合材料的要求。按照国家要求的文件标准，进行电子文件的归档，确保文件保存格式具有长期性。录入为电子文件的档案内容，必须要确保与纸质档案文件内容相一致，并建立相关的搜索功能，以便于日后查阅。

4）提升管理人员素质。档案管理人员是档案管理工作的直接执行者，也就是说，人员素质决定着档案管理工作的质量。因此，有必要提高档案管理人员的自身素质。对于档案管理人员，必须要求其明确自身的工作职能以及材料形成的过程，对材料的建立进行有效的指导、监督、管理、归档等工作。具有足够的理论知识，明确档案在使用方面的要求，比如：档案标签的书写、如何存放档案等等，要详细了解档案相关内容[5]。另外，生态环境档案管理工作不仅枯燥且重复度高，作为档案管理专职人员，需要有足够的责任心与耐心，对于档案管理的态度，必须要认真、仔细，尽量避免出现档案破损、丢失的情况，做到妥善管理。

5）加强思想认知程度。意识决定行为，要切实开展生态环境档案管理工作，必须要意识到档案管理工作有效落实的重要性。对于生态环境档案管理的职能部门的领导者而言，首先要加强自身意识，以身作则，带领相关工作者要加强自身意识，认识到在对生态环境保护和问题解决的过程中，要以环境档案为依据，确保相关工作开展的规范性与针对性，如此才能够充分发挥环境工作档案的作用。同时，还要加强环境监测体系的建设与发展，优化人员配置，合理安排管理经费，对于落后的监测设备及时更新、更换，提高环境档案工作成效[6]。

6）提高档案利用概率。环境监测工作档案是用图片、声音等各种形式与载体记录相关活动中形成的具有保存价值的历史记录。由此可见，在环境监测工作中，对档案的开发与利用具有重要意义。在评估、预测环境质量变化趋势，为该项工作进行可持续发展规划时，可以通过检测环境质量得出的数据分析结果为基本依据，从而提高分析效果，更准确地判断出环境质量变化走向[7]。与此同时，在加强档案利用率时，管理人员也可以通过多次利用，提高自身的业务素养，为政府部门、上级领导及时提供该地区的环境质量变化情况报告，给相关部门的宏观调控提供了有力依据。

3 结束语

在生态文明建设推进的过程中，实行有效的生态环境监测工作，要从基础性工作做起，而生态环境档案监测作为基础性工作之一，记录着环境质量变化、环境建设过程等一切相关内容。伴随着我国环境监测工作逐渐深入，需要录入在档案中的内容也愈发多元化，为日后的环境管理工作提供了更好的服务，也是支撑各单位决策主要力量。因此，对环境监测档案工作的重要性要加强认识，并不断对自身使命感加以增强，做到与时俱进，对当前生态环境档案监测工作的特点清晰认识，在推进该项工作发展中稳步前行。