新形势下加强城建档案管理的有效路径

董婷婷

（上海市城市建设档案馆，上海 200336）

《中共中央关于坚持和完善中国特色社会主义制度、推进国家治理体系和治理能力现代化若干重大问题的决定》[1]明确提出：“巧妙借助大数据、人工智能、互联网等技术优化行政管理，加快数字化建设，共享数据，对个人信息进行重点保护。这对政府完善规则制度，积极运用新技术，提高行政能力，切实发挥政府职能提出了明确的要求。那么，城建档案管理如何适应新形势，创新管理理念与方式，促进城建档案可持续健康发展，为社会提供高品质服务，是当前城建档案重点思考的问题。

1 新形势下城建档案管理面临的挑战与机遇

新形势下，大数据、互联网、智能化技术广泛运用于城市管理、医疗卫生、社会保障、公共交通等重点领域，逐步提高公共服务智能化、数字化，有利于控制公共服务成本，提高服务精准度，提高人们满意度。“逆水行舟不进则退”，只有迎难而生、直面挑战，才能够真正化解危机，获取难得的发展机遇[2]。

1.1 城建档案工作面临的主要挑战

从建立之初到现在，城建档案事业经过四十年的发展在多个方面取得了明显进步，包括法规与制度建设，机构编制配置以及管库设施等。但对于新技术革命还是没有做好充分的准备，有各种问题存在：

第一，缺乏深刻认识，不能够主动作为[3]。对于经济社会而言，不断涌现的新技术影响较为深刻，政府应积极作为，立足于实际设计科学合理的规章制度，全面改革政府治理理念、工具以及手段等，对新技术予以更好地利用，促进行政管理效率的提升。也正是因为政府实施“放管服”措施以及《优化营商环境条例》，进而要求城建档案管理一定要加快应用新技术，并积极创新管理模式。除了城建档案人缺乏深刻认识外，相关管理部门的管理人员也存在这样的情况，甚至一些觉得城建档案事业无关民生，不论是在优先发展，还是新技术运用方面，均未将其作为主要对象。

第二，人才极度匮乏。长时间以来，人才培训与储备都是城建档案事业的一大短板，具体表现在，存在很多“半路出家”的从业者且都是非专业人士，人员年龄普遍偏大，不能及时更新知识较好的掌握新技术能力。虽然近年来受计算机技术应用范围不断扩大的影响，积极引进计算机高技术人才，然而拥有现代新技术的复合型人才却屈指可数。在独立管理维护计算机系统方面难度很大，外包成为主要途径，又或是向专业公司求助。

第三，未有充足的建设资金。城建档案馆基本上都是财政全额供养单位，未有创收收入。而现代化与信息化建设则必须要以大量的财政投入为基础，但是现阶段各地均普遍存在财政预算紧缩的情况，对很多地方来说都无法通过财政支持来进行大规模、深度的技术革新，而这也就让城建档案事业的发展受到了严重阻碍。

第四，存在较多的现代化、信息化规范管理与有序发展问题。管理效率与服务群众水平受到诸多因素的影响而不能得到有效提高，对此就需借助制定规则的方式，共享数据，促使基础数据库充分发挥自身职能，进一步强化政府治理能力。法规制度建设缺乏问题同样存在于城建档案系统中，在指导信息系统平台的建设与开发方面未有一个统一的规范技术标准。

1.2 面对新技术是挑战更是机遇

截止到目前，城建档案事业将迎来多方面的深刻变革，包括管理对象、业态形式、管理模式等，从而使之获得全方位、颠覆性的发展，对此就要求城建档案人一定要把机遇牢牢抓住，确保高质量发展与进步的顺利实现。

第一，目前，档案数量、规模及形态变化较为明显，这无疑是对档案管理效率及质量提出了更严格的要求。对此，优化档案管理技术是城建档案管理的重点。

第二，社会需求日益增长，对档案利用效率的要求更高。而若要让这一需求得到满足，就只有把现代信息技术充分利用起来，对城建档案管理予以强化，建立资源信息共享平台，互联互通。

第三，城建档案事业发展的必然结果。社会主义最重要的一个内容就是城建档案事业，不论是国家社会进步与经济进步均离不开它，其发展水平往往能够将社会经济的进步体现出来。

第四，世界各国档案工作发展的共同趋势。一方面，持续发展的现代技术与生产、社会管理活动，迫切的需要对现行档案管理手段予以变革。另一方面，日益成熟的现代信息处理技术可在档案管理中发挥重要作用。所以，世界各国都在积极将现代新技术应用到现代档案管理中，从而使档案事业的发展进一步更快，与社会变革更好地适应。

2 新形势下加强城建档案管理的有效路径

2.1 加强长期宣传工作的开展

新形势下，城建档案应注重长期宣传工作，广泛普及城建档案知识，促使更多的人真正意识到城建档案工作的价值[4]。在宣传工作中，档案管理人员可灵活利用展板、媒体等方式向社会大众介绍城建档案概括、馆藏数量、分类、对外服务项目及档案查询方式等，引导群众可知晓城建档案管理的意义。同时，宣传工作中应积极创新服务模式，尽力地满足群众需求。

例如，档案管理工作人员可根据实际情况制定《城建档案馆指南》或有关档案知识手册、借助“6.9档案日”开展城建档案巡展、开设微信公众号等方法，向社会大众全方位展示城建档案工作。另外，长期宣传工作中应注重城建声像档案的编研与管理，精心制作《城建档案》宣传片、《重点工程建设》纪录片、《城市规划发展》、《城市建设》等影片，构建城市记忆工程，对城建档案优势及潜力进行深入挖掘，并充分彰显声像专业技术的优势，强化群众对城建档案的认知，以此来确保城建档案工作顺利开展。

2.2 全面落实城建档案数字化流程

高效、科学的工作流程以及管理体系，属于推动城建档案数字化持续发展的重点[5]。随着信息时代的到来，城建档案中心应紧跟时代发展潮流，加强数字化建设。其一，档案查缺。注重对各类城建档案的完善，保证档案资料的可靠性、完整性；其二，整理编码。对城建档案开展类号与编码编注工作，并制定页码，根据城建档案类型、范围等实施排序；其三，目录录入。通过合理的途径来让城建档案的目录能够顺利录入，确保所录入内容的精准性；其四，打印装订。严格遵循《档案整理工作细则》中的相关要求，将城建档案进行装订与整合；其五，档案扫描。完成对已经打印完毕纸质档案的扫描工作；其六，图像制作。将所扫描的图像进行高清版本的制作，保证其分辨率能够符合相关标准，纠正图像中所存在的错误，保证原始图像能够和高清图像保持统一，充分迎合数字化归档的相关要求；其七，数据审核。严格审核城建档案数据信息，确保数字化档案中的内容能够和原始档案相关内容相统一，将数字目录和原始目录进行对比，对其中的偏差进行纠正，保证相关内容能够符合既定的保准，之后将这类数据信息上传到档案数据库之中。

2.3 提高服务水平

对城建档案管理服务特性进行明确，逐步强化服务水平，有利于高效利用档案，有力地促进城市化建设进程。以创新服务模式为切入点，将城市化建设与档案管理之间的关系进行科学协调，形成长效协调机制。对城建档案服务意义予以明确，在单位内部达成一致，引导工作人员以城市化发展为切入点开展工作[6]。全方位分析城市化建设现状及社会需求，保证服务工作能够真正迎合不同主体个性化需求。特别是延伸与拓展信息化服务渠道，为群众提供更便捷、更精准的服务，结合智慧城市建设要求，促使信息技术有效融合。同时，积极开发移动客户端，借助5G技术，开设APP来迎合群众个性化需求，革新网络服务模式，提高使用体验[7]。另外，优化网络平台，不断完善其功能，提高城建档案管理的专业水准。特别是在新媒体形势下，城建档案工作应积极同新媒体相融合，借助微博、微信进行广泛宣传，精准推送信息。

2.4 全面落实城建档案工作保障

增强制度、体制建设，建立完善的档案管理体系[8]。构建接收标准、整理细则以及查阅规定等相关制度，保证各项工作能够有据可依。城建档案中心应构建“一图一表”工作制，即《档案材料管理流程图》，达到城建事项一图尽览的目的；建立档案审核要点登记表，防止可疑信息产生缺失现象。建立政策反馈机制，对城建工作进行正确的指导。建立以审代训机制，完成档案管理部门内容结构的重组，随机筛选档案现场进行审核。建立部门协作机制，针对检查过程中所暴露出来的问题进行研究讨论，作出相应的处理决策。把握机构改革进程，及时规范城建档案中心档案管理体制。

2.5 优化城建档案管理人才队伍结构

同过去的纸质档案管理工作相比，新形势下城建档案管理工作具有显著区别，因而对档案管理人员来说，除了要将传统的档案管理业务知识掌握之外，还应与时俱进，熟知最新知识。进入大数据时代，档案管理人员还应把其他综合知识均较好的掌握，包括现代信息技术等。笔者结合自身工作实践，建议不断完善城建档案管理人才队伍结构，具体可从以下两方面着手：第一，对现有档案管理人员的业务知识展开培训，邀请相关专家（计算机、数据库、系统维护及城建档案管理）到校内上课，也要给予专职或兼职档案人员鼓励，让其在线学习，不断充实自己；第二，将专业知识扎实，技术过硬的复合型人才引入。城建档案管理工作人才队伍必须以多元化、综合性人才结构取代过去的单一的人才结构，须知，只有确保人才队伍结构的科学合理性，方可进一步提高城建档案管理工作效率。

3 结语

当前，城市建设迅速发展，严格管控建设质量，重点保护历史文化名城及老建筑，再加上开发新城，对城建档案管理工作提出了更为严格的要求。对此，城建档案管理人员应对理论知识与先进的技术进行牢固掌握，深入挖掘城建档案潜在价值，为城市建设提供精准信息。相信通过领导的高度重视、工作人员积极努力，再运用高科技手段，必然可促使城建档案获取最大化经济与社会效益，为城市建设提供高水准服务。