事业单位人事档案管理的必要性及策略初探

2021-04-14孙炤华

卷宗 2021年17期

孙炤华

（内蒙古赤峰市红山区人力资源和社会保障局，内蒙古赤峰 024000）

目前我国很多事业单位人事档案管理工作落实不到位，相关单位在开展档案管理的过程中不能有效地完成人事档案的管理和保存，这对我国事业单位的发展产生了一定的影响，因此加强事业单位人事档案的管理具有重要的意义。

1 事业单位人事档案管理的必要性

1）有助于员工成长路径追踪。人事档案一般是专门用来归档记录单位员工职业个人经历、工作业绩表现、奖惩考核情况等相关信息的，人事档案上的主要内容其实就是一个单位员工职业的发展和成长轨迹[1]。因此做好机关事业单位员工人事档案收集管理工作不仅能使每位员工拥有清晰的事业个人工作履历，能有助于事业单位相关组织人员能够清晰、准确地认识到每位员工的技能优势，从而为每位员工安排合适的工作岗位。

2）有助于提升事业单位人员的利用效率。档案管理类别工作一直是各个单位业务组织的重要工作内容，人事档案业务管理工作是众多人事档案管理类别工作中的一个，但却是最重要的。任何事业单位组织的持续发展也都离不开培养人才，通过合理地利用人事档案，事业单位部门能够及时结合相关员工的实际工作开展情况和以往工作经历，及时发现相关员工的职业价值潜力所在，并及时给出综合性质的评价，在能够帮助相关员工尽快找到合适的工作岗位的时候的同时，进一步提高相关事业单位工作人员的资源利用效率，从而达到物尽其用，人尽其才的工作效果[2]。此外人力资源保障部门在组织进行本次招聘的工作时候，也可以通过事业单位人事档案初步调查了解本次应聘岗位员工专业岗位的信息匹配符合程度，从而节约招聘时间，促使招聘需求岗位人员能够以最快捷的速度地寻找到合适的专业人才。

2 事业单位人事档案管理的改善途径

1）创新管理模式，完善工作制度。为了真正实现事业单位人事档案业务管理工作的全面开展，各个机关事业单位不仅需要不断优化当前事业单位人事档案工作管理模式，并且需要实现档案工作规章制度的逐步建立健全[3]。首先，事业单位需要做好档案工作信息网络的合理组织规划与有效构建，并且不断强化其信息管理服务力度，顺利间接实现一级信息人事档案工作资源的有效共享。其次，事业单位需要建立一个完善的人事档案监管科，并合理配置编制专职的人事档案管理工作人员进行人事专业档案管理，直接从人事办公室中直接选派出一个人事档案科来管理工作，只有如此，才真正能够有效确保提高人事档案科的管理工作质量。在此，事业单位需要建立人事档案管理工作领导协调小组，能够针对各级人事档案业务管理工作需要人员定期做好档案业务管理方面的技术培训、检查，做好档案工作管理方面的业务监督和技术指导。最后，事业单位需要做好新的人事档案工作管理制度的完善工作，使有关部门能够将人事档案管理工作进程对应的管理制度方法融入新的人事档案制度管理工作进程当中。

2）强调人事档案管理信息化建设。实施事业单位人才资源信息档案资源的有效共享和建设，可以直接服务于企事业单位开展人事档案收集管理工作，因此在具体的档案管理服务环节，事业单位需要充分利用大量资源，确保其管理功能作用能够正常充分发挥，并且在具体的档案服务管理环节，还同样需要充分考虑到现代科学档案技术的合理推广使用，相关部门不仅需要针对机关事业单位的实际管理问题实际进行分析，从而能够实现一个系统化的档案建构，并且需要配合传统的档案辅助管理手段，这样就可以有效实现事业单位工作效率的一个全面提高，同时也同样可以有效满足事业单位对传统纸质事业单位人事档案的有效保护。在正确落实工作目标编制方面，有关部门需要充分考虑到实际管理工作效率的有效性和提高，合理有效地充分发挥计算机的技术优势，并且通过各种先进设备的广泛使用，在计算机中可以输入更多事业单位相关人事档案及相对应的数据资料，这样就可以直接实现对档案数据资料的实时准备，并且直接实现同步档案数据，此外事业单位可以利用超大屏幕技术实现对档案内容的实时查阅，并且也可以有效避免因为多次的反复翻阅，导致人事档案本身功能出现严重损坏的尴尬情况。目前新兴的网络共享技术已经可以有效满足当前人事档案信息管理的各种创新技术需求，相关事业单位需要重视新技术的应用，如此才可以能够有效实现不同管理地域之间人事档案管理信息的实时共享，这样就可以有效地处理人事档案管理成本的节约，并且将管理工作效率全面的提高[4]。

3）强化事业单位人事档案的业务工作。为了真正实现机关事业单位内部人事档案文件业务管理工作的有效落实，事业单位需要在内部研究构建一个完善的人事文件档案整理工作规定，从而逐步明确单位人事档案文件管理的实际适用范围[5]。此外人事档案资源管理部门还要制定一套科学合理的文件整理工作程序，这样就完全可以有效确保单位人事档案的基本管理质量，使相关人员可基于国家规范化的管理标准制度来明确要求机关事业单位做好人事档案管理数据相关信息的档案录入工作，进而使档案管理人员充分利用专业计算机处理软件以及系统技术，来做好人事档案数据归档后的处理，档案管理人员可将人事档案归档整理为一个数字化的文档，这样方便后续的使用和日常的信息检索。

4）落实事业单位人事档案管理工作职能。事业单位内部人事档案业务管理监督职能的不断提高，有利于人事档案监督管理工作的顺利开展，因此事业单位档案管理工作的开展需要与事业单位自身的实际工作情况相互协调并结合起来，相关单位必须能够制定一套完善的人事档案管理规章制度，能够通过定期检查与落实监督管理人事档案，确保其在人事档案监督管理中的各项措施都能够及时得到有效的贯彻落实[6]。使有关部门能合理使用和发挥服务档案管理系统的优势，能够使用先进的信息处理技术和收集技术来给予人事档案管理工作人员以技术支持。此外，基于目前人事档案及时查询的基本特点以及实际的查询使用功能要求，有关部门可以通过科学合理进行分类与综合编排来进行人事档案查询工作，这样才能更有利于人事工作人员的及时查找，能够有效提升人事管理效率，使相关人事档案资料查询处理完毕之后，能够及时地对归档进行处理，并且对于相关人事档案相关资料的归档完整性定期地进行检查和考核，从而最大程度上提高了事业单位人事档案的收集和管理能力，使相关档案的收集和管理工作能更加有效、快速地开展。