事业单位档案管理工作的现状与时代融合分析

毛翼坤

（白山市浑江区发展和改革局，吉林 白山 134300）

1 导言

事业单位作为一个服务单位，应当承担更多的社会责任，因此保证事业单位的稳定发展十分重要。事业单位的档案管理工作直接影响着其发展，因此事业单位必须认识到档案管理工作的重要性，认识到当前工作存在的问题和难点，并结合实际制定有效的解决办法，保证档案管理的规范化发展，充分发挥档案管理工作在事业单位发展中的积极作用。

2 事业单位档案管理工作现状

2.1 缺乏对档案管理工作的正确认识

在档案工作影响力增大的同时，事业单位的档案管理工作日益受到相关领导的重视，一些单位已经针对档案管理工作的不足进行优化，但多数事业单位对档案管理的认识依旧不是很充分，甚至仅仅改善了基础的档案管理形式，添加了一些档案管理信息设备，并未对档案管理方法和机制进行全面性改革。这使得事业单位档案管理的工作效率处于较低水平，给档案的开发利用形成了不小的阻力。

2.2 信息化程度不足

随着信息技术的发展和应用，加强信息技术在事业单位工作中的应用是必然的发展趋势。但是部分事业单位在开展档案管理工作中，缺乏对信息技术的应用，导致档案管理的信息化程度不足，不利于提高档案的管理效率和利用效率。在借助信息技术开展档案管理工作时，部分单位只是进行部分文件的传输，在提取档案信息时依旧采用纸质版的资料，导致许多档案资料未形成电子资料，不利于促进档案的信息化发展，也不利于提高档案利用效率。

2.3 缺乏高层次档案管理专业人才

人才是事业单位各项专业工作开展的基础，事业单位的档案管理工作也需要高层次的人才，实现管理工作的不断升级。但实际上，事业单位档案管理工作从业人员，大多数缺乏档案专业的学习和系统化培训，而是从其他岗位转型而来，在缺乏专业知识的前提下，完全不具备档案管理的基本常识和手段，系统化的管理也成为无稽之谈。专业程度不够的档案管理人员，只能承担资料的收集和装订，无法挖掘出一份档案资料背后的历史价值和重要意义。档案管理工作虽然也有一部分水平高的专业人才，但他们往往身兼数职，无法实现档案管理的转移性和系统化。

3 事业单位档案管理工作与时代的融合途径

3.1 重新构造档案管理业务流程

第一，优化业务流程。在事业单位档案管理的过程中，为了能够确保档案信息化管理顺利进行，在档案管理的过程中，需要相关人员采取必要的措施优化业务流程。首先，优化档案管理部门内部的业务流程，使各个部门在工作的时候都能够熟悉自己的岗位职责。其次，优化档案管理部门和其他部门的业务流程，强化档案管理部门和其他部门之间的沟通，从档案信息需求者角度出发优化档案信息检索、利用、处理和反馈。第二，实现档案业务标准制度化发展。事业单位档案管理标准化对档案管理意义重大，为此，在档案管理的时候要将档案流程标准以制度的方式固定下来，明确档案管理分工。第三，完善事业单位流动人员的档案管理。对事业单位的流动人员进行统计分析，根据统计分析结果对人员管理进行适应性的创新，一方面要加大对流动人才的档案保留管理，另一个方面要简化单位流动人员管理模式，制定出和整个单位相适应的流动人员档案管理方案，不断提升事业单位人员档案管理质量和管理效率。

3.2 创新制度管理，加强法规落实和制度考核

切实落实各项管理制度，是保障档案工作高质量开展的基础。一方面，所执行的制度要具有先进性，事业单位应该对机构内的各项制度进行梳理和淘汰优化，将陈旧刻板的管理制度进行改善，特别是档案管理制度，事关每一项具体工作，要求制度与实际工作要严密结合；另一方面，制度的执行必须科学、稳定，不能三天打鱼两天晒网。在制度的层面，电子档案的推行还缺乏足够的制度依托，单位内部的一些文件、制度等资料，在保存一部分原始资料的基础上，更多的是以电子档案的形式保存和归类。电子档案已经是大势所趋，但在制度层面，还缺乏对电子档案的管理优化，哪些资料可以仅保存为电子档案，哪些应该同时保存纸质材料，都要严格分类和履行。此外，如何保障电子档案的安全性和真实性，也是事业单位档案管理制度面临的重要挑战，解决这些问题并严格执行，需要加强督导和考核，确保档案工作不出现漏洞。

3.3 加强电子档案的建设

要提高档案管理的工作质量，促进其规范化发展，事业单位要重视实现档案管理的信息化发展，加强电子档案的建设。只有实现了电子化档案，才能对档案信息进行批量处理，提升工作效率，保证档案信息的传递效率。因此，事业单位要重视档案管理的电子化管理，结合当前信息技术的应用水平制定新的管理目标，重新构建内部组织结构，从而更好地提高档案的标准化和信息化水平。在进行电子档案管理过程中，事业单位要重视对管理方法和理念的引入，加强对专业软件的应用，完善内部档案管理系统，保证档案信息的共享效果。此外，事业单位要重视办公自动化系统的构建，结合当前档案管理工作的需求，加强对办公软件的调整，加强对系统功能的拓展，进而提高档案文书的处理效率，为建立电子档案奠定坚实的信息基础。

4 结束语

总之，事业单位档案管理工作在新时期面临诸多挑战和机遇，成为此项工作进行转型的重要节点。档案管理工作应该以信息化转型为导向，结合制度建设、人才储备、理念创新等优化策略，综合运营信息技术和现代企业管理理念，结合档案工作的特殊性和事业单位工作的普遍性，紧密结合社会经济发展和单位发展的实际需求，打破传统思维和管理手段，形成科学、完善、可持续的新时期档案管理制度。实现以上优化路径，还需要事业单位加强保障，从制度、人才、资金等方面加以扶持，让档案工作成为事业单位高速发展的重要依托。