数据开放环境下的档案资源共享机制研究

史艳英 张 娣 李跃文 葛 慧 仝天余 王 频

（1.保定市儿童医院，河北 保定 071000；2.保定市莲池区卫生监督所，河北 保定 071000）

医院人事档案管理是医院管理工作的组成部分之一，与医院工作人员的利益有直接关系，是选拔人才的主要依据，是医院人事部门的主要工作内容，如何改进工作方法，使档案管理工作越发规范、提高服务能力，是医院档案管理部门需要重点关注的问题，传统的人事档案管理方法有一些不足需要改进，需要加强信息共享工作，促进档案利用价值的提升，现在互联网技术特别是物联网和云计算技术已经得到了广泛应用，档案管理工作也能依靠这些技术提升管理水平并加强资源共享工作。当前数据开放技术在档案管理工作应用的深度和广度都在加大，通过建立共享平台能够保证档案资源的共享工作开展得更好。

1 数据开放技术对档案管理的作用

数据开放能够使档案在共享的方式、共享的内容等方面得到改变，能够提高档案的开发水平，能够使档案数字化管理的程度加深，获取数据时，因为得到数据存储系统开放权限的支持，因此变得极为容易，只要能够保障开放数据库数据的真实性，那么它的利用价值就能够得到充分的体现，数据真实性的验证极为容易，因为能够得到数据开放技术的支撑，数据的利用变得有效率，资源价值显著提升，管理成本反而相对下降，开放数据的数字资源的认证变得更为容易，档案管理工作者可以将资源存储到云平台，利用信息技术对所存储的数据进行加密，加盖时间戳的数据自动具有合约属性，数据的安全性得到保证，具有了法律属性，在共享期间，就能够提高安全性，不会使大量的数据所有者利益受损，上传和共享过程就是形成具有法律属性的智能合约的过程，可以帮助共享平台，发挥更好的作用，由于无用的信息被直接清除，因此经过筛选的数据显著提升了价值。

2 档案信息化管理的安全风险

1）计算机病毒问题。当今社会，人们的生产生活已经与计算机建立了紧密地联系，可以说无时无刻不在使用计算机，计算机成了生活的要素，但是计算机的使用存在安全风险，特别是在大数据时代，信息广泛传播，数据的存储和查阅离不开网络，在这种情况下，计算机信息的安全问题就显得日益突出，这给信息档案管理工作带来了巨大的隐患，科技越进步，安全风险越多，必须高度重视计算机和网络的安全问题，但是计算机病毒等传统安全问题极容易发生，很容易导致数据被损坏，计算机病毒的产生与没有建立好软硬件隔离、乱用移动存储介质等问题有很大的关系。

2）存储介质问题。纸质档案变成移动硬盘、光盘等存储介质以后，虽然缩小了存储体积，携带方便，保存的信息被涂改会留下痕迹，但是电子设备的使用周期未必就比纸张长，而且电子储存介质更容易损坏，对于储存环境具有较高的要求，因此稍微微不注意，就会导致存储介质损坏而造成档案数据无法再利用，很多单位在保存档案的时候没有建立纸质副本，也没有建立电子档案的副本，因此导致档案损坏以后会造成巨大损失。

3）非法访问问题。自从计算机网络出现的那一日起，黑客就一直存在，很多黑客有时并非基于某种非法目的，而是仅仅因为好奇心，就非法使用技术手段进入档案管理系统，对档案进行复制或删改等操作，也有部分不法分子企图利用档案进行要挟，因此控制档案管理系统。档案是重要的文件，不得任意修改，档案是事件的真实记录，与各项工作都有紧密地联系，如果档案资料被修改或者被黑客非法利用，其影响将是极其巨大的，但是很多单位的计算机管理人员并不具备安全防范意识，没有为系统安装杀毒软件和防范黑客破坏的软件，密码的设置相当简单，极容易导致档案管理系统被不法分子侵入，从而造成损失。

3 在数据开放技术背景下档案馆数据库共享的实现

1）数据库的设计。要想做好数据资源共享，首先要做好数据库的设计工作，首先要赋予站点上的计算机以数据访问权限，通过设置不同的权限，保证数据库的安全，同时不受访问的影响，用于共享的数据库，要保证数据全面完整。

2）数据存储的架构。使用数据开放技术，计算机的功能可以更好实现，功能划分更细致，不同的站点依靠不同的分支管理系统实现数据访问，数据库的作用增加，这样就能够增加数据库的工作能力，保证数据处理能力不受到限制，共享数据查询方便安全。

3）数据存储的设计。可以用粒度的大小来表明数据库中数据的级别，粒度大，说明数据库的集成程度非常显著，粒度划分合理，能够使数据库的运行效率偏高，不同的层次结构对数据的查询效率有影响，使用分段数据开展资源共享工作的优势特别明显，可以使用数据链控制共享的范围，并能切割数据端来达到实现高效安全查询工作的目的。

4）借助远程访问技术。在进行档案数字资源共享时，可以使用虚拟专用网络、用户身份认证等技术，这样能够保证资源的安全性，而且还不影响资源的网络共享。使用加密技术可以使数字资源在虚拟专用网络中进行通讯时，安全性能得到保证，通过身份认证系统，能够使不同的用户访问不同级别的资源，避免级别高的资源受到低级别用户的破坏，当然要想保证共享效率高，就必须建立统一认证的管理平台。

4 在数据开放技术背景下档案馆实现特色数据资源共享

大数据时代到来以后，人们对于数据有了深刻的认识，需求量也增加，需求的要求也多种多样，人们不再仅仅局限于对于数据资源的知情与参与，还希望能够扩大信息资源的获取权利，能够增强数据资源共享工作，从而为自己的工作和生活提供帮助。

1）数据开放下实现档案数据存储。档案内容要实现数据共享机制，首先要保证信息可靠，核心数据库架构分散，必须采取技术措施来进行数据的传递，在数据开放模式下，通过创新可以解决这些疑难问题，数据开放技术可以让数据库覆盖面扩大，应用面也扩大，档案管理工作人员利用数据开放技术，可以对档案应用系统进行控制，能够更好地实现数据共享，能够实时上传数据。

2）数据开放下实现数据的更新。使用数据开放技术，数据的更新、很快、很及时、很全面，首先要完成数字签名工作，然后才能够进行数据共享，数字签名在数据共享后，数字签名被保存在档案馆，一端发送地址信息给密钥，档案数据库识别地址，进行数字签名认证，然后保存到数据库，之后被封包的共享数据形成新的开放数据库。

3）应用特色数据库。数据开放技术可以深度挖掘档案资源，建立特色数据库，满足用户的特殊需求，并使数字资源利用价值提升，这是档案共享工作的一个重要方面，通过这一工作机制，能够提供个性化服务，能够更好地实现档案信息共享工作。

4）强化协调与合作。在开展数字资源共享工作时，要加强档案馆的协调，对于加强合作开发也非常有意义，通过这种机制能够解决经费、人才不足的问题，能够通过合作完成一些档案馆单独不能完成的任务，通过整合优势，可以更好地服务于社会，服务于经济发展，使数字资源的服务效能提升。

5 档案资源共享机制的安全数据安全防范措施

1）制定安全防范目标。大数据时代，数据开放特点突出，在这种情况下要想确保档案数据安全，必须明确目标，知道档杂的存在意义，这样才能够有效处理档案信息，有效甄 别有用信息和无用信息，然后再通过工作，加强有效信息的管理和提高服务质量，对有用信息进行分类管理，对档案的安全级别进行具体的细化，确保采集、存储和传输系统都能够保证安全，特别要提高档案服务环节的安全保护工作，档案部门要设立专职人员从事档案数据的保护工作，建立安全责任制，在提高服务效率的同时不降低安全水平，还要提高档案的质量，确保虚假数据不存于档案中，有关部门要加强培训，提高档案管理人员的计算机安全基本常识的掌握水平，要有一定的防范病毒黑客侵袭能力，另外在日常工作中还要通过规章制度确保数据存储介质的规范使用，避免因损坏导致档案信息受到损失。

2）及时改进技术。计算机病毒不断在更新换代，网络黑客的破坏技术也不断升级，但是计算机安全防范技术也不断升级，在大数据时代，在数据开放环境下的档案管理工作人员必须及时掌握最新的计算机技术，通过对软硬件进行升级换代，提高防范安全风险的能力，要不断对木马库进行升级，使新出现的木马能够及时被安全管理软件清除，要定期对数据进行备份，通过备份减少数据损失以后难以恢复情况的出现，要及时采用最先进的技术，通过云端备份、不同介质备份等方法，提高档案数据的安全性，要及时与同行业其他工作人员交流工作经验，丰富提高档案安全管理水平的经验。

3）建立档案数据库。建立综合性的档案数据库是确保档案数据完整的一个重要方法，通过建立数据档案，不但可以以此为中心建立档案服务中心，而且可以避免因为反复读取原始数据存储介质而导致磨损性增加，从而造成介质损坏或发生不可预料的损害的风险，由于数据档案中心的安全防范水平比较高，又不是原始的档案保存材料，因此抗击风险的能力显著增加。

6 结束语

我国的档案资源共享工作还有待于继续拓展深度，扩大广度，之前我国档案资源共享平台建设和管理比较分散，共享服务和整合程度还不高，数据开放技术的出现使这种状况有了改变的可能，随着数据开放技术应用范围的扩大应用、深度的加大，档案管理工作效率提升，数据共享服务的能力也上升，但是仍然有需要改进的地方，档案共享内容的可信度和连通性、多元性都要注意，要促进大众参与的平台共享工作，使资源共享，公共管理资源管理和公共管理可以无缝衔接。通过合作提高服务能力，促进相关工作的高质量开展。