浅谈后勤档案管理工作存在的现状及发展对策

范 鑫

（山西省肿瘤医院，山西 太原 030013）

近几年来，后勤档案管理工作量也在逐渐加大，而要想获得良好的管理效果，我们要做好方方面面的环节工作，因为此管理工作直接关乎行业发展，所以管理者必须要予以重视。然而目前后勤档案管理工作中存在一些不足，比如：不够重视后勤档案管理，再加上管理制度缺失，不利于档案管理工作效率的提升。所以笔者也站在可持续发展的角度上，针对后勤档案管理工作存在问题进行探讨，以便于解决管理问题且降低档案管理成本支出。

1 后勤档案管理工作存在的现状

后勤档案管理工作中存在着很多问题，主要体现在以下几点[1]。第一点，管理人员往往不够重视后勤档案管理工作，这样就会致使相应的技术力量以及办公用品配置不够充足，同时也会拉低整个管理工作质量和效率，难以为行业其他经济活动发展提供便利。第二点，内部也缺少专业的后勤管理人员，现有的人员市场以及成本意识并不强，而此问题产生的原因也是由于他们没有受到过专业的技能培训，自身能力普遍低下，同时对于后勤档案管理中存在的问题也不能够及时去处理，这样就会因工作能力低下而拉低后勤档案管理工作质量。第三点，后勤档案管理制度缺失，也是后勤档案管理中的一个问题，因制度缺失会致使很多不良问题的出现，却难以确保档案管理朝着制度化方向发展。第四点，后勤档案管理方式单一也难以满足行业发展需求，很多管理人员往往过于依赖传统经验，致使档案管理工作受到影响，这些问题的存在也成为了影响行业发展的因素，久而久之就会被其他行业所替代。

2 浅谈后勤档案管理工作发展对策

2.1 重视后勤档案管理工作

为了促进后勤档案管理工作顺利展开，针对上述问题，我们必须要采取有效的措施去处理。首先，应提高内部人员对后勤档案管理工作的重视，只有使他们充分的了解到档案管理工作对行业经济利润提高的促进作用，才能够积极主动参与到管理工作中来，当然也要加强各级部门人员互动交流，以此来解决潜在于档案管理中的问题[2]。其次，管理人员也要具备创新精神，只有推陈出新，才可以保障后勤档案管理工作顺利地展开，同时我们也要树立“以人为本”的管理理念，这对于提高后勤综合服务水平和质量非常关键。最重要的是要加强对内部人员主人翁意识的培养，充分地发挥各级人员职能作用，使他们能够从思想意识上、行动上有所改变，并主动配合相关人员完成后勤档案管理工作任务，进而带动行业健康可持续发展，也能够在变化莫测的市场行业竞争中立足于不败之地。

2.2 加强后勤档案人员训练

在提高各级人员对后勤档案管理重视的同时，管理人员也要加强对档案人员的能力训练，因为后勤管理所涉及的内容比较多，往往需要大量的人员参与其中，而人员业务水平能力的高低也关乎档案管理水平，所以加强专业人才队伍训练具有重要意义。首先，可以定期对内部管理人员进行系统培训，不断地提高其管理水平且丰富其理论知识，针对后勤档案管理工作中遇到的问题，也能够及时的制定解决方案，进而促进后勤档案管理工作能够顺利地展开。当然，也要建立与各个科室之间的沟通渠道，这也是优化后勤档案管理工作的一个关键点，进而确保信息及时传递出去。其次，应建立完善的后勤人员档案管理机制，通过完善化的档案管理工作，以期让整个后勤档案管理工作能够井然有序的展开，因为现代社会的发展，行业之间竞争趋势也在逐渐的加大，而后勤档案管理也是行业发展中的一个重要内容，只有做好最基础的档案管理，才能够满足新时期下所提出的具体要求。此外，加强人员能力训练也是一个提高管理水平的一个有效途径，最后，促进行业健康稳固发展并获得更高社会收益。

2.3 健全后勤档案管理制度

由于后勤档案管理工作难度系数比较高，要想规避问题的出现，还需要健全相应管理制度，制度的确立能够约束各级人员行为举止，使他们能够做好本职工作。本身后勤档案管理工作所涉及的内容就比较多，我们只有建立完善的制度，才可以为后续后勤管理提供有力的保障，当然，也要结合实际健全后勤管理制度，并引导各级人员按照制度内容去进行管理，以此提高档案工作管理效率。其次，也要设立相应的激励惩处制度，对于优秀人员可以给予升职加薪的机会，而对于表现不良的人员应给予惩罚，使他们能够认识到管理制度的严谨性，进而自觉遵守制度内容加强档案管理，确保管理制度发挥出最大化价值和作用。除此之外，健全管理制度，也可以确保档案管理工作不至于杂乱无章，能够井然有序的展开，同时也要提高各级人员服务意识，这样才能提高后勤档案管理水平，促进行业蓬勃稳定发展,成为同行业中的佼佼者。

2.4 创新后勤档案管理方式

社会经济发展速度的提高，管理人员开始注重后勤档案管理，但是在实际管理过程中由于管理方式单一，难以获得良好的管理效果，所以为了紧跟时代发展步伐，还需要创新后勤档案管理方式，要选择一个恰当的方式加强档案管理[3]。首先，我们可以完善工作评价机制或者是成本核算制度，对于内部的档案资源能够有一个科学合理的配置与使用，进一步提高资源使用效率。当然也要明确各级人员岗位职责，使他们能够了解自身应当承担的责任和义务，而在科学信息技术飞速发展的时代背景下，现代化管理技术在档案管理中的运用，为后勤档案管理工作的开展注入了全新活力，提高了档案管理效率，因此，档案管理人员也要使用新技术、新方法以及新设备展开档案管理，这样才能够满足后勤管理工作需求。比如，应充分发挥微缩技术在后勤档案管理中的应用，还应利用光盘刻录机、扫描仪、计算机等现代化设备辅助开展档案管理工作。同时，需要强化对通用软件和加速实用软件的研制开发力度，以信息化、数字化的方式进行档案管理。其次，管理人员也要积极与相关部门工作人员进行互动交流，这也是保障后勤档案管理工作顺利展开的重要前提基础，最重要的是要确保所选择的管理模式具备先进性，也要解决以往过分依赖传统管理的问题，这样一来，既可以发挥后勤档案管理工作的价值，也能够为行业发展注入生机与活力，进而在可持续发展道路上走得更远且更好，确保其他经济活动得以健康稳步的发展。

3 结语

总而言之，目前行业在后勤档案管理过程中困难比较多，致使自身管理成本支出较大，所以为了实现降低档案管理成本支出的目的，还需要增强管理人员对后勤档案管理工作的重视，也要加强人员训练并健全管理制度，更要创新后勤档案管理方式，这样才能解决以往管理工作中存在的问题，发挥后勤档案管理最大化价值，且提高行业综合市场竞争力。