做好城建档案业务指导的若干举措

张若娜

（新力科技集团有限公司，上海 200335）

1 城建档案业务指导概述

城市建设过程中，形成的如文本、图表、音像资料等具有保存价值的各种文献，是属于城市建设档案。城市建设档案是城市发展的真实写照，反映了城市建设的全过程，它们具有很高的历史保护价值。如何在新的常态下做好城建档案业务指导工作，采用科学有效的档案收集、整理、归档手段，建立健全城建档案管理体系，努力完善管理模式，认清城建档案管理的现状，才能真正发挥更积极的作用，发挥城建档案在城市发展过程中的重要价值，这是城建档案业务工作者亟待攻克的历史新课题。近几年随着我国的计算机和网络的普及，越来越多的文章可以通过计算机直接生成和传输，星城图像文件、图形文件、电子文件等，个传统的档案管理工作带来了新的问题和全新的挑战。在面对这一形式产生的诸多问题和新的情况，做好城建档案业务指导工作更显得尤为重要。随着我国逐步建立的社会主义市场经济体制，一系列变化在建设项目的投资建设和管理中发生，因此对城建档案管理机构工程档案的收集、管理和归档提出了新的挑战。依据我国和各省级城建档案法规、法律和规章的有关要求，城建档案管理机构，督促、检查、指导、检验城建系统各行业、各部门、各单位的城建档案的组成、整理、编目、归档、转让，并提供业务咨询和培训。

1.1 城建档案业务指导工作的重要性分析

依据国家法律法规、业务规范和技术标准进行的业务是城建档案业务。城建档案业务指导的重要性主要有以下三方面。首先，城建档案法治建设日趋完善。一直以来，伴随着经济发展和社会进步，城市建设档案的法治建设也在不断完善，除国家法律法规，省市还制定了相关的城市地方性法规、部门性规章和各种档案建设法规，为依法建设档案业务指导创造了法律、法律必须遵循的法律环境，指导城市建设档案业务工作的顺利开展提供了积极的保障。第二，城建档案工作具有高度的政治责任感，具有政治服务的性质，城建档案工作一直秉持优质服务的宗旨，为城市的规划建设与发展贡献出自己的一份力量。第三，城建档案部门的知名度不断提高。最近几年城建档案部门大多服务于基层和社会用户，主动并且积极深入施工现场和积极宣传最新政策，并且严格管理建设项目的档案，提供相关业务指导，让城建档案工作不断地扩大其影响力，同时为城建档案工作也营造出一个良好的业务氛围。城建档案业务指导由大量重要部分组成：城建档案手机与城建档案接收，这大部分可以丰富档案的手机工作和保证档案质量的关键所在，是城建档案服务的体现。业务指导人员应具有自觉、认真、积极的服务态度和工作作风，城建档案人员的作风体现在实施业务指导工作中的言行，城建档案业务指导工作是城建档案质量的关键。

1.2 城建档案业务指导工作的主要特征

首先，城建档案业务指导工作具有极强的专业性。以专业品牌为标着，业务指导工作的内容也具有特殊的行业目的，不论是传播城建档案或是交流，都有专业的工作经验。第二，城建档案业务指导工作具有极强的实践性。城市建设档案案例工作的实践是业务指导工作的方法和理论来源，在实践中，又不断完善和丰富，指导实践工作。第三，城建档案业务指导工作具有极强的研究性。事实证明，没有研究的指导，它只能是一般的参考指导，甚至是毫无价值的指导。研究新问题，加强档案理论研究，提出新思路，不断探索新知识，业务服务主管的职责才能够真正体现。

2 目前城建档案整理工作中普遍存在的问题

目前，我国城市建设档案整理工作正处于高速发展时期，城市建设工作越来越受到重视，大部分城市建设工作也呈现蓬勃发展的趋势，但目前城市建设档案整理工作还不够完善，我国城市建设档案还存在一些问题。在这个快速发展的时代背景下，城市建设档案没有及时更新，城市面貌也发生了前所未有的变化，城市建设发展迅速，日新月异，在许多城市中，对城市建设档案的整理工作却跟不上城市发展的进程，一些城市建设档案没有及时更新，随着城市的发展，这也导致城市建设过程中记录的城市建设文件没有跟上城市建设的步伐，有城市建设档案的备案和城市现状不符的问题，这在很大程度上阻碍了城市建设档案整理工作的进程，给城市建设档案整理工作增加了难度。众所周知的健全的管理制度，任何档案整理工作都会有相应的管理制度，但在城市建设档案整理工作中，由于城市建设档案必须实时跟踪城市发展并及时更新，也导致城市建设档案尚未建立完整的管理制度。在一些中小城市，这个问题更加明显。即使没有领导要检查，这些城市建设档案也可以放在书架上，随时化为灰烬。没有人管理城建档案，更不用说系统的管理制度了。

3 关于做好城建档案业务指导工作的建议

3.1 积极做好宣传工作，依法治档增强社会档案意识

城建档案是城市规划建设的真实记录，涉及面广，内容全面，因此，一些领导和有关人员对档案的认识还不够深刻，需要注意依法建档，调查研究、经验推广、重点突出、点到点、典型范例之路。“与评价面对面”已成为城市建设中的热门话题，是指导档案事业法的一种新的有效途径。要组织力量深入现实和施工现场，针对存在的问题，深入实践，落实具体指导措施。针对具体问题和实际困难提出了需要的建议，面对面的业务指导，并监督实施有效的措施,进行全面指导。我们应该遵循管理体制，业务人员要在提高人员档案认识的前提下，建立工作机制，分配资源，做好人员准备，大力宣传有关法律法规，解决内外部问题。建立和完善发展规划，同时，提高人员的档案意识是必要的。我们应该提高档案管理的质量，科学管理，业务指导人员能够解决建设中的问题，有效管理城建档案，促进档案的快速归档。

3.2 加强人员培养，逐步加强城建档案人员培训工作

专业的档案管理人员能够保证城建档案的质量，如果档案管理人员水平不高，或者稳定性差，流动性高，其结果是档案管理水平不高，差距不均衡。为了有效地解决这些问题，有必要采取灵活多样的培训方法，分专题、分人员定期组织各类城建档案法规讲座。以及城建档案业务知识培训，通过不断加强档案管理人员的在职培训，让他们系统地掌握建设项目档案的编制、收集、整理、存储和提交，提高他们的专业知识专业素质，能够按照国家标准要求对各部门的工程类文件进行整理。作为城建档案工作的联络人，他经常监督检查和指导，并逐步将其培养成为城市档案事业的新生力量。

3.3 现场指导重要项目

由于工程建设项目涉及面广，往往出现参与施工队伍多，施工管理难度大等特点，加上人员流动性大的特点，给档案工作的采集和整理、移交带来了许多问题。对我国国民经济的发展和社会建设来说，城市重点工程的档案具有十分重要的指导意义，城建档案指导是档案工作的重点，因此，在重点项目的档案管理工作中，要选拔城建档案工作骨干人才，深入重点工程施工现场，对重点建设项目档案业务进行面对面指导，要注意做好档案检查监督工作，保证档案工作的顺利进行。只有保持城建档案工作的顺利开展，才能在重点项目中取得城市规划和发展的重要依据，从而确保能够及时准确的归档，档案为后期城市建设提供指导意义。

3.4 根据城市建设的规律和特点，重点开拓业务指导范围，实行分工负责制开展城建档案工作

根据城市建设的规律和特点，将全市划分为基础设施、工业建筑、民用建筑等区域或地区，负责各区域或不同类别的工程项目的业务指导，相互协调，完成工作，设定时间，期满到期后更换指导人员，同时，工作人员业务指导的效果和标准可以选择用进入图书馆的案例的质量和速度进行衡量，可以作为业务评估的主要内容，同时也能够有效地促进业务指导的制定，在工作中要不断改进业务指导工作方法，对建设项目实行工程项目建设的全过程进行业务指导。过去，我们常常坐在办公室里进行宏观调控、行政政策和技术工作，只有在项目完成后才能收集和指导项目，容易造成档案材料方面的大量问题和不足，而这些问题和不足是无法弥补的。要于工程建设的全过程中，贯穿城建档案业务指导工作。从签订建设合同开始，从《备案责任书》开始。业务指导人员就必须了解工程的施工工期，施工现场，工程设计、施工、监理单位等情况，了解并明确备案的内容，对早期工程文件的积累形式提出要求。业务指导过程中的施工是业务指导工作的重点，业务指导人员应与施工单位深入现场，保持密切联系，检查和指导施工过程中的工程技术，材料和文件的形成、编制和积累，记录必须准确，封条完整，书写明白清楚。

3.5 在工作过程中，不断强化服务意识，改善工作作风，提高服务本领

城建档案业务指导工作不仅要引导城建档案业务建设的主要单位，同时还要审核项目档案进入图书馆的质量，因此服务主任在工作中的言行与城建档案的形象息息相关。要坚持以服务为宗旨，保证档案质量为目标，自觉强化服务意识，在收集过程中淡化权力，强调按政策办事。但是解释城市建设档案的规则和要求很难，还有预防措施。在指导过程中要“勤”为施工单位着想，为施工单位着急，千方百计提出建议。另外，信息需要及时提交。在验收过程中，我们应该强调快节奏和高效率，这符合进入博物馆的要求，文件的要求应该及时检查。及时办理手续，取得人民的信任。我们还应该尽早了解情况，尽快找出问题所在。及时监督改进，避免浮动工作。我们应该深入现场，掌握第一手资料。获得业务指导有权发言和记录后续服务。特别是要为重点城市建设项目提供重点服务，从项目审批之初就建立联系制度，在建设项目的各个阶段都要积极主动，主动服务，做好工程档案业务和日常建设，解决档案管理工作中遇到的实际困难。

4 结束语

在我国社会发展的背景下，城建档案工作的要求也越来越高，旧的城建档案整理方法已不适用于新时期的城建档案工作，因此对于城建档案整理方法的工作必须更新，实时更新城建档案，建立完善的管理体系，在城建档案整理过程中运用科技手段，可以帮助工作人员提高城建档案整理的效率，日趋完善的城建档案，也可以在未来城市建设中提供权威的保障。