机关事业单位档案管理创新与改革策略

王晓玲

（武汉国家粮食交易中心，湖北 武汉 430060）

档案工作是各项管理任务的重要组成部分，档案是人类活动的真实记录，是人们理解和掌握客观规律的重要基础。档案管理是事业单位发展必不可少的一部分，对促进经济发展至关重要。档案使用是档案管理人员通过档案操作系统检索和使用档案信息以满足使用需求的过程，也是实现档案信息资源潜在使用价值的过程。这是为提供社会发展、国家档案建设基本利益的有效途径。因此，通过开发现有的档案信息资源和切实实现档案管理信息化，使事业单位能够更好地服务于国家和地区的经济建设和社会发展，已成为档案管理部门的当务之急。

在信息时代，事业单位进行档案管理面临着机遇和挑战。当前，政府机关事业单位的档案管理工作缺乏规范化、缺乏资金、缺乏人才以及其他影响信息化进程的隐患。在社会信息化背景下，档案信息化是档案管理发展的必然趋势。只有实现档案信息化管理，才能为国家、地区经济发展和大多数社会群体提供更好的服务。

1 概述

为了适应时代潮流，各行各业都在进行创新和改革。作为基础行业，事业单位中的档案管理工作也需要创新。档案管理工作正在不断优化和完善，变得越来越电子化、信息化和实用化。近年来，随着科学技术的不断发展，信息化正在融入社会的各个领域，档案管理的不断信息化可以为各部门提供交流与合作，并为社会发展提供便利条件。但是，为了实现事业单位档案的电子化管理，相关人员必须努力以专用系统平台转换和存储信息。在此过程中，将突出电子技术的优势，可以实现全面的电子扫描，并且可以将各种纸张信息直接转换为电子信息，从而可以降低管理成本，从根本上提高档案管理的质量。对于事业单位来说，档案管理是非常重要的部分，使用电子档案管理更加可行，并使员工能够更好地汇总文件，并为档案管理分析提供方便。员工还可以根据自己的需求创建各种图表，为将来的决策提供依据。

2 新时期机关事业单位档案管理的重要性

2.1 为检查工作提供依据

事业单位中各项任务的制定与档案信息在参考基础上是分不开的。档案在某种程度上为事业单位开展各种服务项目提供了重要依据，可以说事业机关的影响非常重要。首先，档案管理包含有关人员和内部制度方面的机构和单位的改革和发展的记录，信息的良好管理将使领导者能够深化单位内部工作制度未来的改革。同时，文件信息还包含有关实际工作的信息，该信息由许多单位组成，例如实施要求和实施效果，这对于组织具有类似工作项目是重要的参考价值。最重要的是，通过文件信息的分析和管理，管理人员可以清楚地了解事业单位和单位当前内部工作制度的不足，并进行有效的更正。

2.2 是深化内部控制改革的核心内容

为了符合国家发展的服务要求，事业单位一直致力于内部制度改革。档案管理是单位内部工作的核心内容，在很大程度上决定着单位内部控制改革的发展过程。首先，档案中包含的信息广泛且丰富，可以为事业单位内部控制的改革提供重要的理论基础和信息支持。同时，过去的许多改革项目和成果都记录在档案中，决策者可以将其视为经验，并根据当前事业单位的具体情况采取合理的改革措施。

2.3 创建文档和数据管理的内部条件

办公室工作的质量，是事业单位的主要任务，很大程度上取决于档案信息管理。相关人员记录事业单位和部门的各种业务信息，并建立一个文件系统，以全面、系统地管理部门的内部数据和信息。这不仅确保了事业单位的工作效率更高，而且为事业单位实施内部改革提供了重要的信息基础，并确保内部改革的实施是基于证据的。

3 机关事业单位档案管理的创新原则

3.1 系统实现原理

为了管理事业单位的档案，建立一个可以限制和规范档案管理工作的完整的制度体系是非常重要的。在建立制度体系的过程中，制度要根据自身的实际需要和发展，符合管理部门和相关员工的工作，并改进系统以提高整个档案管理系统的可行性。构建清晰的系统后，只有在员工对系统有准确的了解并在实际工作中严格遵守相关系统的情况下，才能实施该系统。这不仅是对员工的要求，而且还必须严格遵循相关负责人的职责，以确保系统的权限并在档案管理操作中实施该权限。

3.2 灵活性和监管原则

在构建相关系统时，必须严格遵守法律法规的要求，需要对系统进行创新和改进，同时，不应该轻易修改系统以更好地维护系统的严肃性和权威性。另一方面，由于事业单位的特殊性，档案管理中可能会有差异化的管理，因此在建立制度体系时，有必要根据单位的实际情况建立适当的差异化制度体系，有助于档案管理，使其更有效。

4 机关事业单位档案管理工作中存在的问题

4.1 档案管理缺乏标准化

文件信息化过程中存在标准和非标准管理的问题。在实际管理过程中遵循相关法律，例如《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，但是在档案管理工作实施过程中并没有严格遵守法律要求。另外，政府机关事业单位的档案管理没有统一的标准，没有标准化、规范化的流程，使得档案信息管理系统无法有效使用。

4.2 管理不足和效率低下

目前，从纸质档案管理向电子档案管理的过渡是时代的趋势。在建立档案信息化的过程中，许多档案部门没有意识到建立档案信息化的重要性，或者对档案管理工作有误解。信息化建设档案的组成和存储是记录信息化的建立，档案管理决定了将来的发展趋势，将为党和国家保留基本文化财富。但是现在档案部门的许多档案工作人员拥有多项工作，人员少、工作量大并且对归档工作缺乏兴趣，工作态度既不认真也不积极。其次，借用现有文件需要借用者手动填写表格，借阅过程既费时又费力。

4.3 资金不足

建立档案的信息化与财务支持是分不开的，增加硬件投资和增强管理标准将需要更多资金。信息技术的飞速发展也需要软件和硬件设施的不断升级，建立信息安全保护系统需要大量资金。另外，许多档案部门对档案管理没有足够的认识，并且忽略了档案管理的目的。许多档案管理工作还是基于纸张记录的，档案信息的数字化模式管理很困难，导致档案信息化发展缓慢。

4.4 缺乏管理型的人才

档案信息建设人才匮乏，档案人员的整体素质有待提高，档案部门缺乏专业的档案管理知识和精通计算机的人员。档案管理工作的工资一般不高，档案部门缺乏工作热情，工作效率低下和缺乏综合的人才，对档案信息的发展有很大的影响。

4.5 信息安全的隐患

存档是重要的信息资源，资源共享将信息统一起来，可以实现更多的档案信息，在后期的档案管理中的工作量会更少。文件信息化为用户提供了极大的便利，但是在享受便捷服务的同时却存在安全风险。在文件信息化的情况下，当受到黑客或网络故障的攻击时，信息很容易丢失或泄漏，硬件基础架构和软件系统的构建无法满足信息化的安全需求，档案信息安全技术仍需要不断改进。

5 机关事业单位构建档案信息管理的战略建议

综上所述，档案信息化建设面临机遇与挑战。由政府机关和事业单位建设档案馆时，有必要准确了解档案馆信息建设的重要性、优缺点和存在的问题，并提出有效的战略建议来进行档案管理。

5.1 促进文件标准化管理

建立记录管理信息基础设施是记录信息管理的前提和基础。只有加强档案管理系统的建立，才能使档案管理更加科学、高效。事业单位和机关加强档案标准化管理，实现硬件和软件条件的标准化。通过开发科学、完整的档案管理系统并制定“三个原则，八个禁止”档案管理规则来管理文件，为确保档案管理的标准化和制度化，最大程度地及时更新和改进档案资料。

5.2 更新管理理念

文件数据记录个人教育、社会经历、人员变动和工作绩效，这与员工档案的质量和机构的发展有关，而档案的完整性和准确性尤为重要。提高管理体系是确保档案管理创新发展的基础，在信息化过程中，迫切需要改善政府机关事业单位档案管理的信息化过程，所有机构都必须结合实际条件进行创新，认识到建立档案管理信息化体系的重要性，这是档案管理工作的主要任务。档案信息化管理所需的资金包括在单位财务预算中，采用数字化管理以提高事业单位档案管理质量。

5.3 增加资本投资

档案管理的信息化需要软件和硬件支持以及人员培训，因此需要大量的资金保证。资金短缺对档案管理信息化过程产生严重影响，各级政府要进一步完善档案操作机制，开展档案信息化工作，并提供资金以确保档案工作的顺利进行。相关部门更加重视增加资金投入，加大档案管理软硬件设施的建设，及时更新数字设备，合理引入软件，加强安全性和保密性管理，电子化需要探索档案管理的查询和保存方式，并继续提高事业单位档案管理的信息化水平。

5.4 档案信息人才培养

一是要增强培训重点，营造良好的氛围，培养档案管理人员在实际工作中形成协同作用，形成高素质的综合信息意识，掌握应用型人才和满足高质量档案人才的培养。第二，档案管理人员要积极加强业务知识学习，掌握《文书与档案管理基础》、《文书工作与档案管理》、《档案管理员上岗培训》等档案专业知识，提高整体素质，成为一名了解档案知识，熟悉信息技术的复合型人才。第三是根据档案信息化要求培育和利用人力资源的理念，通过聘用专家，专门培训、现场尽职调查和业务交流等方式，为档案馆工作人员提供专业的培训，以帮助他们进行档案收集和管理工作。通过针对文件创建和文件信息化的特殊培训，努力提高档案管理人员的责任意识、专业知识、专业思想和安全意识，并组建一支高素质的档案管理人员团队。四是建立档案工作人员考核机制，组建档案管理组织领导小组，定期对档案工作人员进行考核，有效提高工作热情，提高档案管理工作水平。第五，坚持正确的用人目标，根据实际工作合理安排人才，优化人才分配，增加团队活力，为档案管理提供技能和人才保障，不断适应信息化的持续发展。

5.5 加强文件信息安全管理和控制

近年来，文件安全事件、文件损坏和数据泄漏频繁发生，并且文件安全是文件操作的核心，需要进一步加强文件安全操作的水平。一是严格执行档案管理、数据传输、信息查询等工作系统，完善系统法规，签订保密协议，确保档案管理人员充分意识到文件安全操作的重要性，规范各项业务工作系统，消除安全隐患。第二是进行讲座宣传，开展档案管理安全宣传和培训，提高管理意识，加强设施和设备定期检查，进行科学数据备份，确保档案安全。

6 结束语

随着网络信息技术的发展，档案管理也进入了一个新的发展时期。改善事业单位的档案管理对事业单位的发展具有重要的意义。同时，加强档案管理的信息化可以促进事业单位的全面发展，并继续满足事业单位对档案业务的需求。只有通过建立档案管理增强信息技术，才能充分利用档案资源的价值，为事业单位提供最可靠的数据，提高档案资源的利用率，最终改善事业单位的运营效率。