探究办公室文书档案收集与归档工作管理方法

郑利利

（珠海市斗门区建设工程质量监督检测站，广东 珠海 519000）

1 文书档案收集与归档工作的特殊性与重要意义

办公室文书档案所保持的特殊性主要体现在它以资料的收集为中心，而且包含的范围很广泛，不仅会涉及管理层召开工作会议的内容，同时也对单位的人员、资金、设施设备等展开记录，这些都需要在文件中明确的记录，然后生成档案且严格保存，这些都拥有者很大价值，甚至会将其生成电子档案保管下来。对于文书档案的保存方式多样性，一般情况下办公室文书档案的载体组成形式非常丰富，比较常见的有纸质版文字、视频、音频以及图片等，所包含的范围非常广泛。基本上所有的文书档案都是与办公室具体的工作紧密连接的，而且能够对工作有辅助性作用。无论任何时候办公室的文书档案都是管理工作中的重要组成部分，并且有着非常重要作用，不仅可以提高工作的效率，同时也能对各方面工作活动开展达到重要推动作用。对文书档案展开收集和归档可以提高办公室的工作质效性，因为它会把办公室多面来展开的各项活动都记录在内，并在定期进行整理和校对，以确保需要的时候能够发挥作用，可以及时地发现办公室工作中存在的各种问题，然后及时地做出调整，它也是单位工作过程中最为真实的写照。无论是任何行业和单位他们都有着发展历程，这些都具有重要纪念价值，同时也能生成文化资源，将这些信息展开整理收集不仅可以提高当下工作效率，同时也能为日后的工作打下良好铺垫。另外，文书档案可以确保各方面工作规范性，提高单位考核与评价真实性。除此之外，可以推动办公室各项工作开展的力度，因为当办公室展开工作的时候他们能够借鉴档案中的信息，然后再去落实规范程序就有迹可循[1]。

2 文书档案管理工作中存在的问题分析

2.1 归档文件内容不全面

在对办公室文书档案进行收集和归档工作当中，经常会出现文件不全的情况，这些都会导致档案出现丢失或者混乱等问题。因为在这项工作当中包含的文件数量非常多而且较为复杂，再加上收集的时候途径较为丰富，所以有着一定特殊性。如果说归档文件出现丢失或者遗留等情况，这样新收集而来的档案就无法保证准确和真实性，对于工作人员来说以后有可能面临着更多的工作量。另外，根据调查发现目前国内很多办公室兼任文书档案和归档管理的人员他们都是实习人员，并没有足够的专业水平和工作经验，这些都是导致归档的文件出现不全面的重要原因。

2.2 档案管理体制不完善

目前在办公室文书档案收集归档工作中，有很多工作人员他们面对自己的工作并不重视，所以在进行文书收集整理的时候未曾集中注意力，因此经常会将那些重要的文件丢失，当需要用到文件信息的时候真实性和全面性就无法得到有效保障。在调查中发现目前为止办公室文书档案在制度方面还是存在着三个方面的问题：第一个是很多的单位并没有明确这项工作的各种规范规定，有时候一些档案会随意地搁置在某些文职，因此就会导致被遗忘和丢失等不利情况。第二个是在不同的单位办公室之中对于文书的管理方式也有所差异，再加上需要整理的各方面档案数量庞杂，这就给工作增加了很大的困难，质量和效率上难以保证。有些文书档案在进行收集和归档整理的过程中存着这不够完善的问题，最明显的体现方式就是出现断章情况，也就是说整理时候发现不全面，当相关人员需要用档案并调取的时候就无法全面展现，这样一来档案管理工作效率就普遍不高。

2.3 文书档案收集归档不合理

很多单位在进行文书档案归档收集管理工作的过程中存在着管理力度不足的问题，这些都导致档案无法发挥出最大化作用。其一，在工作流程上不够规范，有些办公室无论是收集档案还是归档，都没有规范的工作准则作为支持，所以工作人员工作的时候较为随意，他们并不按照规范展开操作。其二，在归档上存在缺陷，尽管信息技术普及，但是国内大部分办公室在进行档案管理的时候都是以纸质版文件展开的，当电子档案融入以后，这些工作人员短时间内无法转变自身工作理念或者是具体的操作，主要还是欠缺经验和培训所导致，因此电子信息技术无法发挥出切身价值。其三，信息的可靠性无从保障，档案主要是对历史中开展的一些活动加以记录，当对其运用的时候需要它有绝对的真实性，否则就会影响到工作和活动的开展。但是目前很多办公室档案管理在具体的工作方面还存在着人员私自篡改或者是不注意出现的信息失真情况，这些都导致后来的工作开展无法得到真实信息支持。

2.4 缺乏管理意识

这是目前大多数办公室存在的普遍问题，因为很多单位领导对于档案管理这一工作并不重视，所以工作人员也不需要有太重任务，在整合档案的过程中并不严格遵守相关规定，长期以来都处于意识懈怠状态下，档案的价值也无从体现。

2.5 管理力度不足

办公室文书档案现阶段主要就是对其进行收集、整理以及归档这三个方面，而且它会与各单位和具体工作紧密连接。一般情况下相关的工作人员需要及时地对档案展开搜寻和整理上传，在规范的工作指标下完成任务。但因为各单位对此没有严格的管理力度，所以那些工作人员他们并不正视自己的工作，很多不利的问题也频发。

2.6 监管体系不健全

监管体系能够确保整个文书档案管理工作的质量，同时也会对工作人员有很高的要求，他们会定期参与到考核评价当中，以此来确保这项工作的高效展开。但是目前在很多单位的工作当中都没有建立对应的监督和管理体制或者安排相应的人员，所以这些文书档案也就没有真实和质量保证，那些工作人员他们对待自己的任务也不予重视[2]。

2.7 工作人员主观能定性不强

如果文书档案管理人员他们能够主动且积极地参与到工作当中，这才能有效地提升具体工作的质量与效率，但前提是他们对待自己工作认真仔细，而且与各部门之间建立良好的交流互动。但经过调查发现很多单位在开展档案管理的时候其中的工作人员他们并不和其他部门之间展开交流或者合作，基本上都是各自为政做本职工作，如此档案管理人员的主观能动性普遍不高，造成这些现象的主要原因就是这些管理工作者他们在工作上长期处于很大压力的状态，逐渐地形成疲劳，进一步就降低了工作效率，所以工作积极性普遍不高。还有就是单位将大部分精力都放到各方面建设或者是党政与文化上，并没有意识到办公室文书档案管理的重要性，因此就会让这些工作人员逐渐地降低主观能动性。

3 办公室文书档案收集和归档工作管理方法的优化路径

办公室文书档案收集和归档工作对于整个单位都是有着作用的，所以领导应当予以重视并在各方面展开支持，从规范管理理念、提高档案归档整理能力和提高工作人员综合能力这三个方面践行[3]。

3.1 强化规范管理的理念

办公室的领导需要提高这方面工作的意识，并在各方面强化档案的管理，根据档案收集的方向来细化工作程序，对人员展开宣传和讲解，要求其他的部门也要对此有所认识，并支持工作人员，这样才能确保文书档案收集和归档的开展。还有是具体的文书档案管理工作者他们需要明确自己的任务和职责，在工作上严格要求自己，按照相关的标准规定落实工作，单位再制定相对应的制度体系，这样才能优化整个文书档案收集和整理的过程，从而使其发挥出最大化效应。

3.2 提高档案归档与整理能力

需要进一步地提高办公室文书档案的收集能力，这是提高管理的基础，基于此，应当对档案资料的收集扩大收集的范围，并把各单位当中有价值的信息都融入进来，按照标准化要求完成收集。然后是提高文书档案管理工作者的归档能力，这是提高档案完整和真实的重要基础，在归档的时候必须要做好标记与编排分类，确保其有序性。最后是要对收集和归档的方式及时创新，应当结合互联网技术，在单位建设完善计算机设施设备以后，将档案尽可能转化为电子文件，然后认真地分析和整理其中问题，不断地对工作方法探索创新，这样才能提高归档整理能力。

3.3 提升工作人员综合素养

文书档案收集和归档工作人员他们的重要性已经不言而喻，但也只有工作人员具有较高的综合素养才能确保这项工作的有效完成。因此，单位应当对他们定期的展开培训，包括核心素养、工作能力以及专业水平与计算机操作能力等，然后设置奖罚体系，奖励是为了激发他们的工作积极性，惩罚措施是要对其进行约束，这些都能有效增强这项工作的整体效果。尤其是那些兼职的人员更要加大培训的力度，培训要有系统和针对性，从而为单位培养出优秀的档案管理工作人员[4]。

4 总结

综上所述，无论是任何一个单位，其中的办公室文书档案收集和归档工作都是管理工作中的重要组成部分，必须要严格对待。在新时期下，各单位应当积极引进并健全信息化设备，并培训工作者，使他们能够正确对待工作，然后制定严格的管理制度，进一步提高整合档案管理的规范和质量，这样才能确保档案对单位的各方面工作有推动作用，并践行服务。