会计档案信息系统建设风险管理的思考

楼春莉

（浙江恒力电力承装有限公司，浙江 杭州 311300）

会计档案管理工作的实际执行往往涉及大量的数据记录，内容纷杂，工作量大，且十分容易出错。信息技术得到广泛应用后，会计档案信息系统的建设大大减轻了会计人员的工作压力。将会计档案信息录入信息系统进行脱机保持的方式一方面使档案管理更加规范有序，但另一方面也带来一定的风险，需要进行相应的风险管理以降低其影响。

1 信息系统与风险管理的介绍

信息系统，指的就是在企业或者是单位中，由工作人员、计算机硬件、网络通讯设施等构成的，可以开展收集、传递、存储、加工、维护以及使用信息等操作的一个系统。项目风险管理是指在整个项目生命周期中，项目管理人员对项目中所存在的风险展开一系列操作，包括风险的预测、辨识与评估，以及风险的干预和调控等。

会计档案信息系统的建设中，存在两个方面的风险来源。一方面，会计档案管理本身具有一定的风险，主要体现在会计档案信息的繁杂、会计人员在档案管理中的非专业性以及传统档案管理工作的保管搜索困难等问题上。另一方面，信息系统的建设与运行也有存在风险的可能。信息系统的安全保障如不能建设到位，则容易出现信息泄露的风险；信息系统的存储设备如不够先进，则可能出现信息读取障碍的风险。因此，加强风险管理，对确保信息系统的正常运作，具有极为重大的意义。

2 会计档案信息系统建设的风险表现

2.1 系统建设的风险

在会计档案信息系统开发建设的过程中，往往存在建设要求与建设实际间的出入风险。会计档案信息系统的建设需求来自财务部门，但财务部门的工作者往往并不了解信息技术与系统建设的专业知识，因此提出的要求与设立的目标可能存在表述不够明确、脱离技术现实等问题，影响信息系统的建设与完善。同时，信息系统的适用性只有在实际使用过程中才能得到检测，这意味着会计档案信息系统的建设不能一蹴而就，而要根据实际情况不断改进完善，以降低因系统建设不足造成的风险。

2.2 信息存储的风险

传统会计档案管理采用纸质档案，在档案的存储中容易出现丢失、损毁的问题，采用信息系统进行档案管理可以在很大程度上减少这类问题的出现概率，同时方便档案的调取使用。但会计档案信息系统的使用同样存在存储方面的新风险。信息系统的应用下，会计档案信息的存储依赖硬盘等存储设备，这些设备在长期使用中存在损坏的风险，可能导致档案数据的丢失或无法读取。而与纸质档案的直观性不同的是，存储在硬盘中的数据更难被发现问题，不利于档案的维护。

2.3 数据安全的风险

会计档案信息系统的使用中存在数据安全的风险问题。会计档案用于记录企业或单位的各项经济活动，能够直观展示其经营管理的实际状态，其中部分内容属于商业机密范畴，其安全性极为重要。但会计档案信息系统的使用离不开网络的支持，而网络环境下的信息安全是当前最常见的安全问题之一。若会计档案信息系统的防火墙防护力度不足，不法分子可以借助网络技术侵入系统，盗取档案信息，损害其权益。此外，会计档案信息系统的数据录入与查询相对便捷，但在管理中如不能对使用者的权限进行相应的限制，也可能造成数据信息泄露的风险。

3 会计档案信息系统建设风险管理的要求

3.1 加强软硬件设施建设

跟紧时代与科技的步伐，加强档案管理的信息化配套硬件设施建设，是降低会计档案管理风险性的基础性要求。旧有的纸质档案管理模式相对于信息化模式，在管理效率、管理安全性以及人力资源成本等方面都呈现较为明显的弊端。通过会计档案信息系统的建设，将会计档案信息的大量数据存储、整理工作从线下转化至线上，管理人员无需再进行纸质档案的装订、检阅、分类、归档等工作，极大地减少了高重复性的劳动内容，对于提高工作积极性、强化工作效率、降低用人成本有重要价值，并能大幅降低传统档案管理中容易出现信息错漏、档案丢失等问题的风险。

会计档案信息系统的硬件设施建设包括计算机设备建设、数据存储设备建设等具体内容，前者是管理人员执行档案管理工作的设备基础，也是进行档案信息录入的重要端口，后者则是建立本地数据库的必备设施，二者缺一不可。会计档案信息系统的软件设施建设则以会计档案信息管理工作系统的创建为主体，这一工作系统的设计开发需要充分考虑会计工作的现实要求，对会计档案信息的特征与存储、调取需求进行规范，从而开发出实用性能更高的工作系统。此外，由于会计档案信息管理是以财务部门为基础，在线上工作系统的开发时，应尽量与会计核算系统进行接驳联通，在提升部门整体工作效率的基础上减少工作流程的复杂性，从而达到降低风险的目的。

3.2 建设一体化管理体系

会计档案管理工作作为财务工作的重要组成，其风险管理不应孤立对待，而应与财务部门的其它工作整体看待，建设一体化的管理体系。一体化管理体系体的构建，首先要以档案管理为节点，理清会计档案管理的工作路径，深入挖掘其与财务部门其它工作的内在关联，明确部门工作的流程线路；其次，在此基础上进行线上信息系统的工作串联，形成从财务报账到会计凭证生成、会计信息储存与保管的一体化工作方案；最后，在会计档案的数据库管理中，充分利用信息技术手段，依据实际工作的经验和需求，对相关信息进行整理与评估，对电子档案信息与信息源的对照关系进行核验，确保会计档案管理的风险以及财会工作的整体风险性都能得到进一步控制。

3.3 完善数据库的安全保障

数据安全问题是会计档案风险管理的核心问题之一。会计档案信息是财务工作具体情况的代表与实证，是关系到企业安全经营的重要信息，保障会计档案信息的数据安全是保障企业顺利经营发展的重要工作。信息化工作环境下，会计档案管理工作的工作效率与管理效能得以大幅提升，信息系统的应用在很大程度上能够化解纸质存储的信息安全弊端，但却有新的数据安全问题需要注意。在通过硬盘等数据存储设备进行会计档案信息的管理工作时，需要对硬件设备的运行状况进行定时检修维护，尽量降低因设备故障、设备老化等问题造成的信息丢失、信息乱码问题发生概率；对于重要性极高的会计档案信息，则对其进行多维备份管理，在进行线上数据存储的同时保留相关纸质材料；此外，需要建立功能更加完善、防护力度更加强大的网络信息防火墙，从而保障数据库的网络安全性。另一方面，对数据库的安全性进行保护还需要对会计档案管理的工作方式进行规范与限制，例如对工作人员的数据使用权限进行区分管理，根据实际工作需要明确不同岗位的数据使用权限；对数据库的存储与调用情况进行分离、加密管理；细化会计档案信息系统中不同功能的网络环境需求，限制部分功能在外网中的使用等。

4 结论

档案信息化建设是这一领域最新的发展趋势和必然选择，但在建设过程中不可避免地会出现一些风险问题。面对这些风险，既不能盲目更新、脱离实际，也不能墨守成规、稳中求进。信息时代，会计工作需要进一步加强会计档案信息化建设，增强会计人员信息化管理意识，加强硬件设施建设，推动实现一体化管理，完善安全保障体系，确保会计档案管理科学高效。总之，档案管理信息化的实现给档案事业带来了巨大的发展机遇，必将促进交通部门档案建设的长远发展。