物联网技术在档案数字化管理中的应用分析

2021-04-14徐超

卷宗 2021年21期

徐超

（中交第一航务工程勘察设计院有限公司，天津 300220）

物联网技术是将互联网通过相关的信息传输设备与一些物品相连接，从而实现信息的及时传输，物联网技术通过智能化的识别定位以及及时的追踪实现管理的智能化。物联网技术智能化和及时化等众多特点，使得物联网技术在各行各业都得到了广泛的应用。在档案管理中运用物联网技术，对提升档案管理水平有着十分重要的意义。

1 物联网技术概念与特征

当前研究对物联网的定义并不统一，只是对这个方面进行了简单的描述。但是针对物联网技术的应用特征来看，人们认为物联网是将物品通过射频识别等信息传感设备与智能网络相连接，实现物品的智能化识别与管理，实现人类社会与物理系统之间的整合与运用。在实际的运用当中的物联网主要表现出几个特征：

1.1 广泛性与时效性

现代发展对网络的要求都是覆盖率广，而且具备很强的时效性的特征。广泛性就是物联网无线自动联网技术的传感范围具备广泛性的特征，同样也泛指该技术在实际的运营当中的非常广泛，比如档案管理、教育、军事、医疗等多个领域内，都在运用不同的物联网技术。时效性是指物联网技术在这个方面的传递速度快捷、感知快速，具备很强的时效性。

1.2 有自动性和智能性

物联网技术未来的发展必然朝着自动化的方向发展，物联网技术的智能化是物联网最终发展形势。物联网技术的自动性和智能性可以实现各个设备之间的有效控制和信息的传递，这种信息智能化的高效处理方式，大大地提升了信息处理的效率。在档案管理中应用物联网技术，使物联网技术在档案管理中充分发挥其自动性和智能性，实现档案管理工作的高效运转，实现档案管理的智能化，提升档案管理的水平。

1.3 包容性与创新性

物联网技术系统包含了多个关键技术，比如射频识别技术、信号处理技术、网络识别等，在网络载体方面也起到了非常多的作用。因此在实际的需求当中将物联网与多个领域、行业技术融合在一起，实现物联网的包容性发展。而且物联网的广泛运用也能够为人们提供全新的思维模式，让虚拟世界和现实世界相互融合，从而引领信息时代的创新与变革，促进了现代信息的发展与进步。

2 新时代企业档案管理中的问题

2.1 不清楚的内容定义

随着社会经济发展的迅速发展趋势，我国企业档案管理方式发生了变化，许多企业发展环节已逐渐实现了我国企业档案管理方式的改变。但是，仍然有一些企业无法在整个开发过程中意识到这项工作的变化。在当前情况下，该企业无法跟踪档案管理工作的变化，并且缺乏健全而有目的的规章制度。许多企业仅依靠管理经验来执行档案管理工作中的链接。这项工作是单方面的，缺乏科学研究规则和系统的应用。企业发展的整个过程涉及很多材料，而这种材料不能被包括在材料档案库中，这导致管理方法缺乏一致性和系统化，不可能合理地使用这种材料。

2.2 档案数字化的基础条件依然欠缺

档案数字化工作是一项复杂的系统工程，需要一定的基础条件作为保证，如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位开展档案数字化工作基础条件的限制，档案数字化工作的水平必然会受到一定的影响。例如：从档案数字化整体工作的阶段划分，可以将其划分为档案目录数字化和档案全文数字化。全文数字化需要扫描设备才能对纸质档案进行转换加工。单位如果经费充足，可以购置高速扫描仪，或根据不同幅面档案采用不同功能的扫描仪。这样可以提高工作效率，提高数字化成果的质量。如果单位因经费等原因限制，无法购置专业扫描仪等设备，则只能开展目录级的数字化加工，或者根据设备条件选择数字化范围，影响了档案数字化建设的整体质量。

2.3 人员技能素质较低

管理人员是企业内部档案管理的实施者，也是企业档案管理的实施者。经理的专业能力与档案管理的质量紧密相关。根据分析，可以发现当前的企业数据管理器管理水平低，综合素养低，对档案管理的重视程度不高。另外，企业上级部门对此并不重视，或者缺乏专业的技术管理人才，无法保证档案管理的有序进行。另外，档案管理人员短缺并且人员流动很多。无法执行企业的档案管理工作阻碍了企业的发展趋势和发展。

2.4 档案数字化加工过程中的安全防范意识和安全保障措施尚待完善

管理档案数字化工作中存在着安全问题主要来源于两个方面，其一是加工过程中对实体档案的安全问题，其二是计算机及网络安全对档案信息资源安全的影响。在规划管理档案的数字化加工过程中，很多环节都需要直接接触档案原件。安全工作不仅在于档案原件的物理安全，也包括档案信息内容的安全，也就是不能泄密。规划管理档案数字化加工成果是存储在计算机数据库中的，成果的管理和利用需要在计算机系统中和网络环境下进行，这就涉及计算机及网络安全问题。包括：系统的安全、病毒的防范、非法入侵的预防等。

3 物联网在档案管理中的重要性

在查询或者调取档案时，档案室就会执行相应的档案调取查阅的规章制度，确保档案查询和调取工作的规范性，为档案的安全提供保障，由于具体的操作方式要严格按照规章制度来实施，繁琐的操作方式就会增加档案管理工作的难度，难以提升档案管理工作的效率。例如：在查询和调取档案时，需要准备规定的证件才能够查看一些开放性的档案资料，要想查看不对外开放的档案时，就必须要持有相关的工作证明、介绍信或是一些证明身份的证件才可以查看。在查档或是调档前，必须要详细填写档案登记表，并且只能在规定的阅览室查阅档案。这些档案查阅规定是为了明确档案查询调取者的信息，从而确保档案查阅调取的安全性，但是这种档案管理方式降低了工作效率，因此要在档案管理工作中应用物联网技术，来提升档案管理工作的效率。

4 物联网技术智能化档案管理分析

4.1 提升硬件配备水平

传统的档案管理工作对硬件设备的科技水平要求不高，但是需要实体建筑与设备作为支撑开展档案管理，受到诸多因素的影响，比如时间、空间、资源等，管理并不先进。传统的档案管理需要投入大量资金与财力，尤其是人们在并不重视档案管理的背景下，档案管理缺乏专项基金、档案库房管理等硬件设备作为支撑。在档案管理当中计算机等硬件设备设施并不齐全，限制了档案管理的现代化。物联网技术是一项与生活各个方面相关联的技术，人们使用物联网技术打造新型智能化档案实体库房、提升软件、硬件设备建设，为档案管理水平的提升提供了条件。物联网技术主要由感知、应用、网络层等组成，包括多项技术的运用。在档案库房建设管理当中，物联网技术能够创建库管理结构体系，具备自动管理自动识别的能力。

4.2 简化档案查阅和调取操作流程

通过物联网技术的应用可以简化档案查阅和调取的操作流程。在档案查阅或调取时，只需要将档案借阅卡放在档案借阅设备的识别处，系统就会自动对查阅或调取的档案进行识别并对其个人信息识别记录，识别通过后会自动打印出借阅清单，在归还档案时将档案放在档案借阅设备进行扫描识别，就可完成档案归还操作。如此一来就可以实现档案查阅和调取操作流程的简化，实现信息核对的精准化，减少人工操作的误差。在档案查阅和调取操作流程中运用物联网技术可以减少人为查找和归还的操作。通过不同档案独立的电子标签，实现对档案位置的精准定位，缩短档案查找和归还的时间，减轻档案管理人员的工作量，既节省借阅者的时间，又提高档案管理水平。

4.3 完成对档案存储系统的监控管理

实体档案不利于资源保护、资源管理、资源调用，在现代化进程当中存在问题。物联网技术的运用能够大幅度提高档案管理的效率，保证了档案资源管理的安全性和节能性、智能性等。具体作用有：1）安全保管、监控物联网的射频识别与传感技术能够完成智能管理系统，实现档案管理一体化管理，使用微动侦测来管理档案库房区域内或者是其他场所重要区域内的人员进出管理，对人员情况、活动情况做好管理控制。一旦发现异常，关联位置的监控摄像机能够实现跟踪、记录、警报，特殊情况下通知相关人员，系统还可以自动关闭事发区域、通知安保人员。2）节能控制立足网络层与信息的管理、处理分析方面，部署档案库房的智慧感知平台，能实现对整个库房信息数据的全面控制、全面监管。比如在库房内的温度调节控制系统当中，智慧感知平台会根据设定标准，档案管理标准、自动管理温湿度控制设备等来调节库房内的温度，运用自动化技术来调整环境参数，保证档案馆内的温度与湿度始终满足人的需求。这种方式，可以减少设备的能量消耗，还可以提高档案管理的安全系数。

4.4 档案入库实现自动化

现阶段，档案入库的操作方式还是过于依赖人工操作，通过人工对档案的条码进行扫描识别，这种档案入库的操作方式存在一定的缺陷，并且没实现档案入库的自动化，在入库操作过程中很容易出现失误，物联网在档案管理中的应用可以极大改善档案入库的操作。以互联网为基础，对每一个档案建立单独的电子标签，在档案入库时可以及时获得档案相关的信息并生成入库清单。物联网在档案管理中的使用可以通过射频技术对信息进行自动化识别，促进档案入库实现自动化，提升档案入库管理的高效性。

4.5 物联网技术在档案馆引用的特征

1）档案资料的唯一标识档案数字化管理需要保存的资料有纸质档案案卷、书籍复本、电子资料等。物联网技术使用EPC编码技术，能够对单个物品编码，能实现每一个档案、书籍、电子文件载体的运用提供唯一的标识；而且也可以借助计算机网络技术实现对每一个档案载体的跟踪和管理，比如档案卷盒、书籍、电子文件载体等的跟踪和管理，从而方便用户、档案管理人员对档案的管理。2）读取方便使用RFID电子标签来进行标记，上述内容当中我们说过，每一个档案载体的详细信息不同，因此要将档案载体的详细信息写入到标签当中，只要在阅读范围内阅读器就可以读取，保证了档案载体的识别效率。3）RFID电子标签使用环境广RFID电子标签的寿命很长，在原本的档案卷盒当中，使用的纸质或者是不干胶等打印信息作为标签，很容易脱落、污损。而RFID的电子标签能够在高污染、放射性环境当中使用，保证原本的性能。4）方便管理对于贴有电子标签的档案载体在通过识读器的扫描区域的时候，RFID系统能够分辨出各种档案载体的信息，同时根据需要来对这些信息进行处理，快速实现分级来提升工作效率。

5 物联网在档案管理运用时应注意的问题

5.1 统一物联网在档案管理应用的技术标准

现阶段，每个国家对于物联网技术的应用标准都不同，这就导致不同应用标准的物联网技术无法实现互通，无法实现规模型、具有整合性的商业经济，研发成本也相对较高。因此，物联网在档案管理中运用时，要解决物联网标准的统一性，我国要积极和其他国家沟通协商物联网技术标准的统一，降低物联网研发的成本，实现物联网技术的互通性。

5.2 提高员工的专业能力

由于企业的内部档案管理极为多样化，因此对企业数据管理器的技术和专业标准以及专业质量提出了很高的要求。通过掌握智能管理方法的技术性和完善自己的管理方法概念，可以保证档案保持实际效果，并具有智能管理方法的概念。值得一提的是，企业必须确保创新，采取措施和对策来提高企业数据管理人员的技术和专业水平，提高他们的职业道德和水平，按时进行学习和培训，展示学习成果，定期培训并完成员工系统化标准的提高顺应了发展趋势。此外，企业还必须定期评估档案管理人员，及时对档案管理人员进行评论，制定有目的的晋升制度，全面激发档案人员的主观特征，并激发档案管理人员的积极性。

5.3 保障企业数字化档案的安全性

在信息技术高速发展的背景下，数字化建设过程中逐渐出现了较多的信息安全方面问题，企业档案数字化建设也必然会面临这一问题，需要企业引起重视并加以探索，寻求与企业发展相匹配的解决办法。首先，企业管理层应制定一套完善的档案信息安全管理制度，为档案数字化管理提供引导，确保档案管理人员在实际工作开展过程中能有据可依，规范操作。其次，对于档案数字化的硬件设备应定期落实维护与检查，确保硬件设备的正常稳定运行，避免出现无法修复的问题而使得数字化档案资料损毁或丢失。最后，在软件系统方面应设置专业的防火墙，有效阻挡外部威胁，如病毒、黑客的攻击、破坏及窃取行为，更好地保护企业档案资料的安全性。

5.4 降低物联网技术的使用成本

物联网技术的应用发展尚不成熟，对于物联网技术的使用成本相对较高，在档案管理中，物联网技术主要应用到电子标签以及电子标签阅读器等设备，还有信号接收设备以及综合系统的建设，这些设备的使用成本较高。虽然物联网技术在档案管理中的应用可以有效提升档案管理效率，但是物联网技术的使用成本过高为档案管理带来很大的资金压力。