数字化转型背景下企业档案信息资源集成研究

王 娜

（紫光软件系统有限公司电子文件与档案事业部，北京 100084）

1 企业信息资源集成的类型

根据档案信息资源载体的差异性对档案信息资源进行分类，企业档案信息资源可分为实体档案信息资源，包括纸质档案、实物档案等，还包括数字档案信息资源，主要是指电子文件。以档案信息资源载体形式的差异作为档案信息资源集成类型的划分标准，档案信息资源集成管理可分为数字档案信息资源集成管理，即借助档案信息化等技术条件实现电子文件的集成管理，还包括实体档案信息资源集成管理，指通过各种方式将档案实体统一保管到一个场所。

1）数字档案信息资源集成。数字档案信息资源集成是档案信息化条件下档案的集成模式，也是企业可选择的档案信息资源集成方式。数字档案信息资源集成不需要对实体档案进行搬迁，只需借助应用系统、互联网等现代技术条件实现档案信息资源共享。数字档案信息资源集成以档案实体及内容为基础，运用现代信息处理技术对档案实体信息和内容信息进行编目，实现档案全文信息的数字化，建立和丰富档案数据库。同时，通过现代化管理方法和手段实现档案信息资源的交流和调配。

2）实体档案信息资源集成。档案实体集成通过对档案实体分布场所的改变，把分散在不同地域内的档案实体集中到一个保管单位进行集中管理，从而实现档案信息资源共享和利用。档案实体不是简单地搬迁或异地备份，需要对档案实体进行重新组合，便于检索。档案实体集成优点在于档案原件的集中利用，但对于分公司分布在不同区域的企业来说，缺点是档案实体集成管理成本较高，而且对实体保管单位的档案管理水平要求较高。

3）数字档案信息资源和实体档案信息资源结合集成。数字档案信息资源和实体档案信息资源结合集成是指在利用各种条件和资源，实现档案信息资源集成工作中实体档案信息资源和数字档案信息资源的集成。虚实档案信息资源结合集成不仅完成了实体档案信息资源的集成，也实现了数字档案信息资源的集成，因此，数字档案信息资源和实体档案信息资源结合集成充分集成了实体档案信息资源集成的优点，也集成了数字档案信息资源集成的优点，从更大程度上实现档案信息资源的共享和利用。

2 企业档案信息资源集成必要性分析

1）档案信息资源集成是企业发展的必然需求。为了能发挥档案的价值，为企业发展提供便利、有效的信息，企业的档案信息资源整合工作已迫在眉睫。首先，完整、有效的企业档案信息资源既能维护企业的合法权益，同时也能很好地记录和反映企业的发展历史。档案信息资源整合具有调整馆藏结构的作用，以整体化的理念，在档案收集过程中，尽可能收集多种载体类型、不同内容的档案，充分发挥“大档案观”的整体优势，结合企业主营业务，不断丰富馆（室）藏内容，避免浪费人力、物力。

2）档案信息资源集成是企业档案工作自身的内在需求。首先，对企业档案工作来说，档案信息资源集成是将无序、分散在不同全宗乃至不同地区档案进行整合，以便形成准确、集中的信息。企业由于企业业务的复杂性，形成的档案信息资源被人为地分割，难以整合与共享。其次，档案信息资源集成能搭建企业信息共享平台，更好开发利用档案信息资源，是档案工作发挥重要作用的平台。企业外部环境竞争激烈，企业的快速发展对企业信息资源的需求愈发强烈，尤其在领导决策、企业历史研究和编史修志等方面发挥积极作用。

3）档案信息资源集成是企业信息化建设的重要组成部分。档案信息资源的产生依赖于企业的各项管理活动，企业各项管理活动的集成和优化，也是对其产生的档案信息资源的集成和优化。档案信息资源集成是档案工作发展到与现代信息技术结合的必然结果。因此，企业档案信息资源的集成工作不仅是档案工作的必然需求，也是企业信息化建设的重要组成部分，通过信息化技术建立一种基于集成管理下的档案信息共享模式，既能实现企业信息的共享，帮助档案工作在最低成本的基础上获得最大的效益，同时最大化满足档案用户的需求，发挥档案的价值，提高企业的竞争力和文化影响力。

3 企业档案信息资源集成困境分析

1）企业对档案工作认知不足。由于企业档案工作起步晚，档案信息资源集成仍不成熟，企业对档案信息资源集成工作的认识和了解不尽相同，甚至有可能出现了误解和偏差。企业管理者对档案工作的理解仍停留在实体的安全保管阶段，对档案信息资源的开发工作认识不够，认为档案信息资源集成是信息管理部门的工作，购置相关的软件、系统即可解决，错误地理解为将实体档案数字化上传至相关软件即可，殊不知档案信息资源集成更是档案业务流程、人员、服务理念等多方面的集成，硬件集成只是工具和平台。

2）企业档案信息资源集成技术落后。档案信息资源集成不仅是档案实体的集成，还包括数字档案信息资源、业务系统和业务平台的集成和统一，这个过程需要大量人力、物力的支持，同时也是人力、物力的重新整合。作为档案信息资源集成的主力—档案管理人员综合素质较差，尤其是信息技术能力更弱，企业档案管理力量更是薄弱。除了档案管理人员素质的限制外，档案信息资源集成工作还需要信息流程和各种应用系统的集成。不同的信息流程和应用系统一般执行不同的编码规则和编写语言，缺少企业层面的统一性。各应用系统的无缝连接对信息技术要求较高，同时要求多个部门、多个公司技术人员的配合，一旦集成技术有漏洞，极易造成电子文件在归档入档案管理系统时元数据和信息的丢失，造成无法挽回的损失。

3）企业缺少整合与共享的平台。搭建档案信息服务局域网，利用档案信息资源建立档案网站是实现档案信息资源集成的网络基础设施平台。企业利用信息化技术的基础下，进行档案信息资源的整合还需不断提高本企业的计算机技术、网络通信技术等现代化的信息技术，同时，要加大网络基础设施建设的投入，不断加强本企业网络基础设施建设。对于企业来说，由于保密的要求及本身信息资源价值的限制，企业档案信息资源集成研究建立档案信息资源整合和共享平台的需求较弱，企业无档案信息资源整合和共享的平台。

4 企业档案信息资源集成策略分析

1）积累和优化档案信息资源。企业档案工作起步晚，档案信息资源积累时间短，质量参差不齐，梳理本企业现存的档案信息资源是企业档案信息化建设的核心。企业首先要做好已保存档案的目录数据库建设，对记录和反映本企业特色的重要、珍贵、易损和利用率较高的档案进行数字化，逐步建立全文数据库。其次，企业档案信息资源内容多样，不进行档案信息资源筛选和优化，盲目进行档案数字化和信息资源整合，既造成资源浪费，也降低了档案信息资源集成的质量。因此，企业在开展档案信息资源集成工作时应根据本公司业务特点，区分重点全宗、一般全宗，对要进行集成的档案信息资源进行价值鉴定，尽量减少和避免企业档案信息资源集成研究档案信息资源的重复和价值低的问题，提高档案信息资源的质量。

2）统筹规划，树立整体化理念。企业档案信息资源整合往往是跨部门、跨公司、跨行业的信息机构的整合、基础设施的整合、信息数据的网络整合、人力资源的整合、信息服务的整合等，凭档案管理部门之力难以较好地完成集成工作。统筹规划、科学管理和协调是档案信息资源整合顺利实施的基础保障。首先，要建立和完善管理机构，对于企业来说，档案信息资源整合是一个浩大的工程，应在整合工作前统筹规划，建立专门性组织，进行业务协调和质量控制。其次，要根据本企业管理模式理顺档案信息资源集成管理体制，设立领导小组，统一领导各分支机构、各部门的档案信息资源集成工作。在信息化条件下，统一标准、统筹规划是档案信息资源集成的保障要素，各部门、各公司之间加强合作与协调是档案信息资源集成的基本方略。企业档案信息资源集成建设中，应把统筹规划作为工作重点，结合公司实际情况，纵观全局，多参考其它企业成功的档案信息资源集成案例，制定本单位档案信息资源集成的规划。

3）加强人才队伍和信息技术保障。信息技术保障既是企业档案信息化的保障要素之一，也是决定企业档案信息资源集成能否成功的重要要素。企业档案信息资源集成的最终目的是建立统一的档案利用和共享平台，因此，对网络技术、存储技术、保密技术等要求非常高。信息化环境下，企业档案信息资源的集成离不开信息技术的保障，这是远远超出档案管理部门能力范围的。因此，企业在开展档案信息资源集成工作时，应加强信息技术建设，为信息资源集成提供必要的技术保障。企业档案信息资源集成工作不仅要加强对硬件的投入，还必须组建一支具有多方面知识结构的专业人才队伍，特别是在信息技术、保密安全、检索、系统集成等方面具有丰富经验的管理人员，只有培养和组建高水准的一支技术队伍，才能确保企业档案信息资源集成工作的顺利实施。

4）平衡档案利用与保密之间的关系。企业档案信息资源集成的最终目的是档案信息资源能够共享，最大地开发档案的价值。但由企业形成的档案在其形成之初就具有一定的密级和共享范围的限制，因此，档案的利用和保密是相互联系和相互制约的。信息化条件下，企业档案信息资源集成最终成果是企业内部数字档案的共享。数字档案信息的共享不受地域的限制，需通过计算机网络实现传输，利用者可通过档案信息资源集成的共享平台进行档案管理和利用。网络传输不管是局域网还是外网，都存在一定的风险，因此保障档案利用的同时，也要确保档案信息的安全。