企业科技档案电子文件整理刍议

刘宝琴

（重庆市轨道交通集团有限公司，重庆 401336）

1 电子文件和电子档案的异同

企业经营管理中最为常用的两种电子文件就是doc文档和xls文档，这两种电子文件给纸质文件带来了很大冲击。电子文化可以在文稿上直接进行修改，我们只需要对最终稿件进行保存即可。从广义上对电子文件进行解释就是在企业电脑中以文档形式存在的文件，或是在企业内部网络流传的文件。各个部门将收集到的电子文件移交给档案部门，由档案部门对这些电子文件进行审核和判定合格后，就可以进行归档，归档电子文件就可以被称作电子档案。

和电子文化相比，电子档案不能随意进行更改，而且不能随意地选择位置进行保存，也不能随意地进行传递，其具有保密性和机要性，通常只能在特定的网络系统上进行查阅，还需要在存储库中进行保存，还要尽量避免档案出现失真、损坏和丢失等情况。而且电子档案中还包括一些和人事、财务相关的内容，对于这部分档案的管理尤其需要慎重，对于泄露问题一定要做好预防措施。

2 电子文件整理流程及要求

2.1 编码

根据电子文件计算机管理的实际需要，赋予电子文件以新的档号，确定新档号编码。其中，电子文件编码结构为全宗号－类型－归档年度－文件号。电子文件存储结构：//全宗号/类型/归档年度/文件号/文档流水号.文件类型/原始文件。其中，全宗号，为企业电子文件立档编制代号，由类号+顺序号组成。电子文件类型01、02、03、04、05、06、07、08等分别表示电子文档、电子照片、电子音频、电子视频、电子数据库、图形设计文件、程序及网站等文件格式类型。归档年度由4位阿拉伯数字组成，如，2021。文件号则由5位数字组成顺序号。网站文件中的系统、网站等复杂类型原始电子文件直接复制至文件号下保存；电子文档、电子照片、电子视音频等简单类型电子文件则直接采用“文档流水号.文件类型”的文件存储结构。如，电子文件存储结构：“//DH456/03/2011/00033/0005.WAV”，表示新中国成立后档案456号全宗，音频类，2011年度，00033文件中第五张音频的存储结构。再如，文件存储结构：//DH456/07/2018/00235/note.exe，表示新中国成立后档案456号全宗，程序类，2018年度，00235文件的文件存储结构。

2.2 编目

电子文件编码完成后，还需对其进行检索目录编制，实现计算机智能检索。因此，编码流程结束之后，需要编制企业档案检索目录，建立检索系统。企业科技档案电子文件编目包括案卷目录、文件目录、专门目录和专题目录等四类。在实际编目时，一方面，是综合所有方面内容建立综合电子文件目录；另一方面，则是分类建立编目，如电子文档目录、电子照片目录、电子音频目录、电子视频目录、电子数据库目录、图形设计文件目录、程序目录及网站目录等。相对而言，分类编目的，后期检索更为便捷，尤其是随着企业科技档案电子文件逐年大幅增加的情形，运用分类编目更利于后期的检索利用。

2.3 挂接

电子档案挂接，是利用电子档案在计算机中的名称作为连接要素，在数据库中将电子文件与其元数据联系起来的过程。电子文件检索目录编制完成后，需要将目录及电子文件挂接至计算机、数据库系统。需要通过设定具体的程序代码，建立起电子文件与所对应的档案目录条目之间一一对应的逻辑数字联系，以及通过哪个地址找到该电子文件，即，利用计算机实现电子文件的查找。其中，档号检索，可根据“全宗号-电子文件类型-电子文件归档年度-电子文件号”，定位寻址到该档号下的科技档案电子文件存址：//全宗号/电子文件类型/电子文件归档年度/电子文件号/文档流水号.文件类型/原始文件，并清晰地看到该地址中的所有电子文件。

3 电子文件整理效果

3.1 提升档案检索质效

企业科技档案电子文件整理是将原本无序状态电子文件整理成有序。经整理，使电子文件信息存储更密集、携带更便捷、处理更灵活、集成更多元，有效解决了传统纸质档案查询难、复制难、传递难等问题，经整理后的电子文件使企业档案管理质效发生根本变化。

3.2 便于档案前端控制

传统模式下，企业科技档案管理多属末端管理，处于被动辅助地位。随着信息技术在企业档案管理中的应用，档案工作与企业发展规划联系日益紧密，作用更加凸显。通过电子文件整理，将末端管理关口前移，从企业电子文件的制作、传递及收集等环节，将末端管理变为前端控制，显著提升了电子文件归档质量。

3.3 利于档案资源开发

优质、高效的企业电子信息数字资源是企业生产、发展、经营和管理决策的重要参考依据。电子文件具有纸质文件难以比拟的优势。因此，打牢企业电子文件整理这一基础，规范企业电子文件整理，统一电子文件格式，建立电子文件内在信息联系，便于企业科技档案利用，将为企业档案信息资源开发利用创造条件，增强企业市场竞争力，产生巨大经济效益。

3.4 利于档案数据安全

安全是企业科技档案管理的生命线。电子文件的载体及保存环境的不稳定性，存在易被篡改、伪造、删除、非法访问、失泄密等薄弱环节。通过本地备份、同城备份及异地备份，为电子文件管理筑牢安全屏障，保证企业科技档案信息安全。

4 结束语

大数据、云计算时代，无纸化、信息化办公成为企业档案管理常态，由此产生了大量企业科技档案电子文件。从电子文件的含义来看，企业科技档案电子文件（以下简称“电子文件”）主要包括文本文件、程序文件、音像文件、图像文件，还包括超媒体链接文件等。结合企业档案电子文件特点，做好企业科技档案电子文件整理工作，对发挥企业科技档案价值，提升企业市场竞争力具有积极的现实意义。