浅谈医院人事档案信息化管理的机遇与挑战

刘祖群 吴玉洪

（重庆市中医院，重庆 400021）

科教兴国，人才强国，同理医院的发展离不开人才的培养与发展。医院人事档案作为记载人才的基本凭证和重要依据，包含了人才的个人政治品质、学习工作经历、工作实绩等综合情况，其管理与发展也越来越发挥着重要的作用。传统的人事档案管理逐渐不能满足现代社会的多元化需求，医院人事档案管理需要朝着信息化、专业化、科学化方向深度发展。

1 医院人事档案信息化管理的机遇

1.1 信息技术的不断发展

随着信息技术的不断发展，尤其是大数据时代的深入发展，医院人事档案信息化管理迎来了新的发展机遇。不仅可以在人事档案的分析、审核、查阅、保存、扫描处理等方面深度发展，而且在人事档案的收集、安全、保密上提出更高的要求。在信息技术的多维度应用中，带来的不单是技术层面的革新，更是理念层面的进一步解放与发展，并对人事档案管理人员在适应与创新上提出更高的要求。

1.2 日益增加的多元化需求

人事档案信息化管理，能够更好地解决传统纸质档案使用及保存过程中的磨损、污渍、遗失等问题，提高了对纸质档案的有效管理；同时，通过快速的查找档案信息，能够有效的节约纸质档案的翻阅、回装时间，减少了管理人员进出档案室的频率，既节约了人力成本，又提高了档案的工作效率。通过信息技术的加密保存，保证了人事档案的安全性和保密性，信息化管理对于医院人事档案整体管理工作起到了极大的促进作用。

1.3 档案管理人员综合素质的提高

档案管理人员的管理意识在不断增强。一是由于人事档案的突出地位与作用，医院领导对于人事档案管理的重视度也在逐渐增加，并反复强调做好人事档案管理的重要性，让医院职工深刻认识到人事档案的重要地位。二是医院对于人事档案的硬件软件的投入在不断增加。合理布局人事档案室，包括铁质档案柜、防盗门窗、监控设备等设施设备的安装完善，配备专兼职档案管理人员，最大限度来提高人事档案管理人员的工作自信心及工作效率。

档案管理人员的队伍不断年轻化。在医院档案管理人员的更替中，年长的管理人员逐步退休；新进的管理人员，不仅年轻化、学历高，集中在本科及以上学历，而且学习能力强、头脑灵活、理念先进，办公软件操作技术熟练，新仪器新设备上手很快，将个人能力与工作实际相结合，能够快速的熟悉人事档案相关工作。年轻化的管理队伍，注入了新鲜活力与发展动力，为医院档案管理事业带来新的思想碰撞与尝试，将更完善、更便捷的管理方式用于档案管理能力提升工作中。

2 医院人事档案信息化管理的挑战

2.1 信息操作技术的挑战

人事档案信息化管理，很重要的一环是档案数字化。人事档案数字化有专业的软件与硬件要求，从而保证了信息数字化的实现。就软件操作技术方面，档案管理人员要经过系统的培训学习，不断摸索实践，来掌握软件操作的核心技术，并在实际工作中总结经验，优化操作流程，充分发挥管理员在操作技术中的积极作用，从而保障档案信息化的整体质量。除了数字化技术外，还有电脑办公软件的操作，扫描仪器操作等，都应该逐一掌握技术要领。

2.2 信息安全及保密的挑战

在信息网络技术的不断发展下，为我们的工作方式带来了极大的便利，同时对于信息安全与保密也提出了更高的挑战。首先，档案管理人员要提高对人事档案安全保密的意识。思想上引起重视，行动上才会去重视，并且要意识到纸质档案与信息化档案同等重要，都要严格遵守保密制度，做好安全管理措施，人事档案室、电子储存设备、操作软件等要专人管理维护。其次是要结合科学的手段，对于档案安全保密与便捷性要统一。人事档案最终是为了更好地服务集体，体现其使用价值，在工作多个方面使用的同时，也要做好安全保密工作，不能为了方便使用，而泄露了档案秘密。总而言之，人事档案信息化为我们带来的便捷，在使用好这种便捷性的同时，也要将安全保密工作抓紧抓实抓细。

2.3 纸质档案管理的挑战

医院人事档案信息化的基础，取决于人事档案纸质材料的质量。一是要求人事档案在收集纸质材料时，做到材料的完整、准确、清晰等规范要求。档案信息数字化的过程中，需要对纸质材料一张一张的扫描后，再对扫描材料进行加工储存分析。因此纸质档案的质量与档案信息化是成正比的，纸质档案的质量越高，档案信息化也就越高，档案管理人员在收集时要注意鉴别。二是要求人事档案在整理纸质材料时，要对档案材料逐张清点、整理，确保纸质材料的纸张平整、整洁，擦除多余的标记，做好材料的编号并归档，为信息化扫描做好基础准备工作。

2.4 档案管理人员综合素质的挑战

医院人事档案的管理需要建设一支高素质的人才队伍。首先，应当配备稳定的档案专兼职管理人员，以便开展人事档案工作，在管理人员更替时，必须要做好工作的交接。其次，医院需要根据人事档案的岗位职能职责，对管理人员进行系统的培训教育，提高人事档案信息技术的相关操作能力和管理能力，在实际工作中能够熟练掌握信息技术和管理流程。再次，要重视对管理人员的信息技术操作的继续培养，加强职业道德素养的提升教育，通过有效的培训教育，增强档案信息化的安全与保密管理的重视程度，严格做好安全保密工作。最后，做好管理人员的职业生涯规划。清晰、明确的职业生涯规划，有助于帮助档案管理人员做好长远的工作规划，有力于实现档案管理队伍的稳定，在实际工作中能够更好地发挥主观能动作用，提高档案的工作兴趣及热忱，更加专注做档案管理工作，将更多的精力用于研究如何提高档案管理水平，将个人激情与创造性运用在档案信息化的发展创新中。

3 结束语

随着信息技术的不断发展，档案信息化管理在医院人事档案管理中将占据着越来越重要的地位与作用，并在多维度空间的利用价值中不断展现出来。因此，档案管理人员在做好纸质档案的基础上，掌握好核心信息技术，要创新思维，与时俱进，做好医院人事档案信息化管理工作，满足现代社会多元化的需求，提升现代医院人事档案的综合实用价值，加速医疗事业的发展。