企业档案信息化建设中存在的问题与对策研究

王艾鱼

（酒泉钢铁（集团）有限责任公司，甘肃 嘉峪关 735100）

现如今我国社会经济稳步前进，企业单位在其中起着不可或缺的作用。由于各个行业的企业所涉及的工作内容非常广泛，并且档案量巨大，以至于其档案管理工作较为复杂。因此为了更好地完成企业单位的档案管理工作，企业需要配备充足的专业人员来进行档案的管理。然而就目前而言，我国大部分企业对档案管理工作的重要性认识不足，在其中没有配备足够的工作人员，以至于在档案信息化建设方面出现了各种各样的问题。因此企业的相关人员需要加大对档案信息化建设的重视，深入探究影响企业档案信息化建设的各项原因，根据原因采取适当的手段解决该项工作当中存在的问题。这样才能够提高企业的效益，从而推进企业的发展，进而促进社会经济的进步。

1 企业档案信息化建设存在的问题

1）硬件设备和员工经验的不足。如今，我国已经进入到了数字化时代。档案信息化管理也已经成为档案管理工作的主要发展趋势。如果想要实现档案信息化建设管理，首先需要有足够先进的硬件设备来支撑整个信息化系统的运行。但在很多企业当中，由于在档案建设方面的资金投入不足，导致用于档案管理的设备较为落后。再加上科学技术飞速的发展，企业档案管理软件系统发展较为迅猛，很多设备并不能支撑新一代的档案管理系统的运行，这些都是造成了企业档案信息化建设进度滞后的原因。而且长时间低速运行的系统可能会因为内存等问题导致信息化档案管理工作效率低于传统的档案管理工作效率。除此之外，企业对于档案管理人员的培训强度不足，工作人员的专业技能较为薄弱。在信息化时代的发展下，工作人员局限的档案管理能力和经验已经不足以满足现代化的档案管理工作。这也是导致企业档案信息化建设缓慢的原因之一。

2）档案信息化建设效率较低。正如上文所说，在大部分企业当中的档案管理人员其自身的专业技能不足，并不能满足社会对于企业档案管理提出的新要求。在企业的实际运行过程中，该类工作人员并不能够高效的实现档案信息的信息化处理，这进一步造成了企业档案管理工作无法达到用户满意的程度。导致企业档案管理能力服务的服务水平无法达到令人满意的程度。再加上设备的落后导致档案信息化建设效率较低。

3）相关制度不完善。目前，我国大部分企业没有意识到档案管理工作的重要性，这也在一定程度上导致了企业的档案信息化建设方面存在着资金投入不足、设备老旧、缺乏高新技术人员的现象。从而造成了企业档案管理工作下来较差的现象出现。除此之外，关于档案信息化建设的相关制度并不完善，这也导致了相关工作人员责任心不强，日常工作应付、档案管理工作混乱等现象出现。这些问题的出现直接影响了档案信息建设的水平提高，最终对企业的发展产生不利的影响。

4）没有受到重视。在企业的运行过程中，企业很多具有决策权的管理人员对经济收益过度重视，反而对档案信息化建设并不在乎，不仅没有对档案信息化建设工作同投入大量的人力、物力、财力支持，在制度和体系上也没有进行有效建设与管理，从而导致信息化建设水平难以提高到令人满意的程度。

2 解决企业档案信息化建设问题的有效措施

1）信息化人才队伍的建设。信息化人才队伍的建设主要是由两个方面入手。一是引进先进的信息化技术人才，二是对加大自身档案管理人员的培养。信息化技术人才的引进是为老的档案管理队伍加入新鲜的“血液”，这样不仅能够提高档案信息化建设的工作水平，还能在队伍当中营造一种良性的竞争氛围，以此来提高档案管理工作的效率；加强自身档案管理人员的培养需要从两方面入手，首要任务便是培养计算机、互联网技术专项人才，以满足信息化设备的日常运营和维护，其次是培训人员的档案管理及技能，提升其工作服务质量和态度，从而实现更高质量的档案信息化管理。

2）提高效率。无论在任何行业、任何企业当中，人员都是其中最为重要的部分。因此，如果想要提高实现企业的可持续发展，提高企业档案信息化建设的效率，首先应当采取想要的措施提高档案管理人员的责任心和信息化管理能力，这样才能保证信息化档案管理工作的正常进行。例如，在企业的运营过程中，应当结合社会是的发展将自身的实际情况进行及时的调动，在档案管理工作当中融入高新信息化技术，从而在档案信息的管理方面提高信息化数据处理能力，以此来提高档案信息管理的准确性和安全性。除此之外，企业还应当时刻与业内高端企业进行沟通交流，积极的学习优秀企业的档案管理工作方式，从而完善自身的档案信息化管理建设工作，以此来促进企业的发展。

3）完善档案管理制度。随着科学技术的不断发展，我国已经步入了信息智能化时代。在档案信息化的建立下，企业的档案信息获取方式也逐渐增多。从另一角度来看企业应当加大对档案信息安全管理力度，以保障档案信息的安全性和可靠性。因此，在这种情况下进行企业的档案信息化建设首要的任务便是提高企业档案信息资源的安全性和完整性。在进行实际的档案信息化建设时，企业应当集合自身的情况从各个方面着手建立高效的档案信息安防策略，进而保证档案信息的安全。除此之外，企业还应当对档案管理系统进行加密保护，在信息化管理工作实现真正开展的同时逐步优化信息化技术，在管理工作当中不断的融入先进的信息化管理理念，这样不仅能够有效地提高档案信息的管理水平，还能够提高工作人员的专业知识，更重要的是能够促进档案信息化管理制度向着健全方面进步。

4）突出重要性。企业具有决策权的领导，必须对自身具有的职责足够明确，清楚知道在企业正常运行中信息化技术与档案管理工作具有的重要性。在此基础上，结合企业自身发展水平以及行业发展方向，对人力、物力、财力等各项资源进行合理的分配以及投入，始终将企业信息化管理工作放在重要位置，鼓励工作人员能够全身心投入到了档案信息化建设工作中。

3 结语

通过上文针对企业档案信息化建设公司的问题以及解决措施展开的全面分析和系统性研究，我们能够更加明确地了解，企业对档案进行信息化建设的主要依据，以社会经济发展的方向总为作为改革目标，通过具有较高合理性和科学性的测试方法，将先进的信息技术结合其中，从而使企业档案管理具有较高的信息化水平。因此企业各级部门应该对档案信息化建设相关工作的开展积极献计献策，确保企业档案信息化建设工作稳定运行的同时，提高企业自身的竞争能力，最终为企业可持续发展目标的实现贡献积极的力量。