档案管理体制改革对事业单位档案管理的影响

2021-04-14韩灵娟

卷宗 2021年21期

韩灵娟

（海伦社会福利院，黑龙江海伦 152300）

我国档案管理工作机制经历了由无到有、由纸质到信息化的发展历程。随着信息技术的快速发展，档案管理工作正在经历着新一轮深化改革。当代档案管理应当具有大数据与云存储的工作思维，注重突破传统的注重管理不重视实用的档案管理模式弊端，切实发挥档案资源的信息挖掘价值，基于现代化的档案管理方式提高档案资源的利用效率，促进档案管理实践的有效创新。

1 事业单位档案管理改革的依据

1.1 明确档案管理责任主体

新时代档案管理改革强调“局管分离”，进一步突出了档案管理工作的专业性，要求由专业机关开展档案管理工作，有效避免档案管理职责混淆问题。上级档案管理局主要负责进行档案管理的监督工作。一线职能部门主要负责档案自主管理，强调依托现有的资源设备提高档案管理的效能，根据档案运用的实际需要灵活进行档案管理，从而推动档案管理工作的科学化发展，突破传统档案管理工作模式的弊端，实现档案管理的科学化，加快事业单位档案管理改革的进程。局管分离减少了对档案管理的制约性，有助于各单位根据实际情况开展档案管理工作，突出了档案管理的专业性，有助于加强档案管理工作的开展速度，解决了传统档案管理弊端。

1.2 加强了档案管理科学化

现代档案管理体制改革主要指向加快档案管理体系改革，强调明确档案管理工作的责任分工，尽快推动事业单位档案管理的信息化改革进程。新版档案法进一步明确了信息化档案管理的发展方向，强调各单位基于信息化推动档案管理工作深化改革，要求各级各类档案管理部门根本实际工作需要制定档案管理信息化建设具体计划，合理的配置各类档案管理技术设备，逐步的完善档案资源的收集整理机制，重点提高档案资源的保管与利用效率。新时代档案管理体制改革界定了事业单位档案管理工作的目标，细化了档案管理工作要点，有助于事业单位根据工作需要细化档案管理的标准、流程与运转模式，从而实现档案管理工作的持续创新发展。

2 事业单位档案管理工作的挑战

2.1 行政职能被弱化

事业单位在加强档案管理建设的过程中弱化了档案管理的行政职能，日益把档案管理看作一项专业化程度较高的工作。目前，我国事业单位最有价值的档案是指向行业发展的特色档案资源，档案管理工作的专业性更加突出，档案管理人员以专业技术人员身份存在。因档案管理专业性提高，档案管理参与人员实际上不多，档案管理工作的协调性不强，事业单位各业务部门无法有效配合参与档案管理工作，这在很大程度上不利于构建相互配合的档案管理工作体系。目前，事业单位档案管理仍然存在随意性较大的问题，上级部门对事业单位档案监管的水平不高，这在很大程度上影响了事业单位档案管理的水平，不利于促进档案管理工作效率运转。

2.2 技术更新难度大

目前，事业单位档案管理工作技术更新的难度较大，一些事业单位档案信息资源更新的速度较为缓慢，这主要是因为需要大量的引进专业的档案管理信息技术设备，由于事业单位现有档案管理信息化建设的底子薄，档案管理设备更新速度慢，因此影响了档案管理工作更新的整体质量。由于事业单位多为财政支持单位，用于档案管理的资金有限，现有资金支持不利于事业单位实现档案管理的信息化。目前，事业单位档案管理设施设备更新速度慢，有些设备更新不符合时代的需要，因此严重的影响了档案管理的革新的水平，还要细化档案管理工作的设施设备，进一步提高档案管理器材的专业性，基于档案管理与共享服务需要加强软硬件改革。

2.3 管理体系被弱化

由于事业单位档案管理工作仅占日常工作一小部分，导致部分领导没能充分的重视档案管理实践，虽然事业单位订立了符合时代发展需要的档案管理工作制度，但是档案管理工作制度执行不充分，档案管理制度的科学性不强，现有档案管理制度较为繁琐，一些标准还未能得到充分的执行。有些事业单位还缺乏良好的档案管理责任分工，各部门在档案管理中的职责作用不明确，档案管理的整体有效性较低，这在很大程度上不利于达到档案管理工作快速发展的目标。新时代背景下档案管理不仅要提高专业性，提升档案管理的适配性，强调基于服务需要构建内外联系的体系，积极依靠社会力量进行档案管理互动，提高档案管理的整体质量水平。

3 事业单位档案管理改革的方向

3.1 标准化建设

事业单位档案管理改革的主要任务是与社会接轨，基于一系列的制度、技术与人才更新满足社会各方面的档案信息资源的使用需要。随着信息化档案建设趋势日益明朗，档案信息技术的快速发展，事业单位在大力引进档案技术设备与人才的同时，应当把重点放在档案管理标准建设方面，强调进一步突破传统档案管理模式的限制，基于新法规约束档案管理与档案使用行为，从而提高档案运转的效率，降低档案运转中的风险，加快构建事业单位的档案信息资源服务体系，更加充分的满足社会对公共服务档案的应用需求，体现事业单位档案管理工作价值。

3.2 信息化建设

信息化建设是事业单位档案管理改革的主要方向，是推动纸质档案管理向信息化档案管理改革的关键所在。信息化建设主要分为信息化档案管理硬件与软件建设两个方面。事业单位档案管理信息化的关键在于根据档案管理需要拟定相关工作计划，明确档案管理信息化的建设重点，理清档案管理信息化问题，科学界定各方面的责任分工，必要时采用招标采购的方式拟定第三方专业技术合作伙伴，从而加快事业单位档案管理信息化改革，获得必要的技术支持，解决档案信息化建设中的一系列难度。目前，事业单位普遍的重视档案管理硬件设备的更新，不注重具有行业特征和智能化特征的档案管理软件更新，制约了档案管理信息化的发展水平。

3.3 低成本建设

事业单位用于档案管理的资金有限，还要采用低成本建设思路，强调融入循序渐进的档案管理改革理念。首先，明确档案管理信息化建设需求，拟定符合事业单位规模与实际需要的档案管理设备，重视分阶段进行档案管理改革。其次，强调引进符合当前档案规模的中低端设备，慎重购买高投入设备，从而有效减轻档案管理改革的经济压力。第三，还要进一步发挥各部门专业技术人才的重要作用，建立完善的内部管理机制，加大力度对档案管理风险进行控制，不断增强档案服务意识，更新档案管理人才，依托专业技术人才提高档案管理的整体水平。新时代还要在保证档案管理安全的基础上降低档案维护成本，实现效率与安全兼顾，这样才能满足事业单位档案管理工作的长期发展需要，推动事业单位档案管理工作的持续深化改革。

4 事业单位档案管理创新的措施

4.1 完善档案管理合作机制

为了提高事业单位档案管理工作有效性，解决传统档案管理工作的问题，还要在档案管理体制改革的背景下构建内引外联的工作机制，发挥群治群策的作用，积极从以往被动档案管理模式向主动档案管理模式发展。首先，加强档案管理工作规划，明确档案管理改革的要求，基于发挥社会力量在档案管理工作中的重要作用，构建内外部有效协调的档案管理工作机制。其次，全面加强档案管理工作规划建设工作，尤其重视内外部之间协调，强调依托联盟协议促进档案管理升级转型。第三，为了档案管理的共同治理水平，实现档案管理长效机制建设任务，应当转变档案管理方式，重视发挥社会档案服务机构的重要作用，积极探索档案管理委托机制，不断提高档案管理的专业效应，强调在专业机构的辅助下提高事业单位档案管理水平。

4.2 全面提高档案服务意识

为了解决传统档案管理工作的问题，还要全面强化档案管理服务意识，注重构建科学的档案管理工作体系，进一步细化档案管理工作流程，积极促进各方面履行档案管理职能，实现多种数据信息资源的有效整合，从而充分发挥档案信息的实用价值，达到全面深化档案管理改革的目标。构建模块化、标准化的档案服务机制，切实了解广大服务对象对事业单位档案的使用需要，进一步创新档案服务的方式，提高档案服务的效能。突破事业单位传统的档案管理重管轻用的思想弊端，强调提高档案管理的实用化意识，注重基于档案资源共享开发信息化的档案管理平台，基于智能化的设施设备提高档案管理的整体效率，发挥中坚力量在档案管理中的作用。重点提高特色档案信息资源的利用率，大力提高个性化服务能力，基于用户的需要发挥大数据、云技术的重要作用，不断挖掘潜在档案信息的价值，提高档案管理的实用性。

4.3 加强档案管理人才建设

档案管理人才建设直接关系档案管理工作质量，为了解决档案管理的问题，还要明确人才兴档的理念，注重提高档案管理人员的素质，要求档案管理人员具备较高的职业素养与较强的专业意识。大力引进专业的档案管理技术人才，提高档案管理人员的综合素养，要求档案管理人员具备信息化的服务能力。加强现有档案技术人才培训，构建专兼职配合的档案管理工作队伍，强化档案管理人员具备信息化工作能力，积极进行专业技术的培训工作。还要拓展档案管理人才培养的路径，依托技能比赛、课题研究等促进档案人员不断获得高水平发展。着力加大档案员的绩效考评力度，促进档案管理员树立远大的职业理想，促进档案管理提高职业效能。