园林档案管理的现状、问题及对策研究

2021-04-14金晶

卷宗 2021年21期

金晶

（杭州市水域管理处，浙江杭州 310002）

1 当前园林档案工作中存在的主要问题

1.1 重组织领导，轻制度建设

在日常工作中，各单位都能够建立档案工作领导小组，明确分管领导和责任科室，把各项工作任务分解落实到具体人员。但是由于园林工作涉及面广、工作周期长，一直没有建立系统完善的档案管理制度，园林部门内部各科室保管各自形成的档案，时常出现“多头管理”或“谁都不管”的情况，容易引发工作矛盾，出现工作空当。

1.2 重资料收集，轻审核把关

有的单位在资料移交时把关不严格，造成原始资料遗失。特别是园林工程资料，交工证书、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，还有的园林工程资料验收签证不齐全，存在代签现象，降低了原始资料的可信度。有的非常重要的文件，在下发或转发时，就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求，影响了园林工程资料的使用价值。

1.3 重项目研究，轻日常利用

近年来，以创建“国家园林县城”为契机，五莲县建立了较为完善的园林档案资源体系，并在此基础上推进档案的开发利用，县园林管理处和园林绿化科研所积极开展科研项目研究，《五莲山区野生杜鹃人工繁殖技术研究》获日照市科技进步三等奖，《园林绿化特色研究》获山东省科技星火三等奖。但是，有的园林工程人员没有养成合理利用档案的习惯，在遇到问题时，不是去查档案，而是找有关人员回忆情况，工作容易因个人见解或记忆错误而出现偏差。

2 园林档案管理的意义及现状分析

2.1 园林档案管理的意义

城市的园林档案是城市工作的重要组成部分，同时，其绿色理念又与时代发展特色相符合，因此，园林档案管理具有重要的时代性意义。具体体现在以下两个方面：首先，园林档案管理工作作为重要的理论参考，有利于促进城市园林规划设计、城市绿化工程的发展。在城市中，需要时刻对城市园林进行规划设计。比如，为城市道路增设绿化带、发展建设城市公园等。园林绿化工程在城市发展中是必不可少的。城市园林绿化工程是大型的复杂工程，除了要考虑绿化时的工艺条件外，还要考虑城市本身的规划结构，绿化工程需要保证与城市规划相协调，要从长远角度进行园林规划设计，同时还不能直接影响到城市的经济发展，而在这些因素的综合影响下，城市园林绿化工程很难正常开展。因此，为了保证城市园林绿化工程建设的周期性和连续性，就要合理运用园林档案，并将其作为园林绿化的参考依据，保证园林绿化在不违背城市发展规律的前提下，能够有条不紊地进行。比如，在园林档案管理中，会详细记录城市园林的规划布局、园林花树的价格和品种，以及近年来的园林经济发展规律等。而有了这些园林信息之后，就能更明确地进行城市园林绿化工程，提高城市园林规划设计的可行性，促进城市各行各业的长远发展，城市居民的生活环境更加优美。其次，园林档案管理工作对城市的经济发展和社会的和谐发展都有重要的促进作用。在城市园林的绿化工程中，包括园林场地的新建、园林规划改建以及园林绿化带的扩建项目，这些环节在进行过程中，园林档案信息发挥着重要的作用。比如，在某一城市的园林绿化项目中，有些品种的花树是可以就地取材的，如果想知道哪些品种的花树不需要单独购买，就可以查阅园林档案信息，其详细记录了目前城市已有的花树品种、数量，这样，就能节约城市园林绿化工程的成本，间接提升城市经济，并形成良好的城市经济发展效应。除此之外，通过查阅园林档案信息，能够将以往的一些具有较好实践价值的经验方法加以运用，探索城市园林经济发展规律，从而更好地保护城市生态环境，让社会发展更加和谐。

2.2 园林档案管理的现状

目前，我国大部分城市园林建设发展趋于现代化、科学化，园林经济水平稳步提升，这得益于园林档案信息管理工作的有效开展。与此同时，由于城市是较为复杂的社会集合体，其发展受社会环境、时代背景、历史背景以及文化背景等的影响，城市园林建设很难稳定下来，时刻波动变化，这是目前园林档案管理的普遍现状。具体体现在以下两个方面：1）没有认识到城市园林档案管理的重要性。随着我国城市工业的不断发展，给城市带来更多经济效益的同时，也转变了城市人的发展观念，认为相比于重工业，园林绿化工程没有什么实际价值。人们逐渐缺乏了对城市园林档案的管理意识，不重视这项工作。如今，许多城市职能部门对园林档案信息管理没有深入的理解，很难清楚地认识到其经济效益、生态效益以及所发挥的社会价值。这样很难再开展城市园林档案管理工作，工作人员抱着应付的态度去完成工作，工作职责逐渐模糊，最终，导致城市园林档案管理工作停滞。2）园林档案管理工作缺乏执行力度。在城市工作中，档案管理工作没有形成体系化的工作制度，这使得档案管理工作一直分散进行，只有需要用到城市档案信息时，才会想起这项工作；而在平时，则很少在城市建设中提及档案管理工作。这样就导致城市档案信息不完整，因为城市园林本身是随时变化的，比如设施维修、市场价格波动等，如果没有及时将这些变动信息记录到档案库里，那么，一段时间后，档案信息就会出现混乱，信息内容和数据缺乏真实度，很难作为城市建设和其他城市工作的参考依据。

3 加强园林档案管理的有效对策

3.1 要加强工作人员对园林档案的管理意识

为了加强对园林档案信息的保管，要从工作人员入手，让工作人员树立良好的档案管理意识。具体步骤：第一，要组织开展园林档案管理专业知识培训，包括对有关档案法律的学习，以及专业化的档案管理方式，让工作人员从法律的角度执行档案管理工作，从专业的角度优化管理细节，提升管理效率。第二，领导要加强对工作人员的职责关注，把园林档案管理工作纳入城市专题会议当中，并由工作人员做详细汇报，让工作人员意识到上级对园林档案管理工作的重视程度。这样，能帮助工作人员树立档案管理意识，园林信息自然能够得到妥善保管。

3.2 运用先进的档案管理模式，使城市园林档案管理工作更为系统化

在城市园林档案管理中，如果管理体系不够系统化，那么各项管理工作会较为分散，管理部门之间也难以很好地进行沟通，会导致档案管理效率大大下降，容易由于沟通不当导致管理工作出现矛盾冲突，不利于档案管理工作的和谐进行。因此，需要改变以往的档案管理模式，将城市园林档案管理作为一项整体性的工作，系统化进行管理。具体来说，要依据城市园林档案的管理要求和各个管理部门的实际情况，对档案管理工作进行合理分工，安排日常值班工作，并详细落实好责任制度。在工作中要严格制定和执行各项工作计划，比如每周档案信息总结、每月集中总结、每年进行年终总结等。

3.3 利用互联网建立数字化园林档案管理平台

如今是大数据时代，许多产业已经开始运用互联网技术进行产业管理，在对档案进行管理时，可以有效运用好互联网技术，实现档案信息的云管理。方法如下：首先，搭建网络档案信息管理平台，设置基本的管理功能，比如档案自动分类、信息筛选功能等。其次，由各部门指定1名工作人员创建专门的平台账号，由管理员设置权限，然后，将档案信息上传到平台上.最后，对档案信息管理平台进行加密，防止信息泄露，并设立一个动态修改日期，比如在每周的星期一，对上周的档案信息进行实时更新。这样的话，方便工作人员保管档案信息，庞大的档案信息数据能轻松存储到电脑中，进行智能分类，不用再考虑档案袋放置问题，能大大提高档案管理效率。