殡葬档案管理存在问题及方法探讨

2021-04-14曹阳

卷宗 2021年21期

曹阳

（黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区殡仪馆，黑龙江齐齐哈尔 161021）

殡葬档案是指殡仪馆、火葬场、公墓、骨灰堂等殡葬服务单位，在提供遗体火化、遗体安葬、骨灰安放（葬）等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。2010年,民政部与国家档案局共同制定了《殡葬服务单位业务档案管理办法》。通过学习和贯彻《办法》，各殡葬档案部门在落实档案管理制度，加强殡葬档案的规范化管理，提高殡葬档案管理人员专业素质培养，促进档案管理工作优化升级，保障殡葬档案管理工作的质量与水平等方面有了很大提升。殡葬档案管理工作规范化步伐得到加速，档案受益于社会的功效越加明显，较好地维护了公民、法人和其他组织的合法权益。下面就殡葬档案的特点、存在的问题及解决建议加以探讨。

1 殡葬档案的特点

由于殡葬行业的特殊性、公益性，涉及民生利益的得失，这就决定了殡葬档案具有其独特而鲜明的特点。

1）及时性。殡葬文件材料要在相关手续办理结束后十个工作日内归档完毕。这是殡葬档案及时性所决定的。殡葬档案信息要及时收集，及时归档，以确保档案信息完整的纳入档案库管理。2）个体性。殡葬档案信息个体性比较明显，按照一个火化对象为一卷，一个墓穴（格位）为一个单位进行档案整理，比较方便档案查调与归集。如，遗体火化文件材料以被火化的死者为单位整理，一个被火化的死者一卷；遗体安葬材料和骨灰安放（葬）材料以墓穴（格位）为单位整理，一个墓穴（格位）一卷。3）长期性。殡葬档案保存时间比较长，以方便利用者查询使用档案。遗体火化档案的保管期限一般为50年。遗体安葬档案和骨灰安放（葬）档案的保管期限为自初次签订安放（葬）合同之日起，至续签的最后一份安放（葬）合同或者协议终止后20年。

2 殡葬档案管理中存在的问题

随着殡葬档案数量逐年增加及管理信息化的要求，殡葬档案管理中不适应社会需求的管理模式越加明显，主要以下几方面。

1）档案管理制度不够完善。一是虽然民政部与国家档案局共同制定了《殡葬服务单位业务档案管理办法》，但在实际执行过程中，一些殡葬管理部门并完全没有根据《办法》，结合实际情况制定实施细则，使得殡葬档案在操作上缺乏抓手。二是《办法》规定“遗体火化档案在殡葬服务单位保管20年后向相关国家综合档案馆移交。相关档案馆应当在遗体火化档案保管期限届满后对其进行鉴定，有继续保存价值的延长保管期限直至永久，无保存价值的予以销毁。”但一些殡葬部门与档案馆缺乏交接手续与程序，档案到期到无法进行交接，多数档案只能继续在殡葬部门存放，导致殡葬部门档案堆积，档案室资源被无序占用。2）档案管理工作人员素质有待提高。由于相关领导和档案管理人员对档案工作的不够重视，工作人员大都是轮换抽调过来的，他们普遍缺乏档案管理的专业知识，甚至有的工作人员缺乏简单的电脑操作知识，而新招聘专业人才，虽然具备专业知识，但却缺乏档案管理经验，使得殡葬档案工作难以持续有效进行。3）档案信息利用率较低。一是以往的殡葬档案以纸质材料为主，由于记载人书写水平不一，字迹潦草，给整理档案带来一定的困难，加之部分纸质档案保存不善，部分资料遗失现象时有发生，使得一些档案信息无法实现再利用。二是档案信息化水平还存一定的差距，很多档案信息查询还需要人工翻阅，既浪费了人力，也影响了工作效率，也降低了公众的认可度，使得档案信息资源利用率较低。4）信息共享不充分。虽然殡葬档案信息化已提出多年，但实际工作中，一些殡葬部门对信息化管理理解不够深刻，认为几台电脑，一根网线就可以完成档案信息化处理，对殡葬档案信息化操作还停留在初级阶段。即使殡葬部门搭建了信息化平台，但由于殡葬行业的特殊性，殡葬行业与政府其他部门的关联不够密切，而殡葬各部门的网络平台搭建步调不相一致，也影响了殡葬信息的共享。5）档案安全存在一定的隐患。随着经济生活数字化的不断深入，数据安全、信息基础设施安全的防护问题日益凸显。殡葬档案在信息化进程中也同样存在着一定的安全隐患，黑客入侵，不法分子非法进入，给社会和人民的档案利用带来了不稳定因素。同时，档案管理人员不良的管理习惯也会给档案安全带来一定的安全隐患。

3 殡葬档案管理的方法探讨

1）建立和完善档案工作制度。只有规范的、科学的管理制度，将殡葬部门在提供殡葬服务时所产生的各种文件资料充分的利用起来，才能激发档案在殡葬服务中的价值和作用。因此，要在档案管理工作取得好的效果，必须建立完善档案管理制度，如建立标准化档案管理制度、档案安全管理制度、档案信息化建设制度等，通过制度的约束，以岗定责，以提高档案管理水平。2）规范保存殡葬档案资料。殡葬档案管理工作，主要是档案资料的收集、加工、保存。因此要强化收集第一手信息资料重要性，要指定专人收集资料，然后传递到档案工作人员手中，并做好交接备查记录，档案管理人员要及时将资料输入计算机统计数据库中。3）强化档案管理人员素质。为保证档案管理工作有效开展，需强化档案管理人员素质，提高他们的专业素养，培养一只有知识，有热度，有能力，有水平的专业档案队伍。一是配备专业人才，专业化队伍能够熟练掌握利用电脑、网络，以实现档案信息化，数字化的要求，从而提升档案管理工作水平；二是加强档案人员的思想教育，提升他们专业知识和思想认识水平是至关重要的，使他们清醒的认识到档案工作的重要性；三是加强档案人员的业务知识培训，积极组织各类型的档案培训，如通过网上课堂进行网络学习，也可以通过参观学习，找出自身差距，以提升业务水平。总之，只有档案人员拥有了较强的职业技能和较高的思想认识水平，才能保障殡葬档案事业健康有序发展。4）提升档案管理应用水平。一是在一定的范围内，定期公布殡葬档案信息，强化殡葬领域内部档案信息的共享与交流。二是开发和利用档案资源，挖掘殡葬档案中有价值的信息内容，以满足公众及相关部门对档案信息资源的需求。三是对殡葬档案信息进行科学分类，创新殡葬档案信息的利用价值，以满足各界对档案信息资源的需求。5）搭建档案共享平台。一是提高信息化建设水平，实现高配置软硬件环境。档案信息化工作对电脑设备提出更高的要求，因此，需配备符合信息化工作的电脑设备、网络技术等现代化、信息化手段，搭建档案信息化平台，以提高档案信息化工作质量；二是通过殡葬领域与其他相关部门的档案信息共享，方便用档部门及公众更及时更便捷的获取档案信息；三是利用宣传手段，广泛宣传殡葬档案信息的重要性，提高殡葬领域工作人员的重视程度，以更好的提高殡葬档案服务社会的水平。6）优化档案安全环境。一是对档案进行定密管理，涉密档案要严格按照保密法的要求执行，严禁私自泄漏保密档案信息；二是优化网络安全环境。网络环境的优良决定着档案信息传递的安全与否，时时监控网络安全，保证网络安全，以防止档案信息受到黑客攻击，为不法份子窃取是档案信息化过程中重要工作节点；三是要加强日常评估、拓展举报渠道等，让违法者付出应有的代价，也让试图效法者望而却步。