乡镇档案管理从纸质到电子化的必要性研究

王大为

（黑龙江省哈尔滨市通河县乌鸦泡镇人民政府，黑龙江 哈尔滨 150900）

近些年来，我国社会以及经济发展不断进步，不断发展的现代化计算机互联网技术，也使得人们的生活和工作有了较大程度的改变，尤其是各单位近年来不断进行改革，机构不断精简，无论是人事管理还是行政体制，都随着时代的变化而产生了深刻的变革，乡镇政府及其他行政事业单位的档案管理工作集结了信息和资料的收集、整理、归档、保存、搜索以及实用等种种的工作。在当前的现代化档案管理工作中却存在着一定的问题，纸质档案管理工作的进行也影响了行政事业单位的工作效率，必须针对存在的问题提出及时有效的改革措施。

1 乡镇档案管理的介绍

乡镇档案是指乡镇党委、政府机关以及其他行政事业单位在工作过程中，形成的对国家发展、社会进步具有可利用以及保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。而当前乡镇单位以及其他机构，由于档案专业人员较少、经费有限，因此在进行档案管理时，极少存在专人负责，在面对大量且繁琐的档案管理工作时容易出现差错。乡镇档案管理对于解决基层矛盾具有极其重要的关系，因此在当前时代浪潮的冲击之下，必须要完成档案管理，从纸质到电子化的发展，在两者之间取长补短、扬长避短，共同做好新时代的乡镇档案管理工作。

2 电子档案管理介绍

电子档案是指在新时代多媒体互联网技术发展之下，通过电脑设备以及利用电脑设备生成的电子文件，包括光盘，硬盘等各项储存形式，依赖电脑和网络而产生。针对当前乡镇政府及其他事业单位的工作，国家建立了科学的电子管理系统，包括党群工作、行政机关、企业经营民俗、科学、基本建设、干部职工等各种各样的档案，通过电子档案管理，能够对各项数据进行精准的收集和分析，通过访问权限密码等设立，不断提高档案管理的私密性和科学性。

3 纸质档案管理的优缺点

3.1 纸质档案管理的优势

纸质档案管理，顾名思义是指在国家机关、社会组织及个人在社会活动中，以纸张作为载体保存下来的数据档案，纸质档案管理在我国长久以来的工作以及发展过程中带来了深刻的影响，自发明纸张以及文字开始，从古至今的文献典籍以及学术成就，都是通过纸质保存下来。即便是在当前的乡镇政府以及其他机关事业工作过程中，纸质档案仍旧具有一定的存在意义，对于一些图表类、图纸类的文件依然可以选择纸质档案管理方式进行更好的保存。纸质档案自身最大的优势就是具有极强的可靠性以及真实性，信息在纸张上难以进行随意的改动，因此具有较强的“原件性”，法律效果较好。

3.2 纸质档案管理的缺点

纸质档案管理以文字和纸张作为存储媒介，最大的缺点便在于纸质制具有较强的易破坏性，因此纸质档案不仅浪费空间，同时也需要大量的时间以及精力进行保护管理过多的纸质档案，在查询以及携带方面存在着较大的麻烦，难以达到电子档案的便利性以及科学性。

4 电子化档案管理工作的优势

4.1 提高办公自动化水平，减少资源浪费

近些年来，我国社会不断发展，各行各业的工作，以及人们的日常生活，都有了较大程度的改善，而乡镇政府及其他行政事业单位作为我国社会稳定发展以及现代化事业形式中不可缺少的一部分，也应该积极面对时代的浪潮，不断转变管理模式以及管理理念。在现代数字化档案管理工作过程中，档案管理工作要逐渐摆脱纸质文件的束缚，开始以数据化的形式存储在计算机中，方便工作人员的查找和使用，节省了大量的时间以及人力成本，也不断提高着档案管理工作的效率。

4.2 保证档案的充分性和科学性

当前数字化档案管理工作，是将工作过程中产生的信息和数据通过现代信息技术进行相关的处理和整理，可以将信息及时进行归纳与存储于乡镇政府及其他行政事业单位档案专用计算机设备中，对于日常工作中存储的档案资料应用非常普遍，许多部门都要随时随地通过查询应用的方式，借助档案资料指导下一步的工作。数字化档案管理可以实现各个部门的档案使用需求，为管理者提供一定的参考依据。同时现代数字化档案管理工作可以实现信息资源的最大程度共享，以便于工作人员能够在不同时间不同地点，随时随地查阅和使用自己需要的信息。

4.3 提高档案管理水平，提高档案管理人员的素质

数字化档案管理工作可以有效提高乡镇政府及其他行政事业单位的工作效率以及档案管理水平。想要实现现代化数字档案管理工作必须要借助不断发展的网络水平以及计算机专业设备，因此档案管理人员必须要不断提升工作能力，不仅要掌握相关的理论知识，还要不断学习计算机操作能力，乡镇政府及其他行政事业单位要加强管理人员的在职培训，进行定期考核，这样才能够稳步推进乡镇单位的数字化工程建设，建立一批高素质的现代化专业人才管理队伍。

5 乡镇档案管理从纸质到电子化的对策

5.1 认识电子文件以及传统纸质文件的区别

电子文件与纸质文件来说完全不同，它具有新时代的特性，电子文件是指通过计算机以及现在网络技术来进行资料的收集整理以及保存在文件的处理过程中，并没有与实物进行接触，也不用接触电脑之外的其他工具进行计算和整理，电子文件与计算机网络技术相辅相成，如果离开了计算机以及网络技术，电子文件的管理也将不复存在，因此，档案管理工作人员 必须要清楚明白地理解电子文件与纸质文件的区别。

5.2 保证电子文档的真实性以及完整性

真实性和完整性是当前现代办公理念下档案管理工作的基本属性，首先要保证电子文件的管理效果，确保电子档案的完整以及电子信息的真实性，否则现在档案管理工作也就失去了本身的意义和价值。当前电子文件缺乏真实性和完整性的主要原因是因为对资料的收集及整理程序的规范没有选用科学的方法。因此必须建立起现代化的科学管理制度以及标准工作程序，保证电子信息的真实性，保证处理过程的规范性，这样才能够不断保证电子信息的科学性和现代性，真正实现现代化电子档案管理工作的意义。

5.3 提高档案管理工作者的素质

档案管理工作者的科学文化素质是影响现代档案管理工作的重要因素之一，档案管理工作人员除了要具备一定的政治素质，还要具备信息的收集处理，整理以及保存能力，掌握现代化信息操作技术，学习计算机知识，具备熟练的专业实践能力以及理论基础，要不断进行学习和培训，不断完善自身的知识结构，符合当前的时代发展要求。

6 结束语

总而言之，现代办公技术对于档案管理工作既有一定的有利作用，也对档案管理工作提出了一定的要求和挑战，因此新时代的乡镇政府及其他行政事业单位档案管理工作必须不断适应时代的发展要求，不断提升自我，实现档案管理工作电子化管理以及长远发展。