浅析高校院系档案管理工作

2021-04-14钟莹

卷宗 2021年21期

钟莹

（武汉大学，湖北武汉 430072）

随着当前教育体制改革的不断深化，互联网科学技术的快速发展，高校院系档案管理工作也迎来了极大的挑战。面对这种大环境，我国高校院系档案管理工作应该如何认清形势发展，从容地应对挑战并把握机遇，是众多院系档案管理者所面临的重要任务。因此，研究高校院系档案管理工作具有重要的现实意义。

1 高校院系档案管理工作概述

1.1 高校院系档案管理工作概念

对于高校院系档案，主要是指高校院系在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，对学生、学校以及社会具有重要保存价值的档案。高校院系开展档案管理活动就是指对各种档案资料以及档案信息进行统一、有序的管理，方便高校能够切实掌握院系有关档案材料，将办事效率有效提高。通过总结相关文献可以得知，高校院系档案管理工作主要包括四个部分，这四个部分分别是档案整理与统计、档案的收集、档案的鉴定以及档案的提取利用。不管是对于个人还是对于单位而言，档案管理工作都有着十分重要的作用。因此，在新形势下，必须要加强高校院系的档案管理工作。

1.2 高校院系档案管理的特点

高校院系档案是院系开展各种工作的原始记录，能够为院系处理各种问题提供重要凭证，属于院系一项十分重要的信息资源。随着当前信息时代的发展，高校院系档案也呈现出其独有的特点，具体包括以下几点：

首先，高校院系档案的来源变得更为广泛。目前高校院系档案资料不仅仅是教育教学工作，还涵盖有学生管理、科研、行政管理、人事人才等各个方面的资料，涉及的范围十分广泛。在这样的情况之下，就容易增加档案管理的工作难度。再加上档案每年都会出现累积情况，也会使得档案数量以及内容逐渐增加。

其次，高校院系档案更具有互动性。随着信息技术的不断发展，以及网络技术的应用，使得高校院系对外开展的各项工作之间的联系更为密切，不同平台之间的交流越加频繁。这种多渠道交流方式不仅仅加强了师生之间的交流，也很好地促进了高校院系档案管理的互动性，可以实现实时资源共享。

2 高校院系档案管理存在的问题

随着高校发展战略的调整和教学改革的推进，高校档案管理工作呈现出复杂化和多元化的特征。学校将院系档案管理的工作下派到各院系，有助于集中力量，有针对性地开展档案管理工作，确保档案管理工作的完整有序。但是，我国高校院系档案管理工作起步较晚，认识的不足及管理经验的缺乏在一定程度上制约着院系档案管理工作的开展，具体来说，主要存在以下四个方面的问题。

2.1 档案管理制度不健全

档案管理制度是对文件归档、规范化整理、档案管理、档案利用等工作的规范性文件制度，主要包括归档制度、保管制度、借阅制度、销毁制度、管理体系及职责等。科学、完善的档案管理制度是院系档案工作正常有效开展的保证，是提高院系档案管理工作效率和工作质量的重要手段。据了解和笔者走访，目前我国高校院系档案管理工作普遍缺少统一、规范的档案管理制度及实施细则，导致材料归档不规范。常见问题包括但不限于：归档材料不系统，如材料分类不标准，档号缺乏扩展性；归档材料不完整，如有些材料只有正本缺少定稿，有些材料只有证件缺少附件，有些材料只有结果性文件而缺少依据性文件；归档材料不准确，如归档材料非最终版本，材料签字盖章手续不完备等。

2.2 档案管理人员的业务水平有待提高

《高等学校档案管理办法》规定：学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。但实际工作中，很多院系并没有配备专职的档案工作人员，高校院系档案工作人员通常由教学或行政秘书兼任，而教学或行政秘书工作繁忙，只能挤时间应付档案管理工作，并且普遍存在不懂档案知识、不熟悉档案业务的问题。此外，由于院系间人事变动，院系档案人员更换频繁，还会导致岗位变换时缺乏规范的档案交接手续，造成档案资源流失严重。院系档案管理人员的不稳定性、不专业性往往导致院系档案管理工作无法有序开展。

2.3 院系档案管理条件不达标

良好的档案管理条件是保证高校院系档案管理质量的主要因素之一。据了解，目前很多高校院系并未设立专门的档案室，档案材料要么存放在办公室，要么存放在其他科室，甚至堆放在会议室角落，安全和保密性难以保证，更遑论防光、防潮、防渍等档案管理规定。由于档案管理软硬件设备设施的普遍性缺乏，档案工作现代化水平远远低于信息化社会对档案工作技术装备的要求。其次，档案管理的自动化程度不高，大部分还停留在手工管理阶段，管理状况好的单位会建立电子目录，管理状况不好的院系则材料堆放杂乱无章、缺乏电子目录、无法实现计算机检索，导致档案利用不充分、不便捷。

2.4 院系档案管理信息化水平低

现在很多高校院系档案依旧采取的是纸质和手工保管方式，这种保管方式不仅效率低下，而且编目科学性不足，档案检索极难进行，大大降低了档案的利用效率。另外，很多高校尚未建立配套的电子档案保管系统，缺乏档案数据库和网络连接功能，不能实现档案资料的实时共享。

综上，想要实现院系档案管理的信息化，必要的规章、人员及软硬件等基础设施必不可少。当前落后的档案管理现状严重阻碍了档案管理工作的进程，也影响了档案管理事业的发展。

3 加强高校院系档案管理工作的对策

针对当前我国高校院系档案管理工作的现状及不足，要实现院系档案管理工作的常态化、规范化和科学化，必须要采取相应的对策，以改进和完善院系档案管理工作。具体来说，应从以下四个层面来着手改进。

3.1 建立健全院系档案管理制度

高校院系档案管理存在的一系列问题，归根结底是由于缺乏完善有效的管理制度。因此，亟需完善规范院系管理制度，以确保相关部门工作的有序进行，并形成完整有序的管理体系。这也是档案管理工作顺利进行的重要保障。对此，各高校院系可依据《高等学校档案管理办法》、《归档文件整理规则》等国家档案局官方细则并结合院系档案工作实际，在学校档案馆的指导下，完成《学院档案建设与管理办法》、《学院档案建设与管理责任清单》及《学院兼职档案员工作职责》等相关管理文件的拟定。上述管理制度可以明确院系档案工作的领导体系与职责、责任落实与追究、归档范围与整理方法、档案利用、条件保障等，并明确和规范各科室档案工作责任人及兼职档案员的具体工作职责。

3.2 加强院系档案管理信息化建设

使用先进的档案管理办法，能够大规模节在档案资源的使用上节省人力，大幅提升工作效率。现代社会互联网的使用已经相当发达，信息技术在人们的生活中的利用率也越来越高。高校院系档案管理信息化，无疑能为档案管理工作开辟新的管理模式。院系档案信息化管理可保证档案长保存期限，延长档案的保存期限；且方便调取，节省档案翻找时间，从而降低档案工作难度。在此基础上，高校院系办公室管理人员需要配置完善的设备，如图文扫描仪、数字音像制作系统等硬件设施；局域网和互联网等软件设施，并做好档案数据库的建设，实现电子档案的规范化存储，实现档案管理的信息化发展。

3.3 加强业务培训，提升专业水平

对档案工作的投入切实体现了一个单位对档案工作的重视程度。随着社会的进步和科技的发展，新任务、新要求不断出现，因此，高校及其院系领导要重视院系档案室的建设，加大投入，确保院系档案室的正常运转，使院系档案的作用与价值得以充分发挥。档案管理人员是档案管理工作的具体执行者，其专业素养和业务水平直接影响院系档案管理工作的开展。高校应积极组织各院系档案管理责任人及兼职档案员，开展多种形式的档案管理培训。1）普及档案知识，提升档案管理意识。想要更好地提高高校院系档案管理工作水平，首先要普及档案知识，提升相关工作人员的档案管理意识。对此，高校领导要积极组织培训学习，安排档案管理人员定期参加省市级学校档案工作培训，加强对《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等相关资料的学习，为档案工作人员普及档案知识，提升档案管理意识，为推进高校院系档案管理工作的信息化、规范化打下坚实的基础。2）开展专场档案管理工作培训，从档案的历史变迁、新时期痕迹管理到如何开展院系档案工作，提升理论水平。其次，组织档案管理责任人和兼职档案员到档案馆进行现场观摩教学，深入各类档案库房及档案整理室，手把手教授各门类档案的具体整理方法，提升实际操作能力。与此同时，高校院系还要加强对院系档案管理工作的重视程度，将档案管理工作纳入学校整体发展规划当中，为促进档案管理工作提供充足的资金投入，加强现代化基础设施建设，为高校院系档案管理工作的顺利进行提供基础保障。

3.4 加强高校院系档案管理工作信息数字化建设

伴随着时代的快速发展，信息数字化技术已经逐渐深入到各个行业当中。面对在这样的社会形式，作为高校院系档案管理工作也需要顺应时代的发展，加强档案管理工作的信息数字化建设。要想保证院系档案管理工作的信息化，必要的实施设备建设必不可少，相关的硬件设施设备一定要跟上网络发展的步伐。院系在进行设施设备选择的时候，一定要充分地将档案管理工作与目前的网络发现相结合，同时要保证档案工作人员的办公条件。只有将这三个方面的因素考虑到位，并将其有力地结合起来，才能为档案管理工作提供物质保障，奠定基础。