完善措施规范流程提高交通档案管理水平

王怀鑫

（大同市公安局交通警察支队，山西 大同 037000）

交对于交通行业的管理和综合行政执法来说，交通档案管理在其中起着重要作用，不但可以及时地总结管理经验，为其提供数据支撑，同时还可以为交通行业的发展提供理论基础保障。而随着社会的发展，我国对交通管理部门的档案管理工作也越来越关注，这就为交通的行政执法等工作提供了更多成熟的经验，作出了一定贡献。但是在当前网络化和现代化技术不断推动的情况下，对交通当管理水平提出了更高标准，如果思想观念没有及时更新，仍沿用老套的管理办法，显然与当前的社会发展不相适应，因此，要有效提高交通单管理工作水平，从而推动交通行业的健康发展。

1 交通档案管理工作中存在的问题

1）搜集流程不规范。在交通行业的各个工作中，档案馆里可以称得上是“幕后”工作，对其重视程度往往不足。或许是由于这个原因，在当前的交通档案管理工作中，并没有把资料的搜集和整理工作提上日程，甚至有的人员把它视为浪费精力和时间的不必要工作。因此在对档案数据进行搜集时，缺乏规范化和程序化，造成搜集流程不规范，同时在搜集环节中，管理制度并没有发挥真正的作用，导致档案收集的效果并不明显，例如在对档案收集进行立卷时，多数没有根据文件目录顺序来进行排序，导致实际文件与卷内目录不相匹配，资料漏失的情况较为普遍。

2）管理手段落后。在目前的交通档案管理工作中，还存在管理手段落后的情况，当前大多数当管理技术不适应实际的档案利用需求，具体表现为：首先，由于部分领导对档案管理工作重要性的重视程度不够，对这方面的投入较少；其次，虽然部分单位购买了先进的当管理设施，然而在实际上管理人员技术不熟练，设备无法得到有效利用；最后，虽然部门具有危机和档案网络，但是大多数档案资料并没有被录入到电脑中，往往还存在手工操作的情况。

3）档案综合管理力度不够。当前的交通综合档案管理室为一个班组，在行政方面不能对其他部门展开管理，在档案管理活动中，需要向其主管领导汇报工作，然而档案管理主管领导往往都是兼任，主管着各种工作，时间和任务都较为紧张，因此档案管理人员在的汇报工作进行的就比较困难，难以顺利开展各项工作，同时某些部门若是自设资料库，以及档案借阅管理内松外紧，也会对档案综合管理产生一定影响。

2 提升交通档案管理水平的有效措施

1）不断提升认知水平。交通部门领导要提高对交通档案管理工作的重视程度，在对档案进行管理工作时，需要展开由一把手主抓，然后由其他领导进行配合的工作，同时在对档案进行管理时，对各个工作环节都要对专门责任人进行确定，确保按人头负责的落实，除此之外，还需要有关人员树立科学的档案管理意识，遵循档案管理的原则，积极开展好该项工作。

2）统一政策，避免政出多门。首先，档案主管部门和有关领导需要对档案管理制度进行统一制定，要求各部门严格按照制度开展工作，避免各自为政；其次，重视档案管理质量，严格档案管理制度，完善档案管理和借阅等办法，并且对各科室的档案整理情况进行定期检查，同时还要制定计算机目录管理表，对档案和案卷目录的存放位置表进行编制，给查阅归档提供便利；最后，开展全覆盖、多角度的档案细化工作，落实来文登记制度，按照类别、文号、日期等进行登记、分类和办结，除此之外，还需要对档案目录清单进行制定，并且逐个登记造册和核对检查。

3）加强信息化建设，提高管理水平。当前的交通档案基础业务内容需向档案信息化进行重心转移，加强信息化建设。如果档案管理部门经费允许的情况下，建立档案管理室，对设备进行更新换代，购置先进的电脑、传真机、扫描仪和档案柜等基础设备，能够使档案室的管理氛围得到有效优化，为档案管理工作的顺利开展提供保障。开展信息化档案管理工作建设，能够使工作效率得到大幅度的提高，同时也能够保障档案管理工作的专业化和规范化，促进档案保存和查阅等工作的顺利开展。

4）建设专业的档案管理人才队伍。为了有效提高交通档案管理工作水平，还需要建立专业的档案管理人才队伍，提高其专业水平和道德素养。一方面，需要对以往档案的混乱、残缺和单一等问题进行解决，这就需要领导部门提高对档案工作的重视，组织档案管理人员学习优秀的档案管理工作经验和方法，同时还可以定期开展培训工作，通过组建档案管理技能培训班，邀请专家对其进行专业培训，对档案管理和执法文书等工作进行现场指导；另一方面，努力提高档案管理人员的徳、廉、勤、俭、能、公方面的素养，要求档案管理人员对档案管理相关法律法规保持充分的熟悉感，严格规范其管理工作和管理流程，同时还要掌握专业的电脑操作知识，熟悉时事政策等 内容。

3 制定规范的档案流程，推动档案管理有序开展

1）规范公文处理。进行规范的档案管理工作，首先就要对公文处理流程进行规范，拟制单位不同其单位文件也就不同，有的是由办公室统一拟制，有的则是先由相关部门进行起草，然后交给办公室进行印发，这就需要做好不同公文的传达、记述和备查等环节的公文处理工作。

2）完善公文资料。在公文的最初归档环节中，有关人员要对其进行认真检查，确保公文资料的完整性，如果发现有附件未归档，就要进行催要，同时还要及时跟踪收回未按时上交的文件，避免出现文件长时间留在个人手中，从而造成遗失等问题。

3）档案分类评估。档案资料收集、处理和归档等工作完成之后，在确保档案涉及事项处理完成的情况下，档案管理人员就可以对档案进行分类价值评估。

4）接收新信息，促进资源共享。对于交通当管理工作人员来说，要强化责任意识、培育职业意识，在工作中对新信息进行有效接收，拓宽自身的知识视野，使辨别能力得到有效提高，同时还可以借助媒体等载体，积极向用户介绍和宣传自身的档案史料汇编等资料，如专题概要、会议简介和大事记等内容，促进资源共享的实现。

总而言之，交通档案管理工作具有较强的专业性和一定的挑战性，需要当管理人员在之后的工作过程中，把档案管理和文秘工作进行有效结合，保障档案管理效果和质量，使其利用价值被充分发挥出来。有关人员要能够保持专业的管理水平，拥有高度的职业责任感以及一定的奉献精神，积极开展好档案管理工作，完善措施和规范流程来促进档案管理水平得到有效提高，从而提供更多有效的信息资源，推动交通行业的健康发展。