关于如何提升办公室档案管理工作效率的探讨

王冬生

（吉林省公主岭市苇子沟街道综合服务中心，吉林 公主岭 136100）

在各个企业的办公室管理工作中，办公室档案管理工作是其重要的组成部分，能有效协调各部门的关联性工作开展。随着社会经济的不断发展和行业市场的不断变化，在各个企业中，办公室档案管理工作也要随着市场形势进行改革和创新，响应时代发展的潮流，充分发挥其在企业中的优势，将办公室档案管理工作中工作人员的查询、检索、记录等工作由繁化简，提高办公室档案管理工作的工作效率和工作质量。但是现阶段在办公室档案管理工作中，也仍然存在一些问题，所以想要促进办公室档案管理工作的顺利开展，就要针对这些问题进行具体地分析，并制定相应的解决方案，充分发挥办公室档案管理工作在企业中的作用。

1 现阶段办公室档案管理工作的状况分析

1）工作人员的工作水平低下。在各企业的办公室档案管理工作中，有些工作人员都是非“科班”出身，对办公室档案管理工作的管理理念和专业知识了解得并不透彻，工作水平和职业素养偏低，这是影响办公室档案管理工作开展的重要因素之一。另外，现阶段是网络化时代，各企业在办公室档案管理工作中已经摒弃了传统的纸质档案管理模式，而是广泛地在办公室档案管理工作中使用信息化技术，但是有些工作人员对于信息化技术和电子计算技术的使用并不熟练，仅凭靠简单的计算机操作很难将办公室档案管理工作进行完善，达不到办公室档案管理工作预期的效果，导致办公室档案管理工作中引进的先进电子设备没有“用武之地”[1]。

2）忽视办公室档案管理工作的重要性。现阶段，在大部分企业的发展过程中，更偏重于对经济效益方面工作的管理，对办公室档案管理工作没有以其高度的重视，仅是将办公室档案管理工作当作简单的文字类管理工作处理，办公室档案管理工作成为辅助各部门工作的附属工作，并且，在各企业中，对办公室档案管理工作也缺乏相关的管理规定和制度，导致客户信息没有专人的管理，保存途径十分单一，长此以往，由于人员流动、岗位调离，都会导致客户信息流失，造成不可逆转的局面。另外，在办公室档案管理工作中，大部分工作人员侧重于对人事档案和合同文件的管理，忽视了其他企业相关资料的管理，这也是制约办公室档案管理工作顺利开展的重要因素。

3）办公室档案管理工作缺乏相关保障。由于各企业对办公室档案管理工作疏于管理，这就导致办公室档案管理工作中数据、信息、资料的安全保存难以得到保障。第一，办公室档案管理工作的工作人员自身忽视办公室档案管理工作的重要性，常因为人为失误或责任心短缺致使数据、信息和资料的损坏或丢失；第二，企业忽视办公室档案管理工作，缺乏安全防范意识和网络安全意识，导致办公室档案管理工作的安全性难以得到保障，进而出现数据、信息、资料泄露的 现象[2]。

2 提高办公室档案管理工作效率的措施

1）建立完善的工作团队，提升工作水平。随着社会现代化进程的快速发展，对办公室档案管理工作也提出了新的要求。基于此，办公室档案管理工作的相关工作人员要积极响应时代发展的潮流和行业市场的需求，提升自身的工作水平和职业素养，加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地把握办公室档案管理工作的动向，办公室档案管理工作相关工作人员的职业素养和专业水平直接决定了办公室档案管理工作的工作效率，甚至关系到企业未来的发展走向[3]。想要有效提高办公室档案管理工作相关工作人员的素养，就要为办公室档案管理工作的相关工作人员经常举办一些有关于人力资源和档案管理的思想交流会，有计划地安排一些相关实践活动，聘请专家对办公室档案管理工作的相关工作人员进行工作讲解和指导并传递先进的管理理念和教育理念，提高办公室档案管理工作的相关工作人员的工作水平，提高办公室档案管理工作的工作效率。

2）提高对办公室档案管理工作的重视程度。要想提高办公室档案管理工作的工作效率，最基础的就是要转变企业和工作人员对办公室档案管理工作的管理态度，提高对办公室档案管理工作的重视程度，转变工作理念，增强办公室档案管理工作中的管理意识，创新档案管理理念。与此同时，办公室档案管理工作的管理人员要制定科学的办公室档案管理工作管理制度和规定，通过制度和规定来约束工作人员的工作责任心，健全的办公室档案管理工作管理制度和规定是提高办公室档案管理工作效率的基础，所以各企业要切实落实办公室档案管理工作的规章制度，提高办公室档案管理工作的工作效率。

3）提高办公室档案管理工作的安全性。提高办公室档案管理工作的安全性是保证企业信息不被破坏、泄露的前提，也是提高办公室档案管理工作效率的保证，所以在企业中，首先要制定办公室档案管理工作向印度歌保密制度，提高工作人员的安全保密意识，并对工作人员的工作进行约束，发现有泄漏、破坏企业信息、数据、资料的工作人员进行严格查办和惩处，保证办公室档案管理工作的安全性；其次，企业也要对工作人员进行系统的计算机知识和网络安全知识培训，让工作人员明确网络隐患带来的严重后果，进而有效提升办公室档案管理工作的效率[4]。

4）融入信息化管理手段。在办公室档案管理工作中，想要提高办公室档案管理工作的效率和质量，并有效将企业的各项工作进行串联和整合，就要使信息化技术和计算机技术，并实际应用于办公室档案管理工作中，建立一个档案信息管理系统，确保办公室档案管理工作的工作效率以及质量。但是，办公室档案管理工作在运用现代化信息技术的时候，要同时注意保留现有办公室档案管理工作的优点，继而研发专业性的信息管理系统，从而可以满足于办公室档案管理工作的需求[5]。要想建立好信息管理系统，就要做到以下三点：首先，要注重于在硬件方面的建设，专业化的信息管理系统对于网络以及计算机等设备都有很高的要求，所以，企业要把所用的网络，电脑等计算机设备进行更新升级，储存档案信息的房间要装有监控设备，打好专业化系统创建的基础。其次，要注重于在软件方面的建设，购买稳定优质的软件，还要做好软件调试、系统维护等多方面工作，设立专业人员专门管理软件的运行与操作。最后，就是在建立专业性的管理系统的同时，要注重安全方面的考虑，特别是在系统建立完成后，一定要制定一个安全保障措施，建立网络安全防火墙，保证档案信息不被病毒感染，确保档案信息的完整性，与此同时要提前做系统发生故障后的处理方案，以免档案信息因系统故障造成损失。

综上所述，企业的发展会给办公室档案管理工作增加更多的档案、数据、信息和资料，给办公室档案管理工作的开展带来了一定的难度，所以相关管理人员和工作人员必须具备与时俱进的工作理念，对办公室档案管理工作进行改革和创新，进而有效提升办公室档案管理工作的效率，促进企业的良性发展。