提高档案管理科学化水平的路径探究

2021-04-14刘军

卷宗 2021年2期

刘军

（大足石刻世界文化遗产旅游开发区管理委员会，重庆 400000）

新的时期，我国经济不断发展，档案在各种经济活动中发挥着巨大的作用，对于各个行业的发展都产生非常重要的影响。如，档案在教育医疗事业中的重要作用，传统的管理方式方法已经不能满足人们的需求，信息化管理方式迫在眉睫。档案是为企业服务的，为了做好服务，就必须提升档案的准确程度，档案保存的完整性以及档案利用过程中的效率。在档案管理中，还要摒弃传统档案管理的低效率以及繁琐的流程，促进档案管理更加科学化。

1 档案管理科学化水平的必要性及意义

1）必要性。档案在管理工作中，需要收集大量的信息和资料，通过对档案信息的收集和管理，从而更好地为人们提供服务。因此，档案管理可以有效的了解就业人员和应聘单位之间的联系。在人员求职应聘过程中，企业管理者通过档案资料，对人才的基本信息更好的掌握，熟悉应聘人员的经历与能力，考察和评估应聘人员，从而做出更科学的评判，从而选择更合适企业的人才，并将这些人才安排在合适的岗位上。我国人才市场中，由于档案信息非常庞杂，对于档案的要求也越来越重要，档案管理水平的提升，档案管理越科学化，可以为企业提供更好的服务。因此，有关部门应重视档案管理工作，并不断优化档案管理，明确档案管理的信息化、科学化的趋势，从而制定合理的优化策略，提升档案管理机构的科学化水平。

2）意义。首先，是信息技术发展的必然要求。时代在进步，科学在发展，在档案管理中运用更多的技术，提升档案管理的水平，在企业活动中发挥档案的价值。因此，档案管理也应该适应时代的发展，为了提升档案管理的水平也需要向着科学化的方向发展，这样才能适应企业快速发展，为企业的发展发挥更大的作用。其次，档案管理科学化也是档案管理发展的途径。在各个行业都在发展和进步中，档案信息越来越多，档案资料通过日积月累也会为档案管理造成非常大的困难，只有适应时代的发展，利用科学化的管理方式，提高档案管理水平，改变传统的管理方式，才能获得进步。在档案管理中引进更多新的技术，可以更好地收集档案信息，对档案进行电子化、数据化存储和传输，实现档案资源共享。因此，管理人员应不断学习和提升档案管理技术，为档案管理的发展贡献自己的力量。

2 提高档案管理科学化水平的有效路径

1）建立科学化的档案管理体系。档案管理工作中，需要改变传统的管理理念，积极采用新的管理思想，建立网络化的管理系统和平台，构建和创新档案管理体系。因此，档案管理人员必须掌握科学的管理方法，提高信息化操作能力，使得档案信息可以不断更新。在档案管理科学化发展过程中，还需要有更多资金和人力的投入。首先，应建立并完善档案管理相关法律制度，为档案的管理和利用提供可靠的保障。企业在档案管理中，应制定相应的规章制度，使得档案管理活动可以规范化，每个管理人员都可以按部就班、明确责任，促进档案管理的水平。其次，企业内部应重视档案管理，将档案管理作为重要的工作提上日程，在档案管理工作中，合理的规划设计，明确员工责任，划分工作职能，实现统一管理。再次，建立合理的管理奖惩制度和考评机制，鼓励和表扬认真负责的，对在档案管理中不够认真负责的人员要进行惩处，防止造成不可挽回的损失。及时对档案管理人员进行考核评估，促进档案管理的规范化，制度化。最后，需要合理地制定档案的管理格式，实行统一的格式，这样可以有利于更好的存储和利用，方便计算机的查找。在档案管理工作中，由于管理人员也是会有所流动的，为了防止因为管理人员流动而造成的工作衔接问题，需要制定一套合理的制度，对档案管理工作进行更合理的交接，以严谨管理机制保证档案管理的科学化，深化档案管理改革。

2）进行档案信息管理整合资源。随着互联网技术的不断成熟，为企业档案管理提供了非常大的可能，网络的便捷性，易操作性，资源共享以及传输和存储方便等特点，有利于档案信息管理资源的整合，为提升档案管理水平和效率提供了新的契机。在实际发展过程中，大数据、计算机、数字技术等都成为非常有用的工具，档案管理信息化逐渐成为发展趋势。档案在信息化管理过程中，应不断完善信息化管理平台，完善数据库，不断推动信息化发展，使用新的设备和软件，从档案的建立，最终到档案的利用，整个过程中，各个环节中可以利用信息化技术进行管理。在单位中内部和外部的各种档案信息，可以进行收集汇总，利用扫描仪、照片、摄像等转化成为电子文档、图片以及视频资料等，形成非常丰富电子档案，方便存储和借阅。档案管理人员根据相关内容，通过对网络资源信息的收集，对资料的整理，从而纳入信息管理系统中，拓展了档案的内容，也使得档案的利用率可以得到提升，在实际利用过程中，方便检索和查找，为企业提供更好的服务。

3）加大人才引进完善内部培训。在档案管理工作中，还需要大量高素质人才，这些人才不仅需要掌握专业的、现代化的档案管理方法和专业知识，提高专业化程度。还要掌握更多新的技术和知识，如计算机技术、网络技术、大数据技术等。人才对于企业档案管理至关重要，只有更新观念，构建专业、科学、高效的档案管理团队，才能更好地实现档案科学化管理。因此，企业应重视对档案管理人才的培训，提升工作人员的职业素质，使其可以具备责任意识和风险意识，通过企业培训、自学、网络学习等方式，熟悉计算机平台管理，掌握档案的维护和数据的收集，从而利用科学的手段提升档案管理的效率。不仅如此，单位还需要构建网络平台以及第三方招聘平台，引进档案管理的相关人才，在高校、职业院校中招聘，为档案管理注入新鲜的血液，储存更多人才，通过积累经验、自我学习和提升，逐渐成长为档案管理的中坚力量。

4）优化管理流程提升服务模式。建立档案信息化管理平台之后，利用平台改变传统的服务模式，优化服务效率，满足企业对档案的需求。比如，在利用档案过程中，通过档案管理系统可以实现自主服务和查询，档案管理人员的作用越来越少，只是扮演一些辅助的角色，指导的工作，这样就不能体现出档案管理人员的重要性，档案管理人员会逐渐被取代。针对这种情况，为了更好地发挥档案管理人员的价值，提升档案管理科学化水平过程中，可以培养档案管理人员，为企业提供更多个性化的服务，使其可以根据部门对资源的需求，可以实现提前定值，优化管理流程，为单位提供更好、整周到的服务。比如，某个部门需要图纸资料，档案管理人员就可以提前检索出相关资源，或者在检索界面，将资源直接发送到相关部门，使其在查找资源的过程中可以直接点击进入，方便、高效，也体现出档案管理人员工作的重要性和意义。