文书档案规范化管理探讨

2021-04-14苏辉

卷宗 2021年2期

苏辉

（临沂市公路事业发展中心，山东临沂 276000）

1 文书档案规范化管理

文书档案规范化管理主要是指通过制度标准化、技术高效化等方式，对现有的文书档案管理模式进行革新，进而确保文书档案管理质量的一项工作。文书档案规范化管理具有两个特点：一是改革性。文书档案规范化管理需要通过数字信息技术对档案管理流程进行简单改造和利用，并探索将数字信息技术代替人工劳动，进而将规范化理念渗透到档案管理、档案利用和档案服务的各个要素和环节中[1]。此外，文书档案规范化管理需要进一步明确人员分工、工作机构、管理职能，全方位地对档案立卷归档、档案日常管理、档案利用服务等各项工作进行改革，实现管理理念、方法、理论创新等目标。二是时效性。文书档案规范化管理是一项动态化、系统化的工作，会随着社会技术进步、理念更新和科学发展而改变。一方面，伴随硬件设施、软件系统不断更新和完善，档案管理部门也需要增加资金购买最新的硬件设施和软件系统，为档案管理人员提供有利工作条件。另一方面，文书档案规范化管理不能一蹴而就，而是一个不断完善的过程。档案管理人员对档案规范化管理的认识也有一个前进上升的过程，需要通过学习和实践来不断提升自身的综合素养。

2 文书档案管理中常见的不足

2.1 文书档案管理制度不完善

一是部分单位尚未从制度上明确文书档案的相关格式标准，导致文书档案在立卷归档过程中的格式不统一。尤其是随着文书档案以图像、影像、电子文件、声像等不同形式呈现的现阶段，如果不能明确上述不同种类的文书档案采取何种格式，势必会导致文书档案的质量参差不齐[2]。二是部分单位尚未从制度上明确文书档案管理工作的具体分工，存在文书档案立卷归档不及时、部门与部门协调性差、档案管理人员责任意识不足等问题，一定程度上增加了文书档案管理人员的工作压力。

2.2 文书档案数字化工作滞后

当前，部分单位文书档案数字化转化工作滞后，仍然以管理纸质档案为主，难以适应办公自动化的趋势。一是既没有利用扫描仪、高拍仪等工具对现存的文书档案进行数字化加工，也没有对日常增加的电子文件进行统一管理。二是文书档案管理人员的信息化意识有待提升。文书档案数字化管理不仅要求档案管理人员具有档案业务知识，而且要求具有一定数字化意识和能力[3]。部分单位对于档案管理人员的培训欠缺科学性、针对性，尚未从文书档案数字化、集成化、规范化、系统化的角度对管理人员进行培训。

2.3 文书档案管理存在安全漏洞

信息化时代，越来越多的单位开始应用信息技术对文书档案进行管理，一定程度上改善了文书档案管理模式，提升了整体效率和质量。然而，计算机网络是一个开放化的系统，文书档案在物联网、互联网终端流转过程中容易遭受安全威胁。此外，部分文书档案涉及单位的机密，一旦发生信息泄露，不仅会损害单位利益，而且会给相关工作带来负面影响。然而，部分单位文书档案安全管理滞后，忽视从制度、技术等方面对电子类文书档案进行加密处理。一是尚未制定电子文书档案安全管理制度，难以适应文档一体化的相关要求。如：没有从制度层面明确文书档案的检索权限、查阅权限、访问权限，文书档案流转审批过程中缺乏有效监管，存在安全漏洞。二是尚未将区块链技术、数字加密技术、云加密技术应用至文书档案安全管理领域，容易遭受木马程序、黑客程序、勒索病毒的威胁，甚至发生档案泄密、档案被窃取等事件[4]。

3 文书档案规范化管理的路径

3.1 健全管理制度，用标准规范文书档案管理

一是从制度上明确文书档案的格式标准，既确保档案整理有序规范，又便于后期对文书档案进行集中管理和数据检索。通常而言，电子文件类可以采取pdf格式；声像、影像类可以采取avi格式；图像类可以采取jpg格式；纸质类文书档案则应当使用印有单位标识的档案盒进行管理。二是要明确文书档案管理分工，探索业务部门与档案管理部门相互配合的机制。首先，要明确文书档案立卷归档的分工，理清业务部门移送文件资料与档案部门归档之间的关系，确保二者能够相互协作。其次，要进一步明确立卷归档的时限，确保文件资料移送及时，保障文书档案的完整性、科学性和有效性。最后，要从制度层面理清文书档案的管理职责，强化相关的责任，真正用责任约束人和引导人。

3.2 应用先进信息技术，加快文书档案数字化进程

单位要结合本馆的工作目标、工作任务，制定档案数字化工作规划，进一步确保数字档案资源建设有序开展，充分满足用户需求，实现对信息资源的整合。一方面，要以追求利用效益为目标，推动“存量数字化”与“增量数字化”工作的同步推进。单位可以招录专职的档案管理人员负责该项工作，打造专门化的管理模式，做好各项工作分工，最大限度地利用人力资源。同时，单位也可以委托专业的单位对档案资源进行集中数字化处理，与相关单位签署相应的保密协议，探索新型的数字档案外包模式。另一方面，单位要进一步加强培训，开展以信息化技术应用为专题的培训活动，全面强化档案管理人员的综合能力，切实推动数字化进程。

3.3 加强安全管理，营造良好文书档案管理氛围

信息化时代，相关单位既要进一步将信息技术融入到文书档案管理中，也要加强安全管理，充分保障文书档案的原始性、真实性、完整性。一要从制度层面予以完善，制定《文书档案安全管理规范》等规章制度，明确文书档案的检索权限、查阅权限、访问权限，细化文书档案流转审批流程，落实文书档案安全管理职责。二要从事前、事后两个方面进行技术管控。一方面，在事前阶段，需要通过计算机加密、防火墙、身份验证技术来落实安全管理，保留文书档案系统的访问记录。另一方面，要探索将区块链技术、数字加密技术、云加密技术应用至文书档案安全管理领域，有效抵御外部的非法程序和病毒。