关于档案信息化建设与档案管理的思考

刘 军

（大足石刻世界文化遗产旅游开发区管理委员会，重庆 402360）

1 档案信息化建设与档案管理出现的问题

1）档案存储安全性问题。通常情况下，在档案管理信息化发展过程中，档案的安全存储是非常大的隐患。因为计算机系统以及网络存在安全隐患，这也导致档案信息化过程中，会使用到网络以及计算机硬件，存在受到网络病毒攻击以及人为损坏等安全隐患，还可能受到别有用心的人的非法盗取，使得档案存在一定的安全隐患，造成档案数据的丢失、窃取、篡改等问题。

2）档案远程利用问题。在当前档案信息化管理过程中，远程利用是非常重要的环节，也是在信息化建设过程中的重点。但是在远程利用过程中还存在着保密管理、信息公开等问题。首先，档案在公开过程中可能会延迟。档案信息化管理需要具有完整性、广泛性以及涉密性特点，对于一些重要信息的公开需要一定的条件。但是实际工作中还没有达到和落实，在档案保密和公开过程中会受到较多的限制。其次，档案信息化远程利用比较少，档案信息主要通过图片、文字等方式进行保存和管理，然而在对这些信息资料保存过程中没有统一的格式，很多档案信息不够规范，利用起来比较困难。最后，没有建立完善的远程利用机制。当前在经济社会发展过程中，档案管理信息化还没有完善的机制，要落实还有很长的路要走，档案信息化远程利用没有落实，与档案信息化管理存在脱节。

3）档案信息资源利用率较低。在档案信息化建设中，还没有充分利用好网络资源。由于传统档案管理的方式和理念深入人心，在档案管理中重视保管，但是利用的比较少。然而档案信息化管理中，与传统的管理方式存在非常大的区别，可以更好的实现数据共享和高效传输，在档案管理中需要重视资源利用，使得档案资源可以更好的为社会服务。但是在实际管理过程中，很多单位重点还是放在档案的保存中，对资源的利用率比价低，也就不能有效的体现出档案信息化管理的价值。

2 档案信息化建设的措施

1）完善档案管理信息系统。在档案信息化建设过程中，信息化管理系统是非常重要的平台，通过专业的系统可以发挥出档案信息化管理的优势。因此在档案管理过程中可以与信息技术公司合作建立档案信息化管理系统，通过管理系统可以更好的规范档案管理人员，使得档案管理规范化。在档案管理信息系统中，将纸质的档案逐渐转化成为电子档案，并建立相应的权限，不同的权限获得的访问权限也是不同的。在访问过程中也会有访问记录，防止外部人员对档案进行访问，对数据进行拷贝和篡改等现象，也可以避免出现系统病毒，对档案信息化管理风险进行控制。在档案信息管理系统中，还要定期进行维护，对出现的漏洞进行及时修补，做好系统升级，保证档案管理更加可靠、安全。

2）加强档案管理制度的建设。在档案信息化管理中，需要切实可行的制度进行规范和指导，建设规范的管理制度，是非常有必要的。单位要认识到制度建设的必要性，并指导档案管理部门建立和档案信息化管理制度，从而规范档案管理工作，使得各个环节都可以更好落实，明确每个环节的工作和责任。如，在档案信息建立、保存以及档案利用过程中，应该按照管理制度进行，这样可以更好的约束档案工作人员以及档案的使用者。在档案管理制度建立中还应制定惩罚机制，对档案工作者在实际工作者由于疏忽和失误导致的问题，造成不良后果的要进行相应的处罚，严肃处理在工作中不负责，缺乏责任心的行为，使得每个档案管理人员都可以树立责任意识，严格要求自己，提升档案管理的规范化。

3）加强档案数据库建设。首先，档案数据库建立需要具有非常强的信息获取功能，可以高校的收集信息数据，挖掘信息的价值，作为档案信息库非常重要的储备资源，通过数据库可以更好的建立档案数据管理体系。在数据库建立过程中，需要从各个方面进行信息数据的收集，全面整合资料，对获取的资料进行分析，丰富档案数据库。在档案档案管理过程中，应鼓励更多的部门和成员加入到档案信息库的建立，只有集合全体人员的力量，使得每个人都可以引起重视，积极的参与，才能获得更丰富的数据资料。如，在档案信息数据传输过程中，可以将这些数据信息作为数据库资源的一部分，数据库资源可以更加丰富，形成源源不断的数据资源。其次，档案数据库建立工作中还要具有一定的分类功能，对各种数据进行详细的分类，分类是为了更好的利用，给人们提供更好服务。

4）做好档案信息利用工作。在档案信息化管理过程中，随着信息技术的利用，可以实现网络资源共享，这对于档案信息的利用是非常有利的。档案的管理最终还是药服务于社会，服务更多人员，如果不加以利用就会失去价值，通过档案管理信息化可以拉近档案管理工作与档案使用者的距离。当前，我国在档案信息管理过程中，还存在着各个部门人员合作度不够，档案信息的利用率比较低，因此可以提出以下三点措施解决。首先，建立统一的档案管理系统，管理人员从整体角度实现统筹管理，提高资源利用率。其次，通过建立档案管理信息化平台，实现资源共享，使得使用者可以更方便的查询到相关资料，而档案管理人员也可以更容易上传资料，实现动态的管理模式。最后，档案管理部门制定合理的制度，使得员工可以积极的交流与参与，提升档案的利用率，更好的为单位服务。在档案管理过程中，还要重视审查工作，对档案的名称、来源、作者等进行清晰标注，方便使用者查询。在查询过程中，为了保证档案的安全性，也应该存在查询记录。

5）建立有效的远程查阅体系。首先，在档案管理过程中，远程查询服务是档案管理信息化非常重要的一个部分。通过建立档案网站和平台，建立公开档案资料，逐步推动档案的共享。其次，加强档案信息远程的服务能力。在档案信息中，明确各种信息的公开级别，做好档案的标准和程序，这样可以促进档案管理的规范化。在对资源整合过程中，应积极收集更多的资源，丰富档案数据库。再次，利用线下资源对档案数据库进行补充，不仅是在网络中，在线下也应该收集更多档案资源，对档案信息进行确认，提升档案远程查询服务的功能。最后，异地档案查阅过程中，需要出具相关证明，不断创新档案利用和查询的方式，加强合作交流，更新档案数据，明确管理的手段和方法。通过信息技术和功能，实现档案证明已传真和打印的方式传输，这样可以为人们提供更方便的服务，提升档案远程利用的效率。

3 结束语

总之，在信息化背景下，档案作为非常重要的资源，在管理中也要与时俱进，利用网络和信息技术，促进档案管理信息化。因此应及时转变档案管理的理念，摒弃传统的管理方式，利用网络更好的实现档案的保存，数据的收集和存储等，重视档案的利用，构建档案信息化管理体系，加强档案管理人员的职业素质，从而提升档案管理信息化的水平。