提高档案管理科学化水平的路径选择

2021-04-14向艳慧

卷宗 2021年2期

向艳慧

（山东省济宁市汶上县广播电视台（汶上县融媒体中心），山东济宁 272100）

信息时代的来临使得档案管理更加体系化，这有助于档案管理人员对大量的、复杂的档案信息进行高效地管理[1]。但是，在信息化时代中，档案管理工作的要求发生了新变化，管理人员需要具备更加专业的能力才可以胜任这份工作。如何在信息化时代中提升档案管理的质量，使得档案管理工作更具科学化是人们正在探究的话题。

1 我国档案管理现状

1.1 管理体系不完善

当前阶段，我国的档案管理缺乏较为完整的管理体系，这导致档案管理工作的进行变得杂乱无章，档案管理行业乱象丛生。一些管理人员在开展档案管理工作的过程中，未能对自己的行为进行严格的约束，这导致档案信息的安全面临较大的挑战[2]。此外，由于缺少科学的奖惩制度，部分管理人员的责任意识不到位，从而导致档案管理工作的质量得不到提升。

1.2 管理效率较低

在信息化社会发展的过程中，档案信息涉及的内容越来越多。尤其是在信息技术应用到社会各领域后，各企业单位的档案信息更加多样化。但是一些企业仍然采用传统的档案管理模式进行档案信息的管理，这导致档案信息管理效率一直得不到提升，在档案信息量日益增加的背景下，传统的档案管理方式弊端就会逐步体现出来。

1.3 管理人员素质不高

档案管理对于一个企业或者一个部门来十分重要，而档案管理人员能够直接影响到档案管理的质量[3]。但是当前我国档案管理行业中，专业的管理人员非常匮乏，很多企业部门的档案管理人员都是一身兼多职，这些人员的专业素质达不到档案管理工作提出的基本需求，从而影响到档案管理的效率。

2 提高档案管理科学化的策略

2.1 健全档案管理机制

科学有效的档案管理机制是确保档案管理质量提升的重要因素，如果档案管理机制不够健全、不够完善，那么将影响到档案管理的质量。而完整的档案管理制度需要包含使用制度、保密制度、管理制度、奖惩制度。想要将档案管理的制度进行完善，可以通过分层管理的模式实现[4]。首先，需要将档案管理工作的内容进行分层，设定重要等级；其次，指定专业的管理人员对重要的档案进行管理，次要的档案信息则由其他人员管理；最后，将档案管理、应用等信息记录在管理日记中，使得档案的应用、管理更具透明化。通过这些举措，能够提升档案管理的科学性，使得档案管理质量得到提升。

2.2 信息化的档案管理方式

实现档案信息化是档案信息管理工作当下的发展趋势，信息化的档案管理能够顺应时代发展的需求，从而实现档案管理的科学化。想要实现档案管理的信息化，现代管理设备的应用有着重要的作用。我国以往的档案管理方式都是通过人工书写记载在纸张上。而随着信息技术的应用，很多企业单位都通过数字设备进行档案信息的管理[5]。在网络技术普及的时代中，档案服务模式也出现了新变化，网络化的服务成为当前档案信息服务的主要模式。档案管理工作也逐渐趋向于科技化。所以，相关的企业需要建立属于自己的信息数据库，将档案信息通过网络工具进行管理，这可以使得档案管理更加高效。在利用信息技术进行档案管理时，还需要注意档案信息的安全性，确保档案信息不被泄露，给企业单位带来更多的损失。

2.3 提升管理人员专业能力

档案管理工作属于综合性非常强的工作，尤其是在当前信息时代中，更多的先进技术被应用到档案管理工作中。所以，这要求档案管理人员具备更为专业的管理能力。档案管理人员需要在掌握纸质档案管理的基础上，学习现代化管理技术，从而将档案管理工作做好。企业单位需要定期对管理人员进行专业化的培训，使得管理人员学习先进的管理理念，熟练掌握科学化的管理技术；其次，企业单位可以以丰厚的待遇聘请一些业内专业人员对自身的档案管理工作进行指导，分析出管理过程中的不足，并对这些不足进行优化；最后，企业需要通过科学的奖惩机制对管理人员进行约束，使得管理人员按照档案管理的标准开展管理工作，提升档案管理的科学性。

2.4 优化档案服务方式

随着社会的不断发展，人们对于档案资料的使用需求正在增加。所以，档案服务工作不应该仅仅局限于企业部门的内部[6]。为此，企业单位需要对自身的档案服务模式进行优化，使得档案管理更具科学化。首先，企业单位中机密的档案信息浏览应该设限，只能通过特定的人物登录、浏览；其次，建立企业内部浏览系统，将企业发展中需要全部员工了解的信息归为一档，员工通过内部的账号可以登录浏览[7]。