办公室文书档案规范化管理研究

王 帅

（安国市城乡居民社会养老保险服务中心，河北 安国 071200）

办公室本身有着多项职能作用，比如：平时行政业务处理以及信息传递等等。对于办公室文书档案管理而言，不只是单位行政管理的重要产物，还是行政办公的核心要素，更加是辅助领导做好事务性工作的主要途径。办公室文书档案管理效率和行政管理效率有着不可分割的联系，所以强化办公室文书档案规范化管理，可以显著提高文书档案利用水平。

1 规范公文制发

就办公室文书档案来讲，档案的早期是公文，档案是从公文转变来的。因此，办公室文书档案规范化管理效率容易受到公文质量影响。第一，确保公文制发格式符合有关规范要求。应该根据多种公文体例格式要求，规范化运用结构排列和文种。第二，确保公文签发手续符合有关规范要求。着重检查公文制发中有没有严格履行有关的签发手续，标题以及落款等等是不是正确，有没有违反规范要求。第三，确保文件裁体格式符合有关规范要求[1]。也就是说，不管是选择纸张还是打印装订文件，都必须要实现规范化，比如：使用的纸张是4A型，在左侧进行装订、使用蓝色墨水以及不能漏页等等。由此可以发现，要想规范公文制发，必须要基于公文的整个过程，包括起草以及审核等等，根据有关的规定要求，保证所有工作都可以规范完成，比如：公文起草以及审核等等。

2 “以我为主”立卷

作为办公室文件管理人员，在立卷过程中必须要保证文件资料不会出现遗漏的情况，符合规范要求，遵循“以我为主”立卷的基本原则，不管是文书内容还是时间，都应该保持文件前和文件后都有一定的历史联系。因此，必须要保证办公室文件资料都是非常完整的。应该以后期运用文书档案为出发点，不仅要简练和规范编写案卷题名，而且激发档案管理部门和有关人员的工作热情，重视文书资料鉴定以及搜集等等工作培训和指导，使文书工作人员具有更强的档案意识。事实上，之所以进行文书档案规范化管理，其主要目的是实现规范化的文书工作，尽可能便于完成文书档案检索，确保案卷的完整性[2]。因此，应该遵循“以我为主”立卷的归档原则，也就是说，归档文件重点是单位形成文件，这是文书档案规范化管理必须要遵循的原则，具体来讲，不仅要确保文书档案立卷归档工作的时效性，迅速做好阶段性文书档案立卷归档工作，而且必须要确定文书档案立卷归档的关键点与要求，在认真遵循“以我为主”原则的基础上，从不同的方面对文件资料的不同进行科学区分，比如：形式以及内容等等，尽可能不要出现同一文书档案多次归档的情况，提高文书档案管理水平。除此之外，必须要确保文化档案信息是全面的。采用“一事一档”的形式，将单位文件资料整理立卷工作真正落实到位。

3 提升案卷质量

就办公室文书档案规范化管理来讲，其重点在于案卷质量。大量的实践证明，办公室文书档案资料搜集是不是完整、立卷方式是不是合理、案卷装订是不是符合规范要求等等，都直接关乎到办公室档案管理规范化程度。因此，必须要保证文件立卷归档工作的时效性，在办公室做好阶段性工作后，才可以对其作出立卷归档，而没有办好的事情就不可以立卷归档，不然就会导致后期文书档案管理顺序混乱。需要重点抓住文书档案立卷的要点，不仅要严格遵循“以我为主”的立卷归档原则，而且必须要保证办公室文化档案卷宗是全面的，避免由于不能迅速搜集或者搜集缺乏规范化，造成文书档案被遗失[3]。除此之外，必须要根据规范要求完成文书档案立卷工作，保证“相同问题”立卷全面性。

4 重视立卷指导

办公室文书档案工作并不是简单的工作，而是繁琐复杂的，具有很强的专业性，许多部门都没有足够的人手，完成文书档案工作的人员主要是兼职人员。因此，必须要重视文书档案立卷归档工作的业务指导，为真正实现文书档案规范化管理奠定坚实的人才基础。因此，首先必须要注重兼职文书人员和档案管理人员的专业培训，重视业务培训，而且必须要认真落实各项专业技能培训，比如：办公室文书档案立卷归档的程序以及原则等等[4]。第二，合理配备人员。结合办公室文书档案规范化管理的具体需求和单位的具体情况，配备足够的文书档案人员，保证办公室文书档案规范化管理有足够的人才基础。第三，夯实文书档案规范化管理基础。增加各项基础设施的投入，包括扫描仪以及计算机等等，为实现办公室文书档案规范化管理打下良好的硬软件设施基础。

5 结语

总而言之，就办公室文书档案管理来讲，不仅是企业、事业和机关单位行政管理的真实历史记录，而且是行政办公不可或缺的核心要素，对辅助企业、事业和机关单位妥善处理事务性工作提供信息参考依据等等都起着关键的作用。办公室文书档案管理效率的高低直接将行政管理效率高低充分体现出来，必须要根据新时期档案管理的特征以及需求，重视办公室文书档案规范化管理，这样才可以更好地发挥文书档案利用的重要价值。