浅析人事档案信息化趋势

周杰鑫

（广东省粤东技师学院，广东 汕头 515041）

1 人事档案现状

人事档案真实地记载和反映个人的德、能、勤、政、廉等，是个人自身成长历史的原始记录，它不仅仅是一个人的经历和成长，也是一个人精神面貌的反映。人事档案是组织考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，为组织工作和人事工作的决策提供了可靠的依据。随着我国政治和经济体制改革的不断深入，人事档案在一段历史时期被忽视了，很多人对于档案都不重视，造成了人事档案管理上的脱节， “人档脱节”、“虚假档案”、 “死档弃档”、“人质档案”、 “档案克隆”等现象也日益增多。使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低下，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。随着新时代社会主义的到来，国家对于档案的重新重视，经过大整理、大排查，对人事档案的“三龄两历，一身份”进行了定调和确认，档案管理迎来了又一春天。档案管理机构在地位上和作用上，得到了明显的提升。作为一名人事档案管理从业人员，我也感到欣慰。相信随着国家层面的重视和科学技术的发展，人事档案管理在未来想象空间还是很大的。档案的信息化就是一大主题，这对人事档案的开发和利用会是很大的帮助。原有传统档案的管理方式已经很难适应当前形势的发展，应该随时代发展把人事档案管理纳入实现现代化管理层面。

在新时代下，科学技术的发展已经成为一个国家发展的咽喉，是命脉，传统的作业方式已经逐步被时代所抛弃。信息化是充分发挥自身资源作用和价值的重要手段，是人事档案管理发展的一大趋势，能够实现人事档案服务水平现代化。目前，人事档案正在逐步通过计算机软件和硬件，以尽快实现人事档案信息化管理，提高人事档案工作的效率和水平。在信息化的基础上应该进一步把重点放在人事档案利用效率上，改变以前单一的重管轻用的思维方式和仅仅提供凭据、证明的作用。为此，我提出自己的几点看法。

2 提高人事档案管理者的水平和素质

人事档案管理在很大程度上取决于档案工作人员自身的能力和素养。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质尤为重要。政治上，应该保持正确的站位，根据国家和上级机关单位的工作部署，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持人事档案管理的原则、恪守相关纪律和制度、保守人事档案中的秘密。人事档案工作有时是一项单调的工作，需要保持高度的耐心和责任心，减少工作中的失误和差错。现在很多档案工作人员，对于档案信息化的理解还是不够，对于信息技术手段的掌握还是比较少，需要不断学习掌握现代人事档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，对人事档案实行动态化管理和维护，充分发挥人事档案管理软件的主体功能，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，才能建立人才信息收集、反馈和跟踪系统，探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用。

3 建立信息化中软件和硬件的统一标准

在信息化的过程中，具有相同标准的软件和硬件，对于后面资源的整合起到的是事半功倍的效果。管理机构应该出台信息化相关的文件，为信息化提供框架上的支持。各地的人事档案管理机构，在信息化硬件的采购上和软件的开发上，能够有章可循。制定硬件和软件标准后还要加强执法检查，可实行年检制度。对档案管理工作人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一硬件和软件的服务标准、收费标准。

4 改进人事档案的检索与查阅方法

实行计算机管理，提高人事档案管理的信息化。现在云计算、大数据、人工智能等新兴科技的对人事档案的检索和查阅，可以起到翻天覆地的变化。检索上，可以利用语音识别、人脸识别进行丰富和提升。查阅上，可以用模拟技术，让档案管理工作人员在不接触人事档案的前提下，查阅人事原件；不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

5 人事档案资源网络化

人事档案总体上是组织部门、政府部门所属的人才市场、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的管理是传统“档随人走”的人事管理模式，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。人事档案记录的是原始的材料，是不可复制的。它不是死的，而是动态的，是精神的产物。人事档案分离是这个社会总体的现象，尤其是市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。人事档案资源网络化，需要对人事档案从各个层面进行开发，不仅仅是目录、著录、专题编研究、大事记等，而是要内容全面网络化，把原始材料制作成网络上可读可复制可加工的材料，才能解决人事档案的流动和共享难题。

人事档案资源网络化能够从更高的层面上把握人和事的动态发展，对于人才管理和利用，对于单位和国家决策有着重要的意义。大力开发和利用好人事档案资源将对完善人事信息结构产生积极的影响，推动社会的管理和建设，对社会政治和经济发展的各个方面都具有重要意义。它包含了大量的数据，资料、图表、文件等各种原始凭证，合理、科学地开发利用，将其转化为生产力，推动人力资源的合理分配，为新时代社会主义人才的流动和选拔提供依据；同时解决了人事档案管理部门反复调阅档案及核查的苦恼，也能大大减轻工作人员的负担，提高工作效益。

6 增强服务意识，积极主动的提供利用

人事档案管理服务于人力资源管理，促进人力资源管理，是单位管理的基础。人事档案是知人、选人、用人、留人、育人的重要途径，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期重管不重用的服务模式，坐等上门的被动服务方式，增强自身服务意识，积极主动地为单位人力资源管理提供人员信息服务。

人事档案管理工作是各个单位中不可缺少的管理工作之一，新时代的背景下，其改革已经提上了日程，改变旧有的模式，建立新型的管理系统，借助现代化的技术和手段，更新原有的观念，全面开发人事档案资源，充分共享和有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作不断走上科学化和规范化的道路。