“最多跑一次”改革背景下行政机关单位的档案管理路径探析

郭学华

（内蒙古赤峰市喀喇沁旗市场监督管理局，内蒙古 赤峰 024400）

为建设服务型政府，近年来我国各地行政机关单位在“最多跑一次”改革中投入了大量资源和精力。但结合实际调研可以发现，档案管理工作无法较好服务于“最多跑一次”改革的情况较为常见，很多问题因此出现。为更好满足“最多跑一次”改革需要，正是本文围绕行政机关单位档案管理开展具体研究的原因所在。

1 “最多跑一次”改革概述

作为现阶段重要的政务服务改革目标，“最多跑一次”改革实质上属于“集成服务、一窗受理、一次办结”的创新服务模式，行政机关单位可由此更好为群众和企业提供服务。以笔者所在的内蒙古赤峰市喀喇沁旗市场监督管理局为例，“最多跑一次”改革主要围绕受理一窗式、办事标准化、全面电子化、证照免费寄、主动“零上门”五方面开展，政务服务“只进一扇门，最多跑一次”由此得以顺利实现。但在具体实践中，由于“最多跑一次”改革对档案管理工作提出的更高要求，档案管理无法适应改革的情况得以暴露，为更好推进“最多跑一次”改革，行政机关单位的档案管理必须设法优化[1]。

2 基于“最多跑一次”改革的行政机关单位档案管理路径

2.1 简化档案利用手续

为更好服务于“最多跑一次”改革，行政机关单位档案管理需设法简化档案利用手续，以此取消无谓证明，避免“跑冤枉路”问题的出现。“最多跑一次”改革目的在于解决“循环证明”、“奇葩证明”、“办事跑断腿”等问题，因此档案管理工作必须设法简化行政机关单位的繁琐的办事手续、繁杂的无谓证明。基于“最多跑一次”改革，档案利用各环节的细化可通过目录指南编制实现，以此明确各个领域的所需材料、咨询方式、示范文本、负责部门，同时需要关注行为规范性。行政机关单位档案管理需结合“最多跑一次”改革中的“减证便民”措施，以“书面承诺”制度为例，该制度可将部分难以提供的证明材料由“承诺书”的针对性签订而替代，档案利用手续简化自然可由此实现。

2.2 强化公共服务职责

为推进“最多跑一次”改革，行政机关单位档案管理人员需要在相应规范下做到各尽其职。但结合相关调研可以发现，“最多跑一次”改革更多关注国家综合档案馆，行政机关单位档案管理工作的受关注程度不足，结合现行档案法规可以了解到，行政机关单位档案不属于开放对象，只有档案形成单位的同意后方可开放相关档案。结合《机关档案管理规定》可以发现，本单位负责人的批注直接关系着行政机关单位档案能否对外提供利用。在现行法制框架下，行政机关单位具备较高的独自操作伸缩余地，这对“最多跑一次”改革能否顺利开展带来的影响较为深远，民众档案利用需求很可能无法得到满足。为推进“最多跑一次”改革，行政机关单位档案管理部门必须明确自身的公共服务职责，以此规避缺位问题。行政机关单位档案管理部门需要被纳入政府信息公开条例，基于现行制度，档案的归档移交需强化时效性的控制，并通过“内外兼修”探索逐步取代以往的“重内轻外”，以此明确行政机关单位档案管理部门的公共服务职责，更好满足民众的档案公共服务需求，“最多跑一次”改革自然可由此获得有力保障[2]。

2.3 保证电子档案的法律效力

“最多跑一次”改革涉及大量的电子档案利用，这是由于“互联网+电子档案”在提供相关凭证方式具备显著优势，属于改革的主要实现途径。但对于民众档案利用需求满足来说，民众的需求虽然能够通过电子档案较好满足，但受限于发展缓慢的法律凭证价值，电子档案法律效力问题对行政机关单位档案管理和“最多跑一次”改革推进带来的影响必须得到重视。为保证电子档案的法律效力，需从观念革新、技术进步、法治保障等方面入手，同时强化法律体系建构。在行政机关单位，需保证数字档案与其他证据平等，建立健全电子证据的收集、审查、保全、运用、判断标准，以此保证其证明力，逐步与证人证言、书证、物证等传统证据实现“平等”。通过开展“创制性立法”探索，逐步健全电子档案法律体系，“最多跑一次”改革即可获得更为有力支持。结合现行《会计档案管理办法》可以发现，“单套制”归档为会计档案奠定了法律基础，而近年来各地出台的“最多跑一次”改革相关规定也明确了电子档案法律效力等同于纸质档案，但需要保证行政机关单位按规范形成电子档案。在电子档案支持下，确认固化的“最多跑一次”改革成果能够为电子档案法律效力探索提供支持。结合《中华人民共和国档案法（修订草案）》可以发现，该《草案》规定电子形式的电子档案如具备法律效力可作为凭证使用。综合分析可以发现，电子档案法律效力近年来逐渐得到法律认可，逐步获得社会认同，因此基于“最多跑一次”改革的行政机关单位档案管理需设法更好保证电子档案的法律效力。

2.4 建设数字档案共享利用平台

为进一步推进“最多跑一次”改革，行政机关单位档案管理还需要关注数字档案共享利用平台的建设，单位的办事效率可进一步提升。结合实际调研可以发现，“最多跑一次”改革离不开网络平台和电子数据的支持，但对于具备机密性、政治性等特点的档案管理工作来说，档案信息共享可能受到的制约必须得到重视，“中看不中用”的档案利用网络平台对改革也会带来一定限制。为强化数字档案共享利用，我国必须设法建设专门的《数字档案共享利用管理办法》，以此明确档案信息的保密、共享、公开标准，统一建立数据标准，相应奖惩机制的建设也需要得到重视。考虑到档案信息的特殊性，需细化和明确档案信息共享的适用情形、例外情形、法律责任、救济程序、操作指南，数字档案的数据交换标准、数据著录标准、元数据标准、文件格式也需要设法统一，以此保证“最多跑一次”改革中“一个数据用到底”的顺利实现。在奖惩机制的建设中，需设法消除地区、行业限制，奖惩机制需结合法规从顶层进行设计，奖惩机制需同时融入考核体系，如将职员和领导升迁与政务数据共享利用、“最多跑一次”改革挂钩。

3 结论

综上所述，“最多跑一次”改革离不开档案管理工作的支持。在此基础上，本文涉及的保证电子档案的法律效力、建设数字档案共享利用平台等内容，则提供了可行性较高的档案管理优化路径。为更好服务于“最多跑一次”改革，具体改革还需要关注相关人才的培养、软硬件的针对性建设。