电子发票和电子会计档案建设的分析

2021-04-14胡艳梅

卷宗 2021年3期

关键词：发票纸质流程

胡艳梅

（大庆市杜尔伯特蒙古族自治县财政局，黑龙江大庆 166200）

电子发票是电子证明，承担着记录，反映商品买卖，商品交易的重要责任，该形式的发票属于无纸化的类型，是单位经营活动过程中，会计核算的主要凭据。利用好电子发票，能够促进电子会计档案建设，达到会计档案的电子化目标。

1 电子发票优点

1.1 对政府加强税收管理有利

所谓电子发票本质上而言是在线发票，买卖双方交易完成的时候自动生成，同纸质发票不同，电子发票传递时间非常短，处理起来流程比较简单，而且具有很高的开票效率。如果从税务部门来分析，电子发票所记录的数据是实时上传，对开发票单位纳税数据线上的查询，线上监督与控制非常有利，能确保税款不被流失，形成公平税负，信息管税的效果，根本上避免了发票被伪造，虚构发票信息的问题。

1.2 容易查询发票真伪

各单位经营活动在完成以后，把商品买卖，商品交易的信息直接上传到税务部门的服务器当中。该服务器征管系统可以实施经济活动的相关分类，编码和存储。第一，模拟纸质发票的开票形式，用彩图生成带发票专用章的电子发票，从而可让开票的单位直接交给受票人。第二，把电子发票明细数据自动化的存入到电子底账系统。此时，受票人能够利用微信，手机等设备直接接受到电子发票，还能在发票平台直接查询到电子发票，并且可以实施打印和验证。

1.3 降低发票运行成本

电子发票是一种电子图片的形式，也是对财税信息的电子化记录。电子发票的有效使用，能够让发票的印制成本不断减少，进一步降低各单位发票管理的经济成本，具体还有如下作用。第一，电子发票采用的形式是电子载体。而从纸质发票过渡到电子发票，于会计工作而言是由复杂到简单的状态。第二，应用电子发票不仅让打印，存储和运输的成本得到节约，而且还节约了人力资源和时间资源，规避纸质发票容易丢失，毁损的情况。第三，电子发票的操作全部可以实施在线操作，从填制，核准到数据传输都可以在线完成，很大程度上节约了财务人员往返税务局办理发票的时间。第四，受票人可应用电脑，手机等设备，随时随地在线查询电子发票的信息内容。

1.4 企业财务分析效率和准确性的提高

作为电子原始凭证的电子发票，能够把会计电算化的系统直接导入进来。而且电子发票所上载的发票号码，采购单价、数量、纳税人识别号，税金等信息内容，能够在系统当中做处理，以此自动计算资产负债率，应收账款周转率等相关财务指标。除此之外，提高财务分析的效率，提高分析的准确度，能够为各单位经营投资决策提供科学化的参考依据。

2 电子发票对会计核算的积极作用

2.1 解决发票报销难问题

电子发票提交的过程中，可随时进行打印，没有打印次数方面的限制，也不用担心发票丢失影响到报销。同时，驻外人员报销的时候不用提供纸质资料，直接上传电子发票到各单位财务的部门，由财务人员在线实施审核，复核，报批等相关工作，从而大幅度提高了报销效率，也让员工的满意度不断增强。

2.2 保证经济业务的真实可靠

开具电子发票以后，系统会自动生成记账凭证，切实提高会计电算化速度。然后记录好每一笔经济业务信息，确保信息采集的真实性与可靠性，有效减少人为主观判断，避免人工操作的失误情况。当受票人获得电子发票以后，可以利用二维码扫描读取发票上的信息，以此查询到发票的真伪。

2.3 为全国统一发票平台的建立奠定基础

电子发票平台不统一，对于全国发票数据的获取，统计极为不利。第一，电子发票是信息化的有效途径，是社会发展的必然趋势。第二，伴随电子发票的大量使用，全国范围都会实施电子发票系统的规范化，并统一规定电子发票的类型，电子发票的格式、电子发票的字体等，促使各地都能运用统一化的发票信息，实现线上数据的交换与采集。

2.4 财务报销流程电子化和科学化的推进

推广并应用电子发票，把原来手工报销，转换成电子报销，使得账务报销的流程得到简化，切实地提高了报销的效率。报销人在报销的平台，按照要求填写电子报销单，可直接把电子发票以及其他电子附件信息上传到平台上。负责财务的工作人员审核报销人上传的电子资料，确保审核没有错误，即可自动生成电子记账凭证。第一，以电子发票号码为识别，自动将重复报销的电子发票筛选出来，再接受没有重复的电子发票信息，以及电子记账的凭证。第二，当财务复核人员将电子发票和其他电子附件信息复核好，确保没有错误后即可直接上报审批。第三，完成审批后，出纳员利用网上银行转账来支付，以此将报销的全部流程完成。而电子发票取代纸质发票，会计核算也将走入无纸化的状态，达到财务报销流程的智能化效果。

3 以电子发票为契机，加快电子会计档案的全面建设

作为原始凭证的电子发票，在电子会计凭证中占据的比例比较大。应用电子发票为会计凭证电子化提供了先决条件，推动着电子会计档案建设与推广的效率，实现会计档案的全面电子化。

3.1 推动会计档案大数据的发展

现代化建设离不开大数据，经济业务的增长同样需要分析大数据。利用大数据处理电子会计档案信息，可以寻找到新的商业机会，获得优质化的经济决策。而电子会计档案恰好就推动着会计信息数据的高效应用，为各单位经营，投资提供合理化的参考，也为全面信息化，科学化提供了支持。

3.2 企业信息化管理水平的提升

电子会计档案主要是产生于电子发票，电子记账凭证、电子明细账、电子总账再到会计报表，这个过程中能够控制会计信息的流程。业务操作系统和财务系统进行有效对接，达到电子发票到电子财务报告流程的自动处理效果，切实地提高会计信息的真实和完整。而电子会计档案建设工作的推进，能够帮助各单位进一步实现信息化的发展。

3.3 会计档案使用效率的提高

纸质档案的管理比较复杂，需要具备防盗，防尘以及防潮的多个设施，其档案管理的成本比较高。电子会计档案的建设与推广，不仅能够让纸质资料打印，整理成本得以节省，而且还能降低归档后的保管成本，有效避免社会资源的损耗。电子会计档案的保存与传输，在流程上简单，可全面提高会计档案的利用率。同时把电子发票用电子图片的形式保存到会计档案中，形成安全规范的电子会计文件。像这样的形式充分满足档案人员的调阅需要，确保电子会计档案的安全，从而让电子发票能大范围实现共享，完成无纸化财务公办的目标。