机关公文处理与档案管理问题探索

2021-04-14陈红

卷宗 2021年21期

关键词：文档档案管理意识

陈红

（荆州市荆江分洪工程南北闸管理处北闸管理所，湖北荆州 434302）

1 机关公文档案管理的重要性

机关公文标准的制定具有严肃性和法定效力，有相当一部分公文完成其现行效用后，还将转化为文书档案长期甚至永久保管，公文的质量直接影响日后归档文书档案的质量，必须在其生成时保证物质形态符合档案保管的要求。

2 档案管理的作用

2.1 助力单位工作科学开展

公文档案等有关材料，以文件形式，真实且客观地记录着单位内部各项工作，反映了自身发展的整个过程，是所获成果与累积经验的综合。将公文档案管理规范化，能有效地深入发掘，高效地开发，合理地利用公文档案资源，进而科学地指导单位内部管理工作的开展，切实地提升单位内部管理的水平与成效。

2.2 助推单位持续稳健发展

公文档案管理，综合着所获成果与累积经验，在单位各项战略决策发展层面上，可为其提供科学、有效、可参考的依据。提升档案管理水平，革新管理模式、方法，做好公文档案的管理、开发与利用工作，能充分发挥档案资源的真正效用，助推单位持续、稳健发展，提升硬核实力。

3 机关公文处理与档案管理之间存在的问题

3.1 公文处理与档案管理的衔接意识不强

档案管理现代化的重要一环，既要做好硬件设施的建设，同时做好软件工作的规范，如何实现档案工作规范管理，首先，必须从档案的源头环节把关。目前有单位，档案管理意识不强、存在文件不能及时收集、甚至丢失、没有专门的档案管理部门，或档案保管条件差或无专职档案人员的问题，各职能部门自行保管等现象，直接导致公文处理与档案管理脱节。如：公文的收集、公文管理部门在公文进行传阅后，没有及时收集并存放，文件传到某个部门或某位领导手里后不问不理，不了了之，导致文件丢失。其次，没有按相关规定以年度为单位上交档案管理部门，档案管理部门也没有进行文件丢失情况进行追溯。

3.2 公文处理与档案管理的制度不完善

有地方或单位在当前经费紧缩、且历史档案积压较多、未及时进行整理归档、档案整理、管理任务重、难度大，公文处理与档案管理仍存在发展不平衡问题，公文处理与档案管理各行其是，两者之间没有形成统一的完整的管理办法，存在责任不清、标准不明、要求不具体、在收集与归档过程中没有形成相关制度加以管理，导致档案管理不规范、不达标现象。

3.3 公文处理和档案管理缺乏规范性

当前部分单位公文用纸不符合要求，装订不规范；公文文种多达十几种，许多单位在使用时经常错用文种，给公文受理机关带来不便，影响公文效率，同时也给档案管理带来不便；公文打印、排版都有格式要求，不规范会影响档案的整理，使得公文无法立卷归档；公文附件不规范等问题。

3.4 工作人员工作素质有待提升

首先，一些工作人员没有经过专业知识和技能的培训，对工作流程不熟悉，没有主动学习的意识，对新的知识技能没有掌握，导致工作能力不高，影响了公文处理和档案管理工作。其次，工作人员的责任意识不强，造成了收集不全、归类不细，记录不明等现象。

4 做好公文处理与档案管理对接的有效措施

4.1 完善公文处理和档案管理信息化建设

1）加强“文档一体化”建设，增强公文处理与档案管理的对接意识。文档管理一体化就是把文件工作和档案工作整合为一个工作体系，进行统一管理。随着新时期信息工作和档案工作的开展，档案学术界提出了新的档案管理文档管理一体化。文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。这一问题首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上，是一种较为科学的管理理论，它的出现为档案管理学理论注入了新的内容。首先，加强领导，提高意识。加快文档管理一体化建设，要提高领导的档案意识，使档案信息化有个正确的引路人。作为档案工作的领导，必须要不断加强业务知识的学习和提高。努力把档案信息化建设作为业务建设的一个首要工作，不断完善和加强档案信息平台，提高管理水平、工作效率和服务质量。其次，积极支持投入，提升软、硬件配置。要舍得投入财力，配置软、硬件要从长远的发展考虑，适当提高配置能级，以适应档案管理现代发展的步伐。同时，作为档案部门，也要积极争取多方支持，创造条件实现文档自动化管理，加快文档管理一体化建设的发展。第三，提高全员“文档一体化”意识。“文档一体化”意识不仅仅需要领导和档案管理人员进行强化，同样也需要各个部门充分尊重“文档一体化”的意识并主动配合档案管理人员进行管理工作。首先，与文书档案管理工作具有密切联系的各个部门都应该开展意识强化活动，将“文档一体化”意识深入人心，从而使得文书档案管理工作进行更为顺利。其次，对于“文档一体化”意识的落实也应该加强监督，当档案管理过程中出现任何阻碍因素时，可以通过意见反应通道直接上报，从而使得文书档案管理过程更为通畅。

2）完善传统管理向信息化管理有效机制。档案信息化是一个系统工程，必须统筹规划，分步实施，要结合单位档案工作实际，认真总结档案工作新经验，准确把握档案工作特点规律，以创新思维推动档案管理工作新发展。

机关事业单位若想提高档案管理信息化建设的有效性，使其能够在档案管理工作中发挥出积极作用，则要建立相应的信息化管理体系，发挥其自身的指导作用，保障档案信息管理的安全性与规范性。第一，要根据信息化的档案管理流程，制定出相对应的信息化管理制度，促使档案管理体系的完善，使其能够与整个档案信息化管理模式相符合，有效指导信息化档案管理工作，发挥出信息化档案管理模式的实效性。第二，要充分利用信息化手段，加快档案资料信息化进程，把纸质保存与电子版存储有机结合起来，充分发挥信息化档案的作用。在进行数字化档案信息管理的同时，也要做好纸质档案的保存工作。在保存纸板档案时，可以对档案目录进行数字化编辑，利于查询。对于一些特别珍贵的纸质档案，可以将其扫描下来进行存档，从而延长这些档案的保存时间。对一些受温度、湿度等环境影响较大的纸质档案，可以利用先进的技术人为改变纸质档案存放的环境，从而延长他们的保存期限。因此，只有充分地发挥科学技术的作用，才能促进档案管理工作的不断向前发展。第三，要全面梳理存量档案，运用新技术，把立卷归档、精准查找、快速存取、安全调阅等方面的工作，研究透、建起来、运用好，提升档案管理工作科学化水平。围绕档案管理“规范化、标准化、现代化”要求，进一步创新机制，加快信息化档案建设步伐，努力为公文处理与改革发展发挥高质量的档案服务保障作用。

4.2 完善公文处理与档案管理的对接制度

首先，要提高领导重视意识，只有解决了主抓领导意识观念上的重视度不足的问题，才能够使档案的接收与管理工作不会出现乱作为、缺位的现象。其次，应当建立健全相应的公文处理和档案管理相关工作制度，安排专人负责抓好公文处理及档案管理工作，切实推进档案管理工作的规范化、制度化进程。第三，严格各项制度的落实，充分发挥制度能管人、管事的管理效应。第四，充分发挥公文管理和档案管理人员的主观能动性，制定奖惩制度，实行奖罚分明，制定交接手制度，确保公文能有效转让化为档案材料。

4.3 提高工作人员的素质和工作能力

档案管理工作中，第一，工作人员的素质起着非常重要的作用，只有提高工作人员的文化素质，才能促进档案管理进一步提高科学化水平，这就需要档案工作人员不断学习新知识，转变传统档案管理思想理念，树立新时代思想理念，明确新时代档案管理中需要解决的问题，从而制定有针对性的措施，提高档案管理质量。第二，档案管理工作人员的工作能力也是影响档案管理工作质量和效率的重要因素之一，因此，加强工作人员的培训也是一项重要的工作。要定期组织培训学习，组织档案管理人员参与相关专业机构的年度学习和短期培训班，尤其是信息化档案管理的相关培训学习，例如计算机以及信息化档案管理系统的使用与维护，及时掌握新的管理知识。第三，随着时代的发展，档案管理数据库的建立非常有必要，这对提高档案管理工作效率有着非常大的帮助。具体实施过程中，可以由档案局或是档案馆派人在预定的地点采取全员培训的方式，专门讲解档案收集、归档与管理等要求，且在做好保密工作的前提下，借用微信群或是QQ群等基于互联网的实时沟通工具进行群内业务培训和答疑。第四，档案管理工作人员要时刻关注市场发展情况和社会发展情况等，提高档案管理安全意识，避免造成档案信息的丢失与损毁，使档案信息发挥出最大的利用价值。第五，要明确每位工作人员的岗位职责，做好分工和协作，使他们能各司其职，做好自己的本职工作，从而使档案管理各项工作业务都能顺利进行。