浅谈信息化背景下水利工程档案管理建设

操亚丽

（湖北省枣阳市马鞍山水库管理处，湖北 枣阳 441200）

1 强化水利工程档案管理信息化的重要性

档案工作是企事业单位不可缺少的基础性工作，《档案法》第一章：“为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务”，说明了制定法律目的、指出了档案管理的目标。因此，档案对水利部门提升职能管理有重要意义：1）有助于提高水利单位的管理效率。2）有利于提升水利部门的管理效果。

2 信息化背景下水利工程档案管理面临的问题

1）思想认识不足。档案管理思想不够统一，对项目档案的重要性认识不够。由于目前国家对建设项目档案信息化还处于试点阶段，尚未出台具体的标准或规范。因此，水利部门在思想认识上，仍把内部档案看成管理重点，对有大量资料信息的项目档案缺乏重视，实施电子化处理的比例有限。当前许多的水利工程单位领导对于档案管理工作不够重视，甚至认为水利工程档案管理就是几张纸，并不具有实际意义。这种错误的认识不仅会严重影响水利工程档案管理工作的开展，同时还会引起下属工作人员的效仿，进一步加重水利工程档案管理的不规范性操作，比如档案内容粗制滥造、手续缺失、内容不足等严重问题。其次，思想认识不足除了原始档案资料的收集与整理方面存在问题之外，其还体现在水利工程档案管理的信息化建设方面。基于水利工程领导对档案管理工作的认识不到位，使得其对水利工程档案的信息化建设同样缺乏认识，甚至认为这是“多此一举”，即已经存档纸质文件，没有必要再次浪费人力输入电脑进行二次存档，这种对档案管理和信息化建设的错误认识都是阻碍信息化背景下水利工程档案管理有序开展的绊脚石。

2）组织管理上的不足。工程项目档案管理的规范性不足，先进技术应用不全面。由于水利工程建设项目的参建单位较多，电子文件形成于不同单位和不同信息管理系统，有的单位缺少协同管理平台。因此，管理上比较混乱，有的纸质资料未被录入电子档案管理系统，管理方式落后或滞后，无益于查询和应用，同时，在技术方面也需要提高。

3）在对档案管理的检查指引方面。水利部门对档案管理的督促工作投入较少，在资金和时间的投入上也相对较少，不够注重引导工作人员对重要资料进行及时的电子化处理。由于电子签名的长期有效性未得到保障，以及受到保密因素的影响。水利部门不重视对有些项目资料进行电子化处理，档案人员在未获得明确指示下，依然采取传统归档方式，用纸质方式进行储存，降低了档案的应用程度。

4）档案管理人才方面不足。水利工程档案管理人才方面存在的问题主要体现在三个方面，首先是档案管理人员的缺失。由于领导对水利工程档案管理工作的不重视，由此使得其在人员安排方面投入的人力相对较少，这就使得水利工程档案管理工作难以得到全面和规范。其次，管理人员缺乏相应的水利工程档案管理专业知识，这里的专业知识分为水利工程专业知识、档案管理专业知识两个方面，缺乏水利工程专业知识容易造成档案管理的混乱，而缺乏档案管理专业知识则容易造成档案管理项的缺失和遗漏。其三，档案管理人员信息化技术不足。水利工程是我国的重点项目工程，其不仅能够有效消除水害，而且利用得当，其还能够变害为利，比如灌溉农田、水力发电等均是水利工程建设良好的情况下所能发挥的良性效用。在水利工程建设过程中产生的各种档案文件，其对水利工程后期维养、升级改造以及为后世提供实践经验等均具有重大意义。但是，当前信息化背景下水利工程档案管理工作存在思想认识不足、信息化建设水平不足以及专业人才缺失等诸多问题，本文即是在分析水利工程档案管理面临问题的基础上，提出相应的解决对策。科学管理实践创新的发展，水利工程档案管理需要能够熟练操作电子信息管理系统软件、制图软件，但是许多水利工程档案管理单位缺乏相应的人才培养与建设，故而使得档案管理工作难以高效开展。

3 信息化背景下水利工程档案管理的解决对策

1）提高相关工作人员对水利工程档案管理工作的认识。“态度决定一切”，在开展水利工程档案管理的工作时，各相关领导及工作人员应当提高其对水利工程档案管理工作的认识。因为只有从思想层面对水利工程档案管理建立起高度的认知，才能够切实承担起档案管理工作的职责，否则无休止的客观问题会始终存在。首先，相关领导层应当通过学习、考察等方式对信息化背景下的水利工程档案管理建立明确而清晰的认识，切实领悟到水利工程档案管理工作的实际意义和应用价值。然后，相关领导则要针对档案管理部门工作人员及其他相关工作人员进行思想培训，让全体工作人员分别对水利工程档案管理工作树立起高度的认知。其三，在全体工作人员提高对水利工程档案管理工作的思想认识之后，领导层则可通过开会讨论、自主学习等方式引导大家对水利工程档案管理工作提出意见或者建议

2）提高水利工程档案管理信息化建设水平。人靠衣装马靠鞍，水利工程档案管理工作不是仅依靠工作人员的重视和规范的操作流程就能够实现的，在信息化时代的背景之下，其还需要相应的信息化硬件设施和软件系统。因此，工作人员要根据水利工程档案管理工作的切实需要，采购所欠缺的软硬件设施，以提高档案管理信息化水平。档案管理部门首先应当采购用于信息化管理的服务器、终端设备、打印复印设备以及成熟的档案信息管理系统等软件，这既是为了满足当前档案管理工作的基础需要，同时也是为了后期水利工程档案管理信息的便利应用做好铺垫。其次，工作人员在实现水利工程档案管理信息化的基础上，要不断提高自身的档案管理信息化水平，提高自身档案管理工作的效率和效果。

3）加大水利工程档案管理专业人员培养力度。人才是引领发展的第一动力。所以信息化背景下水利工程档案管理工作的开展需要培养专业的技术人才。水利工程档案管理工作需要三方面的专业人才，其一是水利工程专业人才，其二是档案管理专业人才，其三是信息化技术专业人才。然而，虽然水利工程、档案管理和信息化技术三方面专业人才不可或缺，但却可以统一，即打造水利工程、档案管理和信息技术三者结合的复合型人才，这不仅在一定程度上降低了信息化背景下档案管理工作人员的成本投入，而且还能够极大提高水利工程档案管理的效率和水平。

4 结束语

综上所述，水利工程档案作为水利事业中的重点，需要采用现代化的手段进行管理，有利于确定水利工程的发展方向。因此，在水利工程档案管理工作中，一定要加强信息化建设，从加强档案信息化建设意识、健全档案信息化管理制度、完善档案管理相关设备、强化信息化人才培养等方面入手，保证水利工程档案信息的完整性。