信息技术环境下高校财务档案管理刍议

2021-04-14伦凤梅

卷宗 2021年3期

伦凤梅

（黑河学院，黑龙江黑河 164300）

高校财务档案中包含一些专业的财务记录文件，这些也是对高校以往的历史发展情况的真实展现，而进行财务档案管理也是高校的基础工作环节，有助于保障高校财务信息的完整性以及全面性。基于此，高校应该对财务档案管理工作予以重视，而且在当前的信息技术环境下，高校也需要转变传统的财务档案管理模式，通过对信息技术的应用，提高整个财务档案管理工作的有效性，促使其能够发挥出重要作用。

1 信息技术环境下高校财务档案管理工作中存在的问题

1）缺乏完善的信息管理制度。当前，信息技术的应用范围不断扩大，且已经普及到多个行业领域之中，不过，在不少高校中，其开展的财务档案管理还是更偏向于传统的纸质档案管理模式，并且也习惯于对纸质档案的保存与管理，其中一些档案管理人员并不适应信息化的档案管理模式。也因此，即使有些高校开展了信息化的财务档案管理，却缺乏与之相对应的管理制度，这就导致信息化的财务档案管理工作缺乏有序性，而相关管理人员的工作行为也存在不规范性。比如，由于计算机这一设备相对较为特殊，一旦遇到相关干扰因素，就有可能造成电子财务档案信息的丢失以及损毁，这就需要相关工作人员对电子化的财务数据档案信息进行及时的备份。因为信息化财务档案管理制度的完善性不足，导致相关管理工作得不到科学有效的指导，管理人员的工作行为也得不到约束，这就使得信息化档案管理工作无法顺利开展，以至于影响到高校的发展[1]。

2）对前台基础建设的重视度不足。对于财务档案管理这一工作来说，其自身若想有效开展，就需要做好前期的基础工作，如资料收集、整理等，不然，就会造成档资料信息的缺失，同时也会对整个财务档案管理工作造成不良的影响。现阶段，信息化的不断发展，促使高校财务工作中产生了大量的数据信息，这也增加了财务档案信息资料的数量，加重了管理工作内容，若是使用传统的纸质档案管理模式，则会致使档案管理人员消耗大量的时间以及精力，这样不仅影响到管理效率，也会影响到档案管理质量。另外，部分高校缺乏财务档案入库前的审查监督机制，过于重视财务档案归档后的后续管理工作，对于前期财务档案的收集整理工作缺乏较高的重视，这样很容易造成财务档案信息资料不完整的情况[2]。

3）缺乏财务档案管理意识。一些高校对于财务档案管理工作的重视度不足，缺乏对这一工作的全面了解，对财务档案管理的工作内容以及重要作用，缺少正确的认识，因此，这些高校并没有意识到财务档案管理对自身财务工作发展的重要性，以至于高校领导者缺乏相应的管理意识，这也使得其对财务档案管理工作的监督力度比较小。受高校管理层的影响，相关财务档案管理人员的工作状态也存在问题，存在懒散、松懈等问题，从而影响到整个财务档案管理工作的有效开展[3]。

2 信息技术环境下高校财务档案管理工作开展的有效措施

1）完善财务档案管理制度体系。相关高校若想在信息技术环境下，提高财务档案管理工作的有效性，就要制定出合理的管理工作制度，以此完善财务档案信息化管理制度体系，并对其财务档案管理工作予以科学指导，提高财务档案管理工作的规范性以及有序性。基于此，高校需要结合财务档案管理工作的具体内容，以及信息技术的应用特点，制定出管理工作行为规范制度，结合信息化档案管理工作流程，设置相应的管理岗位，同时还要指派专业的档案管理工作者予以任职，并且还要明确管理岗位的具体工作内容以及具体职责，要求管理人员要严格遵循相关制度，对财务档案进行认真仔细的管理，以此提高工作的高效性。另外，高校也可以建立奖惩制度，将财务档案管理工作业绩与薪酬相挂钩，以此提升档案管理人员的工作积极性。此外，还要制定出电子档案归档的统一标准，让管理人员按照这一标准要求，进行档案信息的录入，保证电子档案格式的规范性[4]。

2）加强高校财务档案管理的信息化建设。在当前的信息技术环境下，相关高校若想保证财务档案管理工作的效率与质量，则需要做到与时俱进，也就是将信息技术引入到档案管理工作之中，进行档案管理的信息化建设，借此改善传统人工式的档案管理模式，降低其对档案管理工作的不良影响。第一，高校要加大投入力度，购进信息化建设所需的设备，如计算机、扫描仪等，为信息化的档案管理提供充足的物质基础。另外，还要在计算机中设置相应的管理软件，实现对财务档案信息的数据化管理；第二，高校要利用信息技术建立相应的档案资料管理系统，将相关财务档案信息转化成电子格式，并输入到档案资料管理系统之中，这样则能够提高财务档案管理的便利性；第三，高校还需要加强对数据化财务档案信息资料的保护，在计算机中安装安全杀毒软件或者是防火墙，防止病毒或者黑客的入侵，保障财务档案信息资料的安全性以及完整性，有效避免高校财务档案信息的泄露。另外，相关档案管理人员还要在计算机的硬盘中做好财务档案的备份，也可以使用U盘进行备份，并按照在U盘上做好相应的标记，明确财务档案类型，确保财务档案信息不会被损坏。

3）增强财务档案管理意识。高校若想在当前的信息化环境下，进行财务档案管理信息化的有效建设，就要转变自身以及档案管理人员的传统工作思想，同时还要提高对财务档案管理的重视度。基于此，高校管理者需要深入到财务档案管理工作之中，全面了解其工作内容，明确财务档案管理工作有效开展的重要性，以此提升管理者对财务档案管理工作的重视程度，使其能够加强对档案管理的监督力度，这样的态度也同样会影响到相关档案管理人员，激发他们的工作热情，提高其工作效率。另外，高校还要加强对档案收集、整理以及归档等工作的重视，在当下的信息社会中，高校财务工作会产生出大量的数据信息，若是档案管理人员不及时收集，就有可能会因为有关工作人员顾及不到，导致信息出现丢失的情况，进而影响到档案的完整性。因此，高校应要求档案管理人员及时收集财务会计的数据信息，同时，档案管理人员也要与相关财务工作人员进行及时有效的沟通，这样也便于在第一时间收集到财务信息，确保档案资料的全面性。