对乡镇文书档案管理工作的相关探讨

张君贵

（沂水县高桥镇便民服务中心档案站，山东 临沂 276411）

在乡镇机关运行期间，乡镇文书档案是形成的各项管理类型文件材料，一般情况下，以红头文件为主，文种类型涉及了通知、意见和报告以及统计表格制定等。在该项阶段中，乡镇文书档案管理工作的实施直接决定了乡镇工作是否能够有效开展，同时也对乡镇稳定性有着非常大的影响。所以，必须做好乡镇文书档案监督管理工作，制定完善策略，引进合理方式，进而促使文书档案管理工作规范性开展。

1 对于乡镇文书档案管理工作现状和存在问题的分析

在乡镇文书档案管理工作实际开展过程中还存在着各种各样的问题，比如重视程度不高，部门之间合作力度不足，信息化水平较低，相关人员的技能不高，整体功能无法体现出来，完全限制了乡镇文书档案管理工作的良好开展。在本篇文章中，主要对相关问题进行了分析，具体如下所示。

1.1 尚未加大重视程度，思想上存在偏差，各项部门衔接和沟通力度不足

当前阶段，在乡镇发展期间，包含的环节较多，各项环节具备繁琐性和复杂性的特征，其中涉及了各项检查和考核作业等，在巨大压力之下，乡镇管理层人员逐渐忽视了文书档案管理工作的实施，觉得该项工作并没有什么用处，起到的作用不高，因此不需要开展。而管理层领导思想方面也存在着偏差，觉得该项工作和计划生育以及发展乡镇建设等方面相比较来看不可以相提并论，该项工作可有可无。然而实际上，乡镇文书档案管理工作并不是想象中的那么简单，而是处于各个部门之中，对于各项部门提出了严格的要求，需要各项部门加深衔接以及合作和沟通力度，以此高效率开展档案管理工作，确保档案的准确性以及完善性。不过有的乡镇部门中均忙着开展自身的业务，完全忽视了文书档案收集以及管理工作的实施，甚至还有的部门为了自身应用起来方便，并不愿意将相关的文书档案统一交由档案人员加以保存，导致档案管理工作处于止步不前的状态。在文书档案管理工作开展期间，有的文书档案不具备完善性，很多资料不齐全，在应用这些资料的时候，还需要找有关部门进行补充，致使文书档案管理工作的实效性下降，面临的归档整理文书档案数较多，这样一来，便增加了文书档案管理工作实施的困难。

1.2 文书档案管理人员自身技能和水平有待增强

乡镇工作繁琐且复杂化，大多数人员一人身兼多个职位，有的乡镇办公室内只有两三名人员，所面临的工作非常多，压力大，因此难以从中抽选专门的人员对文书档案管理加以整理。对于乡镇文书档案管理人员来讲，一般由党政办等部门人员担任的，该项人员既需要做好手中的工作，还负责平时的文件收发以及后勤保障等，在这一现状中，档案管理人员难以将时间落实于文书档案管理环节中，长时间下来的话，形成了各种各样的问题，比如收集范围不广泛，收集效率低下，文书材料的作用难以体现出来等。

1.3 文书档案管理信息化水平较低

伴随着科学技术的不断创新和改进，互联网技术日益完善，其被广泛应用到了各项领域内，无论是企业还是事业单位等，均达到了办公自动化的目的，工作进度加快，质量得到增强。在该项背景下，也可以借助计算机以及网络等技术完成文书档案文件生成作业。可是从乡镇文书档案工作实际开展现状看出，虽然信息化建设日益完善，可是因为管理文书档案采取的设备不规范，比较滞后，发挥的效果不佳，所以阻碍了档案管理工作的良好实施。

1.4 乡镇档案服务功能有待拓展和延伸，完全限制了社会方面的影响

现阶段，我国文书档案管理人员对于乡镇档案管理的认识依旧处于重视保管而忽视利用等方面，没有加大文书档案信息资源利用程度，也没有有效提升利用率，或者是不愿意大力对档案资源加以开发。在乡镇文书档案管理过程中，既需要有效调整和规划乡镇档案工作，还必须加大监督指导力度，这是因为该项工作产生的作用极高，属于乡镇中的一项综合性信息利用机构，可以将服务群众、服务社会以及服务机关的效果更好的呈现出来。可是从目前文书档案部门实际工作现象来看，完全不注重文书档案信息的探索和研究，档案工作宣传力度不足，所以到最后乡镇文书档案管理工作的重要性难以呈现出来。

2 乡镇文书档案管理工作的完善策略

文章内结合以上分析的相关问题提出了完善策略，以此提升乡镇文书档案管理效率，确保整体质量和完善性。

2.1 摒弃滞后理念，加强重视程度，加深各项部门之间的沟通和合作力度

思想作为行动的一项指导标准，在乡镇文书档案管理工作开展期间起着极高的作用，在实施乡镇文书档案管理工作期间，要求管理层树立正确的思想理念，摒弃滞后意识，正确了解到做好该项工作的必然性，突破原有文书档案管理工作可有可无的错误理念，将关注点放在该项工作内。从一方面进行分析，乡镇管理层领导需要树立正确的理念，将文书档案管理工作放在首位，加大对该项工作的投入力度，结合实际情况成立专业性的文书档案管理室。另外一当面，档案管理人员大力对文书档案加以宣传，领导方面给予相应的重视，激发全体员工的参与性和积极性。其次，高效率实施乡镇文书档案管理工作的关键在于加深各项部门之间的合作力度和沟通，文书档案内包含了诸多价值性高的档案，可是因为乡镇部门忙着开展自身工作，完全不重视文书档案的管理，尚未制定健全的管理制度。所以，必须扭转该项局面，有效处理各项部门之间的关系，保持协调性，改善和创新文书档案结构，增强质量。

2.2 提升档案文员的工作管理技能和水平

管理层重视程度和文员工作满意程度有着密切的联系性，基于此，对于文书档案管理人员来讲，需要大力提升自身技能和水平，加深各项知识点的掌握程度，培养专业能力，将主观能动性全面的体现出来。在社会经济不断发展的过程中，乡镇文书档案管理工作也产生了相应程度的改变，除了对文书档案管理人员提出了非常严格的要求之外，还进一步创新和改进了管理方式。所以，文书档案管理部门需要举办培训工作，创新人员知识点，增强业务能力，使乡镇文书档案得到全面管理。落实完善的岗位责任制度，在健全档案设施以及强化业务监督管理的基础上增强档案管理质量，发挥出档案本身的价值。

2.3 全面宣传文书档案管理工作的重要性

首先，从各项乡镇基层对子乡镇档案管理方式大力宣传，主要是对管理层领导加以普及，尽可能加强领导对档案管理工作的重视程度，其中，对乡镇档案工作重视程度较低的主要原因是因为觉得没有必要开展该项工作，开展作用不高，但是需要清楚了解到的一方面是，一旦没有加强文书档案管理工作宣传力度的话，必定会阻碍后期工作良好开展，所以，就需要为管理层提供价值性高的档案信息，扭转管理层觉得文书档案没有那么重要的理念，经过不断强化，领导也将会树立正确的理念。在结合实际情况宣传档案的基础上积极鼓励文书档案管理人员参与到档案工作会议中，使乡镇单位对于档案工作有着全新的认识。

2.4 做好平时的收集工作

收集工作是乡镇档案管理人员实施文书档案管理工作的重点，同时也可以为其他环节稳定开展奠定坚实的基础。前期阶段中的档案文件实际收集现象决定了档案管理质量的提升，对于各乡镇人员来讲，需要全面掌握收集归档要点，将所需要归档的文件相互整合到一起。不过由于文员岗位有着一定的局限性，因此难以全面掌握乡镇各项工作实际开展现象，这就需要依照难度总结完善和改进需要归档的文件，在平时的工作中收集日常治疗，尤其是十分零散和专门的文件来讲，务必加大收集力度，为后期工作开展提供良好的依据。

2.5 增强乡镇文书档案信息化管理水平

要想实现乡镇文书档案管理水平的提升，就应当引进现代化的管理方式，结合计算机技术以及网络信息化技术实施作业，将其落实于文书档案管理阶段中，发挥出一定的效果。为了达到信息化文书档案管理目标，还需要将关注点放在文书档案数据库建设方面，保持数据格式的规范和统一性，共享各项信息数据，为开发信息奠定坚实的基础。而且制定健全的自我管理体系，明确相关目标，落实规范性流程。

3 结语

从以上论述来看，在乡镇文书档案管理工作实施期间还存在着各种各样的问题，具体表现为重视程度较低，各项部门之间协调不到位，文书档案管理人员自身技能和水平不高，掌握的知识点少之又少，尚未树立正确的管理理念等。对此，就需要结合存在的问题制定出完善的应对措施，加深乡镇管理层对于该项工作的重视程度，制定完善管理体系加深各项部门之间的沟通以及衔接程度，构建专业性强且经验丰富的文书档案管理团队，从而提升乡镇文书档案管理效率，促使该项工作得到高质量开展。