试论纸质档案与电子档案的融合

2021-04-14钱利

卷宗 2021年3期

钱利

（保定市住房公积金管理中心，河北保定 071000）

1 纸质档案管理的特点

1.1 纸质档案的优势

自从造纸术改良以来，信息的书写、传播和存储就变得十分的便利和实用。纸质的档案在我国已经延续了一千多年，直到现在，纸张作为信息的载体，依然起着不可替代的作用。随着工业化的发展，造纸技术和流程不断优化，纸张的种类和性能上也得到了很大的提升。在社会生产和生活中，不管是信息的传播、交流和存储，都离不开纸质形式，而纸质载体也有其鲜明的特点，在档案管理中十分的便利。通过档案的检索，可以快捷的搜寻到需要查阅的档案资料，无需使用其他的设备和外界辅助手段，受到外部的影响较小。在信息化技术出现以前，在档案管理中就是利用这种纸质的检索手段，可以实现较为高效的档案检索能力。另外，纸质的档案存放时间较长，通过一定的防腐措施可以做到长时间的存放。

1.2 纸质档案的劣势

相对于信息技术来说，纸质档案有着一定的劣势。比如纸质档案需要真实的纸张来进行储存、管理，需要占据很大的空间。因此一般大型的图书档案馆都要修建大的场地和建筑，用来存放这些纸质档案。同时，还要在场馆内进行防火、防腐和防盗等工作，建立一个专门的图书档案管理机构来完成。这样会消耗一定的人力物力，造成资源的浪费。同时，对于纸质图书档案的整理和编修工作，也是需要耗费很大的工时。一旦损毁，会造成很大的损失。

2 电子档案管理的特点

2.1 电子档案的内容多样化

随着信息技术的发展，诞生了许多新的档案形式，许多信息是以图片和视频、音频的形式而存在的，这些资料无法有效的转换成文字资料，只能通过电子档案进行存储和传播。因此，电子档案形式的多样性就发挥了效果，不仅可以存储文字信息，同时还可以存储视频、音频等形式的内容，使得图书档案形式丰富，更加有利于信息、文化内容的传承。

利用那些具有市场性特征的方式和手段来开展档案治理活动。在市场经济环境下，档案部门应根据档案工作的特点，引入市场化方式来开展档案治理，当前主要有合同外包、公私合作伙伴关系、经济补助三种方式。另一方面：充分利用那些具有社会志愿性质特征的方式和手段来实现档案治理的目标。社会化方式包括社区治理、志愿者服务、公众参与、听证会、个人与家庭、自我协助和服务等；档案治理社会化方式主要有档案志愿服务、资助捐赠、听证会、自我协助和服务等。

2.2 电子档案的存储空间较小

电子档案是以数字的形式来存储的，相对于传统的纸质档案来说，所占据的空间很小。自电子计算机技术发展以来，数字存储技术就相应的也在提升。不仅在存储空间上逐渐的扩展，而且在读取、传输等性能上也在逐渐提高。数字存储器最早是以千字节为单位，存储的空间极为有限，后来逐渐发展为兆字节、太字节，在未来硬件技术的提升下，数字存储器的发展会越来越完善，电子档案的管理将会通过电子信息技术的发展而越来越便利和安全。

3 纸质档案与电子档案融合的意义

3.1 全面记录工作信息

企业加强纸质档案与电子档案管理的同步化，可以提高历史信息的记录水平，进一步提升数据信息的保存、查询、检索质量，有助于对各种数据信息进行深入存储，达到提高档案管理工作质量的目标。全面提高企业的管理水平，进一步促进企业工作的高速发展，解决企业建设过程中的历史问题。

3.2 提高档案业务水平

企业加强各种档案信息的记录与管理工作，有助于建立良好的历史数据信息的记录与查询工作机制，电子信息技术可以实现档案的快捷查询，达到方便存储，优化管理，提高效率的目标。企业档案管理必将实现信息快捷查询、方便存储与智能重审状态。企业纸质与电子档案管理应当发挥各自的优势，弥补彼此的不足，进一步形成合理使用的档案管理工作机制，形成互动合作的管理体系，从而提高档案管理工作效率。纸质档案与电子档案的互通，可以形成相互印证的机制，明确各自的管理特色，从而实现档案资源的高度整合与充分融合。应当在明确侧重点的基础上提高档案的管理效率，进一步优化建设现代化的档案管理工作模式。

4 加强纸质档案与电子档案的有效融合措施

4.1 加强档案管理信息化的建设

根据目前档案管理的形势来看，传统的纸质档案管理模式已经成熟，无论是在管理制度上还是人才支撑上，若要加强纸质档案与电子档案的有效融合，就必须要完善档案管理的信息化建设。在各个组织和机构中，要根据自身的情况，来建立特有的信息化档案管理模式，才能确保档案管理信息化建设目标的实现。

在档案管理信息化建设中，要坚持“双轨制”的原则，双轨制就是纸质档案与信息化档案共同实施，以纸质档案为正本，以信息化档案为副本。双轨制的信息化档案建设，不仅可以有效地实现了纸质档案和电子档案双重备份，同时还促进了档案检索和查询的效率提升，也能够保障档案管理和存储的安全性。另外，还要实现档案全周期的管理。在传统模式下，档案的管理仅仅是在档案存储和使用过程中进行管理，在档案的全周期管理则是要从档案的产生、存储以及销毁的整个生命过程，所以管理人员必须要掌握档案管理的客观规律，才能实现对不同档案的全周期管理的工作目标，提升档案管理的科学性和准确性。

4.2 加强档案管理制度

而档案治理采用多样化手段来管理档案事务，通过市场化机制和社会化机制，运用协商合作等方式，突出法治的保障作用，强调“依法治档”。现代档案管理应当形成综合性的体系，注重完善档案管理工作制度，明确档案管理工作的方式方法。首先，应当根据实际情况对档案管理制度进行补充，在信息化的理念下对纸制档案管理规则制度进行重新修订，在纸制档案管理中落实标准化、信息化、专业化的基本理念。切实保证档案管理的科学化与规范化，进一步明确纸质档案管理的规定与方法。其次，还要建立完善的档案管理工作体系，形成相互配合的档案管理工作体系，在档案管理专业技术人员不足的情况下，明确各部门在档案管理工作中的重要性，保证档案管理有章可循，优化档案管理的具体环节，深化优化档案管理的具体任务，明确档案管理目标，实现档案管理的深度融合。